唐慶+曾云燕

摘要：以湖南人文科技學(xué)院為例，從教學(xué)秘書的配備、學(xué)歷、年齡結(jié)構(gòu)、工作年限五個(gè)方面對目前教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，指出了教學(xué)秘書工作任務(wù)重、心理壓力大、激勵(lì)機(jī)制欠合理三個(gè)方面存在的問題，同時(shí)就如何加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議，為地方本科教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)提供了一些參考。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書;隊(duì)伍建設(shè);現(xiàn)狀調(diào)查;分析

中圖分類號(hào)：G645 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號(hào)：1674-9324（2015）20-0015-02

一、引言

高校教務(wù)管理是一項(xiàng)以客觀教學(xué)規(guī)律和科學(xué)管理理論為指導(dǎo)，面向全體教師和學(xué)生，為促進(jìn)教育教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益，運(yùn)用一定的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)對整個(gè)教學(xué)活動(dòng)的全過程進(jìn)行系統(tǒng)地計(jì)劃、指導(dǎo)、控制、決策和評(píng)價(jià)，以達(dá)到既定目標(biāo)的復(fù)雜的管理活動(dòng)[1]。高校教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)管理系統(tǒng)的有機(jī)組成部分，各項(xiàng)教學(xué)管理工作的基層執(zhí)行者和組織者，在行政上受學(xué)校教務(wù)部門以及院（系、部）領(lǐng)導(dǎo)的雙重領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)為教師和學(xué)生服務(wù)，緊密聯(lián)系著學(xué)校與學(xué)院，教師與學(xué)生，是學(xué)校教學(xué)工作正常進(jìn)行的樞紐。因此，正確認(rèn)識(shí)現(xiàn)階段我國高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的重要性，分析當(dāng)前我國高校教學(xué)秘書隊(duì)伍中存在的問題及原因，從而建設(shè)一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、人員穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊(duì)伍具有重大的理論與現(xiàn)實(shí)意義[2]。

目前，雖然很多學(xué)者對高校院校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)中存在的問題及對策進(jìn)行了分析與研究[3-6]，但注意到大多數(shù)的分析與研究都是以自身所在的院校為對象，由于不同層次、不同類型的院校之間存在較大的差別，因此這些研究成果一般只能為其他院校加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)提供一定的參考，很難直接推廣到其他高等院校。另一方面，通過對大量相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，在討論教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)存在的問題時(shí)，以實(shí)際調(diào)查數(shù)據(jù)為依據(jù)從本質(zhì)上分析教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)存在的問題及對策的研究較少，因此大部分文獻(xiàn)所取得的成果往往很難直接為高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)提供具體的依據(jù)?；谝陨峡紤]，本文主要以湖南人文科技學(xué)院為例，對教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查與分析，并提出了幾點(diǎn)自己對改善教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的建議，為我校及其他地方本科院校教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)提供一些參考。

二、湖南人文科技學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀分析

湖南人文科技學(xué)院現(xiàn)有15個(gè)基層教學(xué)單位，結(jié)合學(xué)校教務(wù)處對各二級(jí)院系教學(xué)秘書配備情況進(jìn)行的統(tǒng)計(jì)和作者的相關(guān)調(diào)查。

大多數(shù)二級(jí)院系都配有1～2名教學(xué)秘書，其中生命科學(xué)系、教育科學(xué)系、政治與法律系、物理與電子信息系、化學(xué)與材料科學(xué)系、思政部都配備了1名教學(xué)秘書;機(jī)電工程系、數(shù)學(xué)與計(jì)量經(jīng)濟(jì)系、美術(shù)系、信息科學(xué)與工程系、中文系、音樂系配備了2名教學(xué)秘書;體育科學(xué)系、外語系和經(jīng)濟(jì)與管理系配備了3名教學(xué)秘書，其中體育科學(xué)系、信息科學(xué)與工程系和外語系還承擔(dān)著全校公共必修課。

從知識(shí)結(jié)構(gòu)分析，現(xiàn)任的27名教學(xué)秘書，擁有?？萍氨究茖W(xué)歷的有20人，擁有研究生學(xué)歷的有7人，兩種學(xué)歷所占比例分別為74%和26%。這說明在我校，教學(xué)秘書的知識(shí)水平處于較合理的水平，這在一定程度上能夠保證以本科教育為主的地方本科院校的教學(xué)管理質(zhì)量。

