重點工程檔案管理的幾點體會

陳久麗

摘 要：重點工程的建設(shè)對城市的發(fā)展有著重要的意義，是城市提高設(shè)施功能、促進經(jīng)濟的主要手段。因此，相關(guān)部門要加強對重點工程檔案的管理，促進重點工程項目建設(shè)的有序開展。鑒于此，本文將針對重點工程檔案管理中存在的問題，提出加強檔案管理工作的新思路，以期為當(dāng)前的檔案管理工作提供一些借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：重點工程；檔案管理；檔案驗收

重點工程檔案的管理對工程項目的開發(fā)工作有著重要的意義，它能夠準(zhǔn)確反映施工單位在施工過程中的真實情況，為日后項目的驗收和維修工作提供重要的保障。因此，施工單位要重視對工程檔案的管理，積極研究管理工程檔案的辦法。

1 重點工程檔案管理尚存的問題

現(xiàn)實中，部分城建檔案管理部門對重點工程的檔案管理工作較為忽視，檔案管理過程中存在許多明顯的缺陷，這主要有以下幾個方面的原因：

一是領(lǐng)導(dǎo)層對城建檔案管理的意識較弱，城建工作普遍呈現(xiàn)出“重建設(shè)、輕檔案”的情況。同時，城建指揮部在進行重點工程項目建設(shè)時，并沒有制定出一套詳細(xì)規(guī)范的檔案管理工作明細(xì)，這使得大部分的資料被滯留在承辦施工隊的手中，給后期檔案的歸檔工作造成了極大的阻礙。另外，許多領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識較差，在任上沒有整理資料的習(xí)慣，離任后也沒有及時將資料交接給相關(guān)人員，這使得重點工程檔案管理工作始終沒有進一步的發(fā)展。

二是大型建設(shè)工程竣工資料收集困難。與其他普通項目相比，重點工程的竣工資料收集難度較大。這主要是因為重點工程的施工普遍存在“先建設(shè)，后報建”的情況，且項目完工后也沒有及時備案，甚至有部分項目到最后不了了之，使得工程項目資料的收集渠道無法暢通，給后期檔案的歸檔工作帶來了較大的阻礙。

三是從事檔案管理工作的人員素質(zhì)參差不齊。許多檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)出身，沒有強有力的專業(yè)知識儲備。并且，目前工程上的檔案管理工作多數(shù)是由施工人員臨時兼職完成，這些兼職人員也沒有豐富的檔案管理經(jīng)驗，導(dǎo)致檔案資料時常出現(xiàn)遺漏、失真等情況，給重點工程檔案管理工作帶來了極大的困難。

2 重點工程檔案管理的幾點體會

重點工程檔案是對工程項目建設(shè)的記錄資料，是有關(guān)部門驗收、審查的重要參考依據(jù)。因此，加強重點工程檔案管理有著重要的意義，提高重點檔案管理工作水平的方法有以下幾點：

（一）加強對檔案管理重要性的認(rèn)識

由于長期受到“重建設(shè)，輕檔案”思想的影響，許多檔案館管理人員并沒有足夠強的管理意識，存在施工項目檔案混亂，記錄不明確的現(xiàn)象，對項目后續(xù)的管理工作帶來了極大的阻礙。因此，有關(guān)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)層首先要改變原有的管理觀念，正確認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。其次要定期對城建檔案管理人員進行思想教育和知識宣傳，強調(diào)檔案管理的重要性，使管理人員深刻意識到自己的工作責(zé)任，營造良好的檔案管理工作氛圍，從而為城建管理工作做出更大的貢獻。

（二）加強檔案前期管理

做好檔案前期管理工作能夠?qū)κ┕ず贤系臈l例進行有效的監(jiān)管，從而減少工程項目在建設(shè)過程中出現(xiàn)問題。因此，有關(guān)部門要加強對檔案的前期管理工作，應(yīng)做到以下幾點：綜合檔案室要及時與工程建設(shè)部門進行溝通，確定工程竣工檔案的歸檔時間和具體要求，確保工程建設(shè)部門在建設(shè)初期就意識到竣工檔案的重要性，并引起重視。其次，在工程項目正式開工后，綜合檔案室要對施工單位及監(jiān)理部門的資料人員進行統(tǒng)一的培訓(xùn)，明確每個部門的工作任務(wù)和職責(zé)，為后期大宗資料的整理工作打下良好的基礎(chǔ)，確保工程竣工資料的歸檔效率和質(zhì)量。

