民營企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策研究

摘 要：民營企業(yè)檔案記錄著事業(yè)單位員工過去的成長經(jīng)歷以及工作經(jīng)驗，不僅能能夠衡量員工的工作能力，還與民營企業(yè)員工中的職位晉升存在這非常密切的關(guān)系，所以，對民營企業(yè)做好檔案管理，顯得非常的重要。但是，傳統(tǒng)的民營企業(yè)檔案管理中存在很多的不足，本文主要對民營企業(yè)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，總結(jié)民營企業(yè)檔案管理工作的具體對策。

關(guān)鍵詞：民營企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)狀及；對策

檔案管理屬于民營企業(yè)人力資源管理部門的一部分，在現(xiàn)在的企業(yè)中，對人力的資源的管理越來越重視，檔案室也是事業(yè)單位的成長歷程中的體現(xiàn)，對員工的晉升一級薪資的調(diào)整具有非常大的幫助。但是當(dāng)前的民營企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀十分的不容樂觀。

1 當(dāng)前的民營企業(yè)檔案管理工作中存在的現(xiàn)狀

1.1 民營企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)水平偏低

檔案管理人員由于自身的職業(yè)特殊性，在工作的時候需要對檔案進(jìn)行嚴(yán)密的管理與控制，隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，當(dāng)前的檔案管理部門對招聘員工的要求也漸漸的降低。根據(jù)我國新華社在2013年6月的民營企業(yè)檔案管理工作普查顯示，在我國所有的檔案管理部門中大約66.1%的在職人員存在文化素質(zhì)偏低的情況[1]。很多市級單位在人員招收與職位調(diào)動的過程中沒有按照相應(yīng)的民營企業(yè)檔案管理制度履行職責(zé)義務(wù)，致使大量文化素質(zhì)偏低的人員進(jìn)入了民營企業(yè)檔案管理崗位，這些文化素質(zhì)偏低的人員受自身文化水平與綜合素質(zhì)的影響，在實踐工作中往往會給檔案管理工作造成一定的影響，進(jìn)一步增加了民營企業(yè)檔案管理工作問題情況發(fā)生的幾率。其次，在我國民營企業(yè)檔案管理的工作執(zhí)行過程中，管理人員的素質(zhì)水平過低，極易導(dǎo)致檔子資料在錄入與存取時出現(xiàn)被盜用或者丟失的情況，直接損害了企業(yè)單位的實際利益，嚴(yán)重情況下還會給企業(yè)單位帶來一定的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險問題，對社會產(chǎn)生惡劣的負(fù)面影響。

1.2 民營企業(yè)檔案管理的內(nèi)容單一

民營企業(yè)檔案資料管理工作在實踐環(huán)節(jié)具有高度的集中性與先進(jìn)性，在工作過程中需要業(yè)務(wù)人員與各部門之間通力合作、相互配合，充分發(fā)揮各部門間的工作效用，為檔案資料管理工作提供可靠援助。然而，現(xiàn)階段我國民營企業(yè)檔案管理工作仍舊保持以往的實踐形式，檔案管理工作的內(nèi)容相對單一，在原有檔案管理工作的基礎(chǔ)上并未進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，致使民營企業(yè)檔案管理工作的效率大大降低，阻礙了我國民營企業(yè)檔案管理工作的應(yīng)用于發(fā)展。民營企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容過于單一，僅僅注重對文檔資料與電子信息資料的儲存與調(diào)閱，在信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與優(yōu)化方面未加以重視，這些問題情況極大地抑制了我國民營企業(yè)檔案管理工作的先進(jìn)性，并且極大地降低了城市規(guī)劃部門與建設(shè)部門的項目工作開展效率，嚴(yán)重影響民營企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，對我國今后的城市規(guī)劃與城市項目建設(shè)產(chǎn)生諸多不利影響。

1.3 民營企業(yè)檔案資料的安全防范技術(shù)落后

檔案管理人員應(yīng)積極利用信息化的工作軟件與操作設(shè)備對重要檔案文件進(jìn)行調(diào)取和儲存，并且采取相應(yīng)的防范措施，為這些檔案資料提供完善化的安全保障，避免民營企業(yè)檔案資料被不法分子盜用或者損毀，為民營企業(yè)項目工程提供確切的安全保障，提高民營企業(yè)項目工程的檔案資料利用效率。然而，在我國民營企業(yè)檔案資料的管理工作中，大部分企業(yè)單位對于檔案資料的安全防范工作并未給予過多的重視，給企業(yè)單位及城市項目工程建設(shè)帶來不必要的安全隱患。同時，隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題逐漸成為社會公眾所關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。所以，在民營企業(yè)檔案管理在具體實施的過程中理應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全防范工作，提高檔案資料的網(wǎng)絡(luò)安全防范機(jī)制，通過多種手段切實保障檔案資料的安全性。

