新形勢下加強人事檔案管理工作的探討

歐陽婷婷

摘 要：在人事管理工作中，人事檔案管理是各種人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。人事檔案是企業(yè)或者相關(guān)部門在相關(guān)的認(rèn)識管理中形成的各種人員的信息記錄，是企業(yè)或者重要資料。在新的新的形勢下，隨著計算機技術(shù)和信息化技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理工作發(fā)生著重大的變化，一些人事檔案管理的難點隨著凸顯。在新的形式下如何加強人事檔案管理，提升人事檔案管理的質(zhì)量是新時期下人事檔案管理需要重點研究的問題。本文根據(jù)我國人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，研究新時期下我國人事檔案管理工作中存在的難點，提出在新時期下加強人事檔案管理工作的意見和建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；加強；措施

人事檔案是企業(yè)或者單位人員的個人信息和相關(guān)工作信息的相關(guān)的文字記錄，是企業(yè)或者單位人員考核的重要資源，對企業(yè)或者單位的人事管理工作的進行有著重要的作用。在新的形式下，企業(yè)人事檔案的相關(guān)內(nèi)容不斷完善和充實，現(xiàn)代化的人事檔案主要包含個人經(jīng)歷、政治面貌、個人工作經(jīng)歷、個人突出貢獻等內(nèi)容。人事檔案內(nèi)容是企業(yè)或者單位進行人事考核或者干部選拔的重要性基礎(chǔ)內(nèi)容，因此在新的形式下加強人事檔案管理工作有著重要的作用。但是在新的形式下，檔案管理工作中存在著一些難點和問題，這些難點和問題的存在影響著我國新時期下檔案管理工作的質(zhì)量，只有從這些難點和問題出發(fā)，才能真正的提升我國人事檔案管理的質(zhì)量。

1 新時期加強人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理工作對企業(yè)或者單位的人事管理工作有著重要的作用，在新時期加強企業(yè)人事檔案管理工作隨新時期的人事檔案管理有著重要的作用。首先，加強人事檔案管理工作能夠使新時期人事檔案管理工作更加規(guī)范。和傳統(tǒng)的認(rèn)識檔案管理來講，新時期下人事檔案的內(nèi)容更加豐富，檔案中包含的內(nèi)容更加詳細。同時在新的形式下人事檔案管理工作逐步實現(xiàn)信息化管理，檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)將更加嚴(yán)格。因此從整體在新時期下要不斷的規(guī)范檔案管理工作，提升檔案管理工作的規(guī)范化程度，保證新時期下檔案管理工作合規(guī)、合法。其次，提升檔案管理工作的服務(wù)能力。人事檔案管理工作是企業(yè)或者單位人力資源管理和人才培養(yǎng)工作的基礎(chǔ)。企業(yè)或者單位人事檔案管理工作的最終目的為企業(yè)的人力資源管理和人才培養(yǎng)選拔服務(wù)。因此從整體上講，人事檔案管理工作的工作價值在與能為企業(yè)或者單位的提供相關(guān)的服務(wù)。在新的形式下企業(yè)或者單位的發(fā)展步伐加快，人力資源管理和人才培養(yǎng)需要人事檔案管理部門能夠提供更加有效、準(zhǔn)確和便捷的檔案資源服務(wù)。在新時期線加強檔案管理工作能夠提升人事檔案管理管理工作的服務(wù)能力。

2 新時期人事檔案管理中存在的問題

2.1 人事檔案管理精細化程度較低

人事檔案是一種文字化的信息個人信息記錄，在新的時期下人事檔案包含的內(nèi)容不斷的增加。同時在新時期下人力資源管理和人才選拔培訓(xùn)都要求人事檔案能夠提供更加詳細和準(zhǔn)確的信息。這些新時期檔案管理工作內(nèi)容和要去的變化要求人事檔案管理工作實行精細化管理。但是根據(jù)對我國現(xiàn)階段人事檔案管理工作的調(diào)查和研究，我國人事檔案管理工作的精細化程度較低，不能滿足新時期人事檔案管理工作的要求。在一些單位中，人事單位管理依然采用傳統(tǒng)的檔案管理形式，檔案的分類和檔案信息更新存在混亂，相關(guān)信息記錄與實際信息存在差異。同時由于人事檔案管理精細化程度較低，造成人事檔案的服務(wù)性大大降低，影響著企業(yè)或單位對人事檔案資源的良好利用。