從年齡結(jié)構(gòu)分析，現(xiàn)任的院系級(jí)教學(xué)秘書的年齡在30～50歲占的比例為93%，50歲以上的占到總數(shù)的7%，這說明我校的教學(xué)秘書隊(duì)伍是一支以中青年為主的工作隊(duì)伍。這保證了教學(xué)秘書有充足的精力和體力應(yīng)對教學(xué)工作的需求。

從工作時(shí)間分析，現(xiàn)任院系教學(xué)秘書中，從事教學(xué)秘書工作時(shí)間在5年以上的有21人，占總?cè)藬?shù)的78%;任職時(shí)間在1～5年的有4人，占總?cè)藬?shù)的15%;還有2人任職時(shí)間不足1年，只占到總?cè)藬?shù)的7%。其中最長的達(dá)到了29年，這說明在我校教學(xué)秘書隊(duì)伍任職時(shí)間較長，整體人員相對穩(wěn)定。

三、湖南人文科技學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍存在的問題

1.工作任務(wù)重。從表1中可以看出，配備了一名教學(xué)秘書的院系中，除了生命科學(xué)系學(xué)生人數(shù)不足600人、思政部沒有學(xué)生外，其他院系的學(xué)生人數(shù)都超過600人，有的還超過了800人;配備兩名教學(xué)秘書的院系中，機(jī)電工程系、美術(shù)系和信息科學(xué)與工程系的學(xué)生人數(shù)超過了1200人;經(jīng)濟(jì)與管理系雖然配備三名教學(xué)秘書，學(xué)生人數(shù)達(dá)到了2336人;教學(xué)秘書人員配備不足，在很大程度上加重了教學(xué)秘書的工作壓力。

院系教學(xué)秘書的日常事務(wù)非常繁雜，一切日常教學(xué)管理工作都是以教學(xué)活動(dòng)為中心。其工作主要包括：新生名單、學(xué)籍注冊管理、教材征訂、選課組織和申報(bào)、學(xué)科競賽組織與管理、學(xué)生成績管理、畢業(yè)生資格審查、畢業(yè)實(shí)習(xí)與畢業(yè)論文組織與管理、組織學(xué)生座談。在教師方面的工作包括：教學(xué)大綱、考試大綱、實(shí)驗(yàn)大綱、教學(xué)日歷等教學(xué)任務(wù)下達(dá)，專業(yè)教學(xué)任務(wù)和調(diào)整、編排課表，考試組織與安排，教師工作量統(tǒng)計(jì)，教學(xué)巡查，教師課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)估，聽課記錄，精品課程建設(shè)，教改，實(shí)驗(yàn)室改革，特色專業(yè)建設(shè)，申報(bào)新專業(yè)，教學(xué)會(huì)議記錄，教學(xué)情況通報(bào)，教務(wù)系統(tǒng)，上傳下達(dá)教學(xué)文件與通知，所有教學(xué)工作材料的發(fā)放、收集、整理與歸檔。面對如此繁重復(fù)雜的工作，絕大多數(shù)教學(xué)秘書都感到力不從心。

2.心理壓力大。正由于教學(xué)秘書的工作煩瑣，大多數(shù)教學(xué)秘書為了確保各項(xiàng)工作的順利開展，很多工作都是在非工作時(shí)間完成的。教學(xué)秘書一方面要嚴(yán)格按照學(xué)校教學(xué)管理制度和時(shí)限開展工作，另一方面長期以來松散的人際管理，對教學(xué)、人才培養(yǎng)的自由度較大，這種現(xiàn)狀使得教學(xué)秘書與任課教師的人際關(guān)系緊張，稍不注意就會(huì)得罪人。教學(xué)秘書的工作事關(guān)整個(gè)學(xué)校的教學(xué)工作能否正常有序地進(jìn)行，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，就會(huì)產(chǎn)生極壞的影響。從而教學(xué)秘書會(huì)感到身心俱疲，造成巨大的心理壓力。

3.激勵(lì)機(jī)制欠合理。教學(xué)秘書目前處于非常重要但又很不被重視的一個(gè)崗位，地方本科院校教學(xué)秘書的晉升空間小，在工資分配上得不到應(yīng)有的報(bào)酬，整體待遇偏低，在職稱晉升等方面受到學(xué)校制度的限制。在我校，教學(xué)秘書屬于管理崗位，不能參與評(píng)職稱，而且不能調(diào)到教師崗位和其他能評(píng)職稱的崗位。這就意味著不管在崗多久，薪資都不會(huì)改變。在評(píng)選優(yōu)秀時(shí)，也不會(huì)把教學(xué)秘書崗位考慮在內(nèi)，與學(xué)校對教師和輔導(dǎo)員及其他技工崗位的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制形成鮮明對比，導(dǎo)致教學(xué)秘書在工作中缺乏進(jìn)取心，只求完成任務(wù)不求質(zhì)量。