2 當(dāng)前的民營企業(yè)檔案管理工作的具體對策

2.1 提高民營企業(yè)檔案信息化工作的管理效益

對于在民營企業(yè)檔案管理人員中存在的管理人員水平不足的問題，檔案管理部門與人事部門應(yīng)積極采取相關(guān)措施，利用公務(wù)員的考核標(biāo)準(zhǔn)對管理人員進(jìn)行招收，提高民營企業(yè)檔案信息化工作的管理效益，優(yōu)化民營企業(yè)檔案信息化工作的組織形式，建立高效化的民營企業(yè)檔案管理工作流程。

民營企業(yè)檔案管理部門應(yīng)定期的為員工進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，提升民營企業(yè)檔案管理的綜合素質(zhì)。同時，檔案管理部門應(yīng)在實踐工作環(huán)節(jié)實施人性化的管理模式，頒布與制定一系列人性化的服務(wù)條款[2]。例如，檔案信息錄入與管理工作的相關(guān)條例、項目工程信息資源的利用辦法等。通過制定詳盡而又合理的服務(wù)條款，有效提高檔案管理工作的效率，為檔案管理工作人員營造更加優(yōu)質(zhì)化的工作環(huán)境，以此提高民營企業(yè)檔案管理的工作質(zhì)量。

2.2 提高民營企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化

民營企業(yè)管理人員在日常的管理工作中，應(yīng)積極聯(lián)同各部門對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行不斷的改革與創(chuàng)新，結(jié)合我國當(dāng)前的國情以及企業(yè)人力資源的實際情況，努力提高民營企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化程度，有效提高民營企業(yè)檔案管理的工作質(zhì)量。

在當(dāng)前的社會環(huán)境中，信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛的運(yùn)用，對我國的民營企業(yè)檔案管理提出了很高的要求。針對我國民營企業(yè)檔案管理工作中存在的諸多問題，事業(yè)單位管理人員應(yīng)積極聯(lián)同各部門開展工作內(nèi)容創(chuàng)新，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)與民營企業(yè)檔案管理工作相結(jié)合，使用掃描儀等先進(jìn)化的信息技術(shù)軟件，使民營企業(yè)檔案資料能夠快速流轉(zhuǎn)，提高民營企業(yè)部門的資源使用效率[3]。同時，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，民營企業(yè)部門應(yīng)加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的建設(shè)，充分利用網(wǎng)站的公開性與便捷性，實現(xiàn)部門單位的社會信息公開，為民營企業(yè)項目工程今后的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。同時，網(wǎng)站維護(hù)人員還需要開展民營企業(yè)檔案網(wǎng)站，在網(wǎng)站中創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的信息納入系統(tǒng)，使民營企業(yè)檔案資料能夠有效發(fā)布到政府部門的網(wǎng)站上，充分實現(xiàn)資源的高度共享，為民營企業(yè)項目工程今后的發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境基礎(chǔ)，更為民營企業(yè)部門今后的社會公眾服務(wù)與經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作打下扎實的基礎(chǔ)。

2.3 檔案管理工作模式的優(yōu)化與創(chuàng)新

關(guān)于當(dāng)前我國民營企業(yè)檔案管理工作中存在的諸多問題，民營企業(yè)管理人員應(yīng)積極聯(lián)同各部門對固有的檔案管理工作模式進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，在民營企業(yè)檔案管理工作中構(gòu)建完善的檔案管理信息平臺、綜合化的檔案信息管理平臺，使民營企業(yè)相關(guān)部門能夠利用檔案管理信息平臺對重要的檔案資料進(jìn)行相應(yīng)操作，促使民營企業(yè)工作更快更好的開展。在檔案信息平臺的構(gòu)建過程中，民營企業(yè)單位應(yīng)對整個項目工程進(jìn)行檔案信息資源調(diào)查，整合民營企業(yè)單位原有的檔案信息資源，提高檔案資料的利用效率，在信息平臺的構(gòu)建過程中逐步完善民營企業(yè)單位的檔案信息資源，有效提高檔案資料信息平臺的實用性與可靠性。同時，檔案管理者應(yīng)通過網(wǎng)路信息平臺對檔案管理平臺進(jìn)行相應(yīng)的操作，對各級檔案進(jìn)行相應(yīng)的分級操作，能夠有效提高檔案信息平臺的資源利用效率，并且有效保證民營企業(yè)檔案信息資料的安全性，避免檔案信息被不法分子所盜用或者損毀。

3 結(jié)語

隨著民營企業(yè)檔案數(shù)量的不斷增多，只有利用信息化的管理方式才能滿足現(xiàn)代檔案管理的需要，提高檔案管理的工作效率，保證檔案管理的安全性。

參考文獻(xiàn)

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[3] 劉昊.事業(yè)單位人力資源管理面臨的困境與解決思路[J].研究科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011，23（26）：213-215.

作者簡介

鄧燕萍，湖北省稻花香集團(tuán)，大專。