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      辦公室文秘的重要作用以及工作策略

      2015-12-04 15:48:20陜西省煤炭運(yùn)銷集團(tuán)有限責(zé)任公司銷售分公司劉卓琦
      辦公室業(yè)務(wù) 2015年12期
      關(guān)鍵詞:文秘辦公室領(lǐng)導(dǎo)

      文/陜西省煤炭運(yùn)銷(集團(tuán))有限責(zé)任公司銷售分公司 劉卓琦

      經(jīng)濟(jì)在不斷地發(fā)展,文秘在辦公室中的作用顯得也越來(lái)越重要。文秘的重要任務(wù)就是為領(lǐng)導(dǎo)提出解決問題的方案,并促進(jìn)方案的順利實(shí)施;為企業(yè)中各項(xiàng)工作正常運(yùn)作提供保障。所以需要文秘具有較強(qiáng)的工作能力。

      一、辦公室文秘的重要作用

      辦公室中的文秘就是為企業(yè)服務(wù)的。例如,在企業(yè)開會(huì)的時(shí)候要做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作;會(huì)議進(jìn)行時(shí)要做好記錄工作;會(huì)議結(jié)束后還要做好整理工作。文秘還需要擬定好領(lǐng)導(dǎo)需要審批的文件。文秘的工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的基礎(chǔ)。所以文秘的工作質(zhì)量和效率對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作有直接的影響。領(lǐng)導(dǎo)作出的決策,文秘需要對(duì)決策的具體內(nèi)容進(jìn)行整理,并把整理好的內(nèi)容發(fā)放到各個(gè)部門。領(lǐng)導(dǎo)出差回來(lái)后,要把領(lǐng)導(dǎo)帶回來(lái)的資料進(jìn)行整理。所以辦公室文秘對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。

      二、文秘工作中存在的問題

      (一)文秘解決問題的能力差。文秘的工作是比較繁雜的,導(dǎo)致文秘可能在平時(shí)的工作中并沒有找到工作的重點(diǎn);導(dǎo)致在實(shí)際的工作中,文秘解決問題的能力比較差。不能很好地和辦公室中各部門工作人員進(jìn)行有效的溝通;對(duì)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)的任務(wù)不能正確地起草文件;不能很好地幫助領(lǐng)導(dǎo)處理工作中的問題。

      (二)文秘人數(shù)少,工作量大。在一個(gè)企業(yè)中,文秘的人數(shù)相對(duì)來(lái)說是比較少的,工作是無(wú)限的,但是工作的人數(shù)卻是有限的,這就導(dǎo)致文秘的工作比較繁重。遇到企業(yè)比較忙的時(shí)候,文秘甚至需要加班,這就不能保證工作質(zhì)量,會(huì)給辦公室的工作質(zhì)量造成影響。

      (三)文秘的綜合素質(zhì)差。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,企業(yè)對(duì)文秘的工作要求越來(lái)越高,有些文秘的文化水平已經(jīng)不能滿足領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文秘的要求?,F(xiàn)在很多做文秘工作的人員都沒有學(xué)習(xí)過文秘知識(shí),文秘受工作性質(zhì)的影響,很少有機(jī)會(huì)出去學(xué)習(xí)文秘知識(shí)。所以文秘的綜合素質(zhì)比較差,在工作中沒有很強(qiáng)的責(zé)任心,直接影響辦公室的工作質(zhì)量。