四、改善湖南人文科技學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀的對策

1.根據(jù)學(xué)生人數(shù)，確保教學(xué)秘書配備數(shù)量。地方本科院校應(yīng)該根據(jù)學(xué)生人數(shù)按比例配備教學(xué)秘書，很多院校雖然有相關(guān)的規(guī)定，但大多數(shù)院系沒有配備足夠的教學(xué)秘書，使得教學(xué)秘書在實(shí)際工作中忙于應(yīng)對各項(xiàng)教學(xué)事務(wù)，沒有時(shí)間去研究、思考。只有教學(xué)秘書配備齊全，才能保證教學(xué)管理的正常運(yùn)行。

2.重視專職培訓(xùn)，科學(xué)化管理，提高工作效率。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，教學(xué)管理應(yīng)采用高效規(guī)范的模式來適應(yīng)高校教育和現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。為了進(jìn)一步提高教學(xué)管理工作的質(zhì)量，學(xué)校教務(wù)處應(yīng)定期開展教學(xué)管理崗位培訓(xùn)和教學(xué)秘書座談會(huì)，為教學(xué)秘書創(chuàng)造學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會(huì)，開拓視野，提高工作能力和研究能力。如果學(xué)校有條件，可以讓教學(xué)秘書走出校門，參加教學(xué)方面的研討交流會(huì)，學(xué)習(xí)他校的先進(jìn)教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，逐步轉(zhuǎn)變觀念，提高技能，改變靠經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行教學(xué)管理的模式，為提高和完善教學(xué)秘書業(yè)務(wù)水平創(chuàng)造機(jī)會(huì)，適應(yīng)高效率、規(guī)范化、科學(xué)化的教學(xué)管理趨勢。

3.完善人事政策，激發(fā)教學(xué)秘書的工作積極性。高校的人事政策往往對教師有著詳細(xì)的規(guī)定，對于教學(xué)秘書卻沒有政策支持，導(dǎo)致其工作積極性不高。一支優(yōu)秀的教學(xué)秘書隊(duì)伍離不開有效的激勵(lì)機(jī)制，對工作成績突出、業(yè)務(wù)水平高的教學(xué)秘書應(yīng)提拔使用。反之，對工作馬虎、責(zé)任心不強(qiáng)的應(yīng)給予相應(yīng)的懲罰。實(shí)行目標(biāo)績效管理，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，以獎(jiǎng)為主，給予先進(jìn)工作者表彰和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對不能勝任的人員更換崗位。

地方本科院校還可以給予教學(xué)秘書享受與政治輔導(dǎo)員和其他行政人員相同的行政待遇。譬如，具有本科及以上學(xué)歷的教學(xué)秘書工作四年給予副科級(jí)待遇，在教學(xué)崗位滿七年可享受正科級(jí)待遇，做滿十年則可以享受副高級(jí)待遇。教學(xué)秘書在崗達(dá)到一定年限愿意轉(zhuǎn)崗的，可優(yōu)先安排其他行政崗位。對于有研究生學(xué)歷的教學(xué)秘書，達(dá)到相應(yīng)年限，可以有機(jī)會(huì)轉(zhuǎn)成專業(yè)教師，并享受跟教師系列同樣的職稱評(píng)定，這有利于教學(xué)秘書的自身發(fā)展，保證教學(xué)管理工作的順利開展。

五、結(jié)語

優(yōu)秀的高校除了擁有優(yōu)秀的師資隊(duì)伍外，還擁有卓越的教學(xué)管理隊(duì)伍，教學(xué)秘書作為最基層、最直接的教學(xué)管理人員，具有不可替代的地位。在教學(xué)秘書建設(shè)上，應(yīng)尊重教學(xué)秘書的工作，發(fā)揮教學(xué)秘書的特長，建立有效的管理機(jī)制，為教學(xué)秘書促進(jìn)良好的工作環(huán)境，使教學(xué)秘書自身得到不斷提升，從而更好地為地方本科高校教學(xué)工作服務(wù)。

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