如何做好高?；鶎訖n案工作

摘 要：本文分析了高?；鶎訖n案工作中存在的問題，提出相應(yīng)的解決方法，以便使檔案工作更好地服務(wù)于教學(xué)科研管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題

高校的檔案是國家重要的信息資源，真實記載了高校發(fā)展的歷史過程，是辦學(xué)歷史、辦學(xué)特色的積淀，是高校管理工作的重要組成部分，也是衡量高校教育質(zhì)量和管理水平的重要標志。高?；鶎訖n案管理工作，是高校檔案管理工作的基礎(chǔ)和有機組成部分。加強基層檔案管理，不斷推進檔案人才隊伍建設(shè)和檔案信息化建設(shè)工作，才能有效地服務(wù)高校教學(xué)科研管理工作。

1 高?；鶎訖n案管理工作中存在的主要問題

高校基層檔案管理工作是一項長期、細致和科學(xué)的管理工作，基層檔案管理工作一般由高校院系辦公室承擔(dān)，檔案管理人員相當(dāng)一部分是兼職。檔案管理與日常工作中存在一些問題：

1.1 對檔案管理工作的重視程度不夠

基層單位缺乏對檔案工作重要性的認識，沒有充分認識到基層檔案管理工作是高等學(xué)校檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，同時日常工作中沒有把檔案管理納入基層工作統(tǒng)籌管理之中，沒有為基層檔案管理營造良好的工作環(huán)境。機構(gòu)設(shè)置與人員配備不到位，基本上沒有專職檔案管理人員，兼職檔案管理員缺乏必要的檔案管理培訓(xùn)和教育且崗位調(diào)動頻繁。

1.2 檔案資料收集中的問題

基層檔案收集工作不及時，主要是基層檔案管理人員一般都身兼多職、工作繁雜，工作中不能分階段及時收集相關(guān)材料，工作結(jié)束后產(chǎn)生的各種文件材料不能及時整理歸檔，比如在持續(xù)時間較長的基建項目和科研項目檔案收集工作中，極易出現(xiàn)資料收集不全、遺失等現(xiàn)象。最終基層檔案室將收集不完整的歸檔材料上交高校檔案館（室），久而久之，就會造成高校檔案整體殘缺不全?；鶎訖n案管理人員基本上都不是檔案專業(yè)出身，再加上有些基層單位沒有明確的收集歸檔范圍和要求，在檔案收集過程中，往往針對性不強，一些重大活動的聲像資料、電子檔案往往會被忽略；有些專項活動中其他相關(guān)單位形成的通知、計劃、決定和報告等材料，有時會收集不全，造成重要資料不能歸檔。

1.3 檔案交接工作中存在的問題

歸檔材料眾多且形式多樣，有紙質(zhì)的、電子的、聲像的和實物的，一般紙質(zhì)材料都有明確的歸檔管理辦法，但對聲像檔案、電子檔案和實物檔案的歸檔管理，基層單位一般沒有明確的管理辦法或要求?；鶎訖n案管理人員缺乏檔案管理專業(yè)知識，往往在工作中摸索一套自己的檔案管理方法，但這不一定適用于下一任管理者，不同的方法，不同的思路，有時會出現(xiàn)同類檔案資料歸檔類別不同，組卷混亂的現(xiàn)象。同時，在檔案交接過程中，由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視，監(jiān)管不嚴，有時交接手續(xù)不全，有時甚至不交接，從而使檔案工作出現(xiàn)前后脫節(jié)，斷檔或丟檔現(xiàn)象，造成不可挽回的后果。

1.4 檔案信息化建設(shè)工作滯后

高校辦公系統(tǒng)自動化程度較高，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在日常管理中廣泛應(yīng)用，基本上實現(xiàn)了無紙辦公。檔案信息化建設(shè)的目標主要是利用信息技術(shù)提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理與服務(wù)。但高?；鶎訂挝粚n案工作整體投入仍然不足，主要是信息化建設(shè)的資金投入和相關(guān)人才儲備不足。目前相當(dāng)一部分基層檔案管理工作仍然采用手工收集加工，不能實現(xiàn)自動檢索應(yīng)用，檔案的收集整理和開發(fā)利用之間還不能形成良好的循環(huán)和互動，高校檔案管理整體水平難以從根本上實現(xiàn)提升。

2 如何做好高校基層檔案管理工作

2.1 增強檔案意識

基層檔案專兼職管理人員要牢固樹立“對歷史負責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的理念，不斷提高對檔案工作重要性的認識。大力加強《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》及檔案工作重要性的宣傳力度，積極宣傳利用檔案解決重大問題，并產(chǎn)生較大效益的案例。通過各種形式切實加強基層教職員工的檔案意識，切實增強做好新時期檔案工作的責(zé)任感和使命感，努力創(chuàng)造檔案工作的良好氛圍，不斷推進基層檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 加強檔案隊伍建設(shè)

基層單位要配齊配全一定數(shù)量的專兼職檔案工作人員，確保其相對穩(wěn)定，保證檔案工作正常持續(xù)開展。采取專家輔導(dǎo)、參觀學(xué)習(xí)等形式，加強對高校基層檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和經(jīng)驗交流，不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。對檔案工作成績突出的單位和個人，及時給予表彰和獎勵，提高檔案工作者的待遇和地位，樹立檔案工作的榮譽感，保持檔案工作可持續(xù)發(fā)展的人才充足。

2.3 規(guī)范檔案管理制度

進一步建立健全檔案工作的崗位責(zé)任制度、檔案工作管理制度、檔案借查閱制度、立卷歸檔制度等，強化制度建設(shè)。明確電子檔案、聲像檔案、實物檔案的管理方法和標準，加大在移交接收檔案方面的監(jiān)管。檔案工作要納入基層單位崗位責(zé)任制和年度考核中，嚴格執(zhí)行檔案管理獎勵與處罰制度，確保檔案工作發(fā)展有一個良好的環(huán)境。

2.4 加強檔案工作信息化建設(shè)

把檔案信息化建設(shè)納入高等學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，制定檔案信息化建設(shè)實施方案，加快推進以計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫為核心的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，優(yōu)化欄目設(shè)置，及時更新內(nèi)容，完善技術(shù)支撐，開展網(wǎng)上服務(wù)、在線服務(wù)、遠程服務(wù)。建立與國內(nèi)同類院校檔案信息網(wǎng)站的互聯(lián)互通，最大程度地實現(xiàn)信息資源共享。抓緊做好原有紙質(zhì)或其他傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，建立完備的目錄信息數(shù)據(jù)庫和功能齊全的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)字檔案信息格式統(tǒng)一，數(shù)據(jù)規(guī)范。加強信息安全保障系統(tǒng)建設(shè)，確保檔案信息安全。

參考文獻

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[2]周繼娥.淺談基層檔案管理工作現(xiàn)狀及工作對策. 法制與經(jīng)濟，2011.4

[3]林曉娟.檔案管理的信息化建設(shè). 信息技術(shù)，2012.7

作者簡介

張鐵（1977-），女，河北省廊坊市人，河北省廊坊市武警學(xué)院維和培訓(xùn)部副教授，主要研究方向：圖書館學(xué)。