2.2 人事檔案管理信息化程度低

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)或單位的各種管理逐步開始實行信息化管理。信息化管理能夠提升管理質(zhì)量、簡化相關(guān)的流程、提升工作效率。因此在新時期下人事檔案管理工作應(yīng)該實現(xiàn)信息化管理。但是在我國的企業(yè)和單位中，人事檔案管理工作存在信息化程度較低的問題。在一些企業(yè)中，人事檔案管理依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，沒有建立信息化的電子檔案庫，因此在檔案管理中不能及時的對相關(guān)的檔案信息進行更新，降低了檔案信息的準(zhǔn)確性。同時在一些單位中由于缺少信息化的電子檔案管理，致使單位中的人事檔案利用效率降低，人員檔案調(diào)動和查閱存在困難。從整體上來講信息化程度低大大降低這人事檔案管理的工作質(zhì)量和效率，影響人事檔案服務(wù)型的發(fā)揮。

2.3 缺少完善的人事檔案管理體系

完善的制度體系是人事檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)。但是缺少完善的人事檔案管理體系在我國的人事檔案管理中是普遍存在的。在一些企業(yè)中，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員對企業(yè)人事檔案管理不重視，沒有更具企業(yè)的自身狀況建立完善的企業(yè)人事檔案管理體系，知識企業(yè)的認(rèn)識檔案管理工作存在較大的隨意性，人事檔案管理缺少規(guī)范性，人事檔案保存存在較多問題。同時在一些單位中雖然建立了人事檔案管理體系，但是在缺少相應(yīng)的監(jiān)督體系，從而使得人事檔案管理工作不能嚴(yán)格按照相關(guān)的制度進行，嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量。

3 新時期加強人事檔案管理工作的措施

3.1 提升人事檔案管理的精細化程度

新時期下只有提升檔案管理工作的精細化程度才能提升檔案管理工作的質(zhì)量，才能為企業(yè)和單位的人力資源管理和人才選拔培養(yǎng)提供更好的服務(wù)。首先，要執(zhí)行科學(xué)、完善的檔案管理工作精細化要去。根據(jù)企業(yè)和單位的自身實際情況，結(jié)合新時期人事檔案管理的具體內(nèi)容，對人事檔案管理工作制定相應(yīng)的精細化管理流程細則。同時對人事檔案管理工作中的重點內(nèi)容和一些特殊情況執(zhí)行精細化執(zhí)行步驟。其次，提升人事檔案信息的精細化程度。新時期下人事檔案管理中要在檔案信息的管理上實現(xiàn)精細化。要采用先進的技術(shù)實現(xiàn)人事檔案信息的精細化錄入，保證人事檔案信息的準(zhǔn)確性。只有從多方面。多途徑加強人事檔案管理的精細化程度才能滿足新時期人事檔案管理的相關(guān)要求。

3.2 提升人事檔案管理工作的信息化程度

新時期下人事檔案管理工作的信息化程度的提高主要通過人事檔案管理工作的電子化程度來實現(xiàn)的，因此要逐步的實現(xiàn)人事檔案管理工作的電子化。首先，安裝相應(yīng)的設(shè)備，建立完善的電子化人事檔案管理系統(tǒng)，并對相關(guān)的認(rèn)識檔案管理工作的相關(guān)人員進行培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的人事檔案電子化管理的能力。其次，要利用已有的檔案信息建立人事檔案電子庫，將人事檔案的所有信息進行電子化存儲。同時對相關(guān)的檔案信息及時的進行更新，保證人事檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性。

3.3 建立完善的人事檔案管理體系

完善的人事檔案管理體系對新時期人事檔案管理工作有著重要的作用，是保障人事檔案管理工作順利、規(guī)范開展的基礎(chǔ)，因此新時期下要逐步的建立科學(xué)、完善的認(rèn)識檔案管理體系。首先，企業(yè)和單位要根據(jù)自身檔案管理內(nèi)容，建立完善、科學(xué)的認(rèn)識檔案管理體系。其次，要建立與人事檔案管理系統(tǒng)相對應(yīng)的人事檔案管理進度體系，通過監(jiān)督體系實現(xiàn)人事檔案管理工作按照人事檔案管理體系進行，保證人事檔案管理工作的規(guī)范性。

4 小結(jié)

人事檔案管理工作對企業(yè)和單位的發(fā)展有著重要的作用。新時期人事檔案管理工作面臨著諸多的難點和問題，為提升新時期人事檔案管理工作的質(zhì)量要從提升人事檔案管理的精細化程度、提升人事檔案管理工作的信息化程度、建立完善的人事檔案管理體系方面努力。

參考文獻

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