      三、提高文秘工作效率的方法

      (一)加強(qiáng)對(duì)文秘工作能力的培訓(xùn)。想要?jiǎng)偃挝拿剡@份工作,就要具有多方面發(fā)展的能力。文秘需要了解企業(yè)之間的保密協(xié)議、辦公室文件的格式、企業(yè)的規(guī)章制度和人事部的相關(guān)規(guī)定等。所以企業(yè)要想更好地發(fā)展,就一定要提高文秘的工作能力。首先,領(lǐng)導(dǎo)需要樹立一個(gè)好的工作形象,在工作中要表現(xiàn)得干練,如果領(lǐng)導(dǎo)在平時(shí)工作中都很隨性,那文秘和其他工作人員的工作能力可想而知了。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該多組織一些培訓(xùn)課程。在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下,學(xué)習(xí)工作中常用的工作技巧和一些法律知識(shí)。這樣,即使在工作中遇到了問題也可以用自己所學(xué)的知識(shí)進(jìn)行處理。辦公室中的文秘需要全部參加這個(gè)培訓(xùn),并且要了解自己在工作中需要處理的事情。其次,可以定期邀請(qǐng)一些文秘領(lǐng)域的優(yōu)秀人才開設(shè)講座。通過總結(jié)自己在工作中的經(jīng)驗(yàn),互相學(xué)習(xí),共同進(jìn)步。

      (二)加強(qiáng)文秘的服務(wù)意識(shí)。加強(qiáng)辦公室文秘的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。要培養(yǎng)文秘樂于助人的態(tài)度,提高文秘服務(wù)其他部門的能力。辦公室的工作具有突發(fā)性和被動(dòng)性的特點(diǎn),文秘要具備應(yīng)對(duì)這些問題的能力。文秘要把被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)換成主動(dòng)服務(wù)。在工作中要有一定的超前預(yù)知能力。在辦公室的工作中具有主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。因?yàn)槲拿氐墓ぷ鲀?nèi)容比較復(fù)雜,所涉及的工作范圍比較廣泛。所以文秘在工作的時(shí)候不能采取太過單一的工作方式,要學(xué)會(huì)靈活的工作。不僅在做好文秘的基礎(chǔ)工作,還要做好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交代的工作。

      (三)提高文秘的辦事效率。辦公室是企業(yè)中具有綜合能力的部門,起到傳達(dá)企業(yè)黨政領(lǐng)導(dǎo)思想的作用。企業(yè)的發(fā)展會(huì)受到辦公室工作效率的影響。文秘要對(duì)文件進(jìn)行管理和傳送,領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送的文件要進(jìn)行保密處理,還要在辦公室會(huì)議中做好會(huì)議記錄,在工作上要保證零失誤,建立一些部門制度,督促各部門完成工作任務(wù),還要具備優(yōu)秀的溝通能力。

      (四)注重工作中的總結(jié)。在剛接觸文秘這項(xiàng)工作的時(shí)候,肯定會(huì)遇到各種各樣的問題。在工作的過程中,要學(xué)會(huì)總結(jié)自己,對(duì)工作中的不足要定期進(jìn)行總結(jié),并及時(shí)改正,當(dāng)同一個(gè)問題再次出現(xiàn)時(shí),能立即做出有效處理。在工作中的優(yōu)點(diǎn)要繼續(xù)保持,并不斷提高自身的工作能力和工作質(zhì)量。

      (五)注重工作細(xì)節(jié),抓住工作重點(diǎn)。在辦公室工作中,文秘所涉及的工作范圍是比較廣的,所以文秘在工作時(shí)就要注意細(xì)節(jié)問題的處理,工作的時(shí)候要學(xué)會(huì)謙虛謹(jǐn)慎,認(rèn)真做好領(lǐng)導(dǎo)交代的工作。文秘工作的重點(diǎn)就是要整理好企業(yè)中的文件。把文件中的信息及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給各個(gè)部門。文秘在傳達(dá)文件信息之前要確定信息是否正確,對(duì)文件信息進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)文件中的問題,要及時(shí)把問題反饋給領(lǐng)導(dǎo)。文秘在工作時(shí)一定要注意工作的細(xì)節(jié)問題,抓住工作的重點(diǎn)。

      [1]李菲.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2012(07):214.

      [2]何曉麗.做好綜合辦公室文秘工作的對(duì)策探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(09):2.

      [3]徐信民.淺析如何做好辦公室的文秘工作[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2013(26):386.

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