（三）加強檔案收集管理

目前，多數(shù)重點工程項目竣工后，檔案驗收是由建設(shè)單位、監(jiān)理和檔案部門共同完成的，這種驗收方法比較粗糙，不適合大型項目的檔案驗收工作。因此，有關(guān)部門要在原先的基礎(chǔ)上對驗收方法進行完善和細(xì)化，如下文所列：

1.根據(jù)國家制定的工程驗收方法，結(jié)合相關(guān)施工企業(yè)的實際情況，制定檔案管理和驗收的具體規(guī)定。

2.在移交竣工資料時，相關(guān)部門要對資料員不正規(guī)的操作進行細(xì)心的指導(dǎo)和糾正。對于那些不符合檔案管理要求的資料，有關(guān)部門要退回并要求修改，直到施工單位的資料員將資料整理到符合要求再接收。同時，要對督促一些資料員及時移交漏交的竣工資料，防止檔案遺失。

3.定期對部門內(nèi)的檔案管理人員進行培訓(xùn)，告知管理人員竣工資料收集的范圍和組卷規(guī)范，從而提高檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì)，加強對重點項目檔案的管理。

4.在檔案移交期間，審核部門應(yīng)要求施工企業(yè)的檔案管理人員進行就地組卷，從而有效避免組卷過程中出現(xiàn)的問題，提高檔案移交的效率。

5.為了提高對竣工資料檔案的移交工作質(zhì)量，防止資料的缺漏，各個作業(yè)部的人員要在竣工資料驗收資料上簽字，對移交工作負(fù)責(zé)。

6.監(jiān)理單位在對竣工資料進行審核簽字后，應(yīng)將資料交到檔案室進行妥善保管，并建立三級目錄，方便人員資料的查閱。

（四）完善監(jiān)管考核機制

強有效的監(jiān)督考核機制能夠有效減少違規(guī)檔案管理工作現(xiàn)象的發(fā)生，提高檔案管理工作的效率。因此，檔案館要及時完善監(jiān)督考核機制，這就要求檔案館要做到以下幾點：

一是加強與職能部門的溝通。城建檔案館要積極與財政評審和審計等職能部門溝通，得到他們對檔案管理工作的重視和支持。并且積極在工程竣工的關(guān)鍵節(jié)點介入，對一些重要工程段和隱蔽工程段進行考察，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時督促施工單位參與補救。

二是定期對代建單位和參建單位進行考核。這種做法有利于有關(guān)部門及發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)處出現(xiàn)的問題并及時進行整治，從而更好的做好重點工程項目管理工作，保障城建項目的順利完成。

（五）提高工作人員綜合素質(zhì)

資料管理人員的專業(yè)技術(shù)和職業(yè)素養(yǎng)對檔案管理效能影響重大，甚至將導(dǎo)致重點工程項目的資料收集出現(xiàn)失真或是遺漏，嚴(yán)重影響項目的驗收，從而給城市建設(shè)帶來了不利影響。因此，有關(guān)部門要加強人才隊伍的建設(shè)，緊緊抓住“培養(yǎng)人才，提高人才素質(zhì)”這條主線，摒棄陳舊的人力資源管理思想，大膽培養(yǎng)年輕干部，調(diào)動人才的積極性。同時，相關(guān)部門還要對材料人員進行統(tǒng)一培訓(xùn)，每年都應(yīng)對材料人員進行考核，不斷提高資料人員的專業(yè)素質(zhì)。并且，對于那些在工程建設(shè)檔案中弄虛作假的資料人員進行嚴(yán)厲懲罰，將其不良行為記錄在案，甚至撤銷其崗位證書，以確保工作人員的高素質(zhì)，從而更好地推進城建檔案工作發(fā)展。

3 結(jié)語

重點工程檔案的管理工作不僅能保證工程項目的有序進行，還能促進城建檔案工作的發(fā)展，城建檔案館要打破原先陳舊的檔案管理工作辦法，提高工作人員公關(guān)能力，善于運用公共關(guān)系，從而促進城建檔案工作的快速發(fā)展。

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