街道文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題與對(duì)策

李祖留

云南省昆明市盤(pán)龍區(qū)人民政府茨壩街道辦事處 650203

街道文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題與對(duì)策

李祖留

云南省昆明市盤(pán)龍區(qū)人民政府茨壩街道辦事處 650203

目前，我國(guó)許多基層單位還沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，文書(shū)檔案管理工作存在較大的漏洞，在一定程度上制約了基層單位的可持續(xù)發(fā)展。對(duì)此，本文立足于我國(guó)街道文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀，在簡(jiǎn)要分析街道文書(shū)檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)探討了街道文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策，以期對(duì)街道文書(shū)檔案管理改革提供參考借鑒。

街道文書(shū)檔案管理；存在問(wèn)題；發(fā)展建議

所謂的文書(shū)檔案，就是在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中，由行政性公文轉(zhuǎn)化而成的檔案。目前，文書(shū)檔案在各行各業(yè)都能夠見(jiàn)到，并在各行各業(yè)的發(fā)展中扮演著關(guān)鍵角色，街道文書(shū)管理實(shí)踐中也不例外。但反觀(guān)我國(guó)街道文書(shū)管理現(xiàn)狀，普遍存在著檔案管理意識(shí)淡薄、檔案管理機(jī)制不健全、檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)低下等問(wèn)題，因此，加強(qiáng)街道文書(shū)檔案管理的研究，對(duì)推動(dòng)街道檔案管理健康發(fā)展具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

一、街道文書(shū)檔案管理的重要性

在一個(gè)單位的發(fā)展中，文書(shū)檔案扮演著關(guān)鍵角色，文書(shū)檔案包括單位的重大事件、發(fā)展歷史、行政檔案和人事檔案等，文書(shū)檔案以紙質(zhì)為主，并包括影像、電子檔案等文書(shū)記錄。而隨著文書(shū)檔案管理的時(shí)代演變，對(duì)文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也不斷提出新要求。

在信息化時(shí)代語(yǔ)境下，做好街道文書(shū)檔案管理工作，對(duì)開(kāi)發(fā)信息資源推動(dòng)街道健康發(fā)展具有重要作用。由于文書(shū)檔案具有憑證與參考的功能，因此加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作，能夠有效確保街道信息資源深入開(kāi)發(fā)與利用。文書(shū)檔案作為對(duì)歷史的真實(shí)記錄，完全不同于普通的文獻(xiàn)資料，并具有一定的法律效用，因此街道文書(shū)檔案的記錄具有較強(qiáng)客觀(guān)性和真實(shí)性。通過(guò)文書(shū)檔案的科學(xué)管理，能夠?qū)值缹?shí)踐活動(dòng)的深廣度加以客觀(guān)反映，從而為街道未來(lái)發(fā)展提供歷史依據(jù)和文獻(xiàn)參考。

二、街道文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

我國(guó)許多街道組織只注重行政管理和眼前效益，忽視文書(shū)檔案管理工作，再加上其他主客觀(guān)因素，通常連檔案工作基本要求都無(wú)法做到。結(jié)合街道文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀，筆者總結(jié)了以下幾點(diǎn)街道文書(shū)檔案管理的實(shí)際問(wèn)題：

第一，忽視《檔案法》的學(xué)習(xí)。雖然許多街道組織會(huì)定期開(kāi)展法律學(xué)習(xí)活動(dòng)，但往往忽視了《檔案法》的學(xué)習(xí)。對(duì)檔案行政管理部門(mén)組織的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也都是應(yīng)付了事，流于形式；

第二，未能構(gòu)建行之有效的檔案管理機(jī)制，或是不能全面落實(shí)相關(guān)制度。許多街道組織存在不按要求將文件歸檔，隨意借出檔案，檔案損毀不追責(zé)，獎(jiǎng)懲制度設(shè)置不科學(xué)等問(wèn)題；

第三，沒(méi)有成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)和人員。街道檔案人員通常由街道辦秘書(shū)人員或工作人員兼任，檔案管理專(zhuān)業(yè)水平低下、工作連續(xù)性不強(qiáng)；或者人員調(diào)動(dòng)頻繁，造成檔案管理工作斷檔，最終影響街道文書(shū)檔案工作實(shí)效；

第四，檔案收集不齊全，管理人員素質(zhì)參差不齊。許多街道組織工作人員的檔案意識(shí)淡薄，導(dǎo)致文書(shū)檔案丟失的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，還有部分工作人員隨意涂改污損文件，完全不在乎文書(shū)檔案的完整性與安全性；

第五，重使用，輕利用，造成檔案資料整理難度加大。由于檔案管理工作的特殊性，其效益無(wú)法“立竿見(jiàn)影”，許多檔案工作人員忙于應(yīng)對(duì)日常街道事務(wù)，喜歡處理短期見(jiàn)效益的工作。此外，文件歸檔量大、整理手續(xù)繁瑣、信息化建設(shè)滯后等，也是造成街道檔案管理水平低下的重要原因。

三、街道文書(shū)檔案管理的改進(jìn)對(duì)策

（一）提高街道文書(shū)檔案管理重視度

提高街道文書(shū)檔案管理工作的地位，樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念，加深街道辦員工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和理解，盡快將檔案管理工作納入街道組織總體工作規(guī)劃和工作重點(diǎn)中去。同時(shí)，要加大檔案管理的資金投入，實(shí)現(xiàn)街道文書(shū)檔案管理向信息化、智能化和現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型。打破以往檔案管理被動(dòng)性局面，主動(dòng)參與檔案收集、整理和保存工作，提高檔案管理積極性和前瞻性。此外，檔案管理人員要不斷完善和提升自我，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)提高，強(qiáng)化街道文書(shū)檔案管理意識(shí)，全面推動(dòng)街道文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型與發(fā)展。

（二）構(gòu)建完善的文書(shū)檔案管理機(jī)制

街道組織要以相關(guān)法律法規(guī)為根本依據(jù)，制定符合自身實(shí)際的檔案保管與保密等條款，進(jìn)一步完善街道文書(shū)檔案管理機(jī)制。行之有效、科學(xué)完善的檔案管理制度，能夠有效避免出現(xiàn)隨意管理的現(xiàn)象，促進(jìn)街道文書(shū)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。由于文書(shū)檔案工作所涉及的范圍比較寬廣，工作量比較大，管理不到位，為實(shí)際工作的順利開(kāi)展帶來(lái)了較大困難，因此需要結(jié)合街道組織實(shí)際情況，構(gòu)建行之有效的文書(shū)檔案管理機(jī)制，且在實(shí)踐過(guò)程中不斷加以完善。此外，要加強(qiáng)檔案收集、外借和登記制度的建立，一旦出現(xiàn)檔案損毀或丟失，要及時(shí)采取有效措施加以補(bǔ)救，確保街道文書(shū)檔案的完整性和安全性。

（三）加強(qiáng)街道文書(shū)檔案的人才培養(yǎng)

在街道文書(shū)檔案管理實(shí)踐中，要靈活采用業(yè)務(wù)培訓(xùn)、理論學(xué)習(xí)和進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式，完善街道文書(shū)檔案管理人員的認(rèn)知系統(tǒng)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力和創(chuàng)新能力，為現(xiàn)代化街道文書(shū)檔案管理機(jī)制的構(gòu)建提供根本保障。不管是文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還是與之密切相關(guān)的其他領(lǐng)域知識(shí)，街道文書(shū)檔案管理人員都要進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，只有如此，才能順利實(shí)現(xiàn)街道文書(shū)檔案管理的規(guī)范化、信息化和現(xiàn)代化。此外，同期強(qiáng)化對(duì)街道文書(shū)檔案管理人員價(jià)值觀(guān)的引導(dǎo)與塑造，以確保街道文書(shū)檔案管理工作的方向正確性，進(jìn)一步深化街道文書(shū)檔案管理工作。

此外，要為街道文書(shū)檔案管理人員的發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)和諧的環(huán)境，切實(shí)解決他們工資待遇，評(píng)職晉級(jí)等切身利益問(wèn)題，激發(fā)工作熱情和創(chuàng)造性；加大經(jīng)費(fèi)投入，切實(shí)改善工作條件，加強(qiáng)硬件建設(shè)，為做好街道文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。

可以說(shuō)，隨著信息化時(shí)代的全面到來(lái)，文書(shū)檔案管理的地位將越來(lái)越高。要想進(jìn)一步提高街道文書(shū)檔案管理的水平，不僅需要強(qiáng)化街道文書(shū)檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)街道文書(shū)檔案管理的人才培養(yǎng)，還要構(gòu)建完善的街道文書(shū)檔案管理機(jī)制，切實(shí)推動(dòng)街道文書(shū)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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