淺談事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新

龐愛思

摘 要：人事檔案管理是事業(yè)單位的重要組成部分，在人事管理改革體制不斷深入的情況下，必須改變傳統(tǒng)的管理模式，通過擴(kuò)大收集檔案的渠道、提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等，用全新的管理手段適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展。本文主要針對(duì)當(dāng)前人事單位的管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，指出人事檔案管理中的不足，分析創(chuàng)新方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；創(chuàng)新

21世紀(jì)初期，事業(yè)單位都在推行各項(xiàng)改革政策，無論是崗位聘任的合同制還是工資分配的棄行政化，都對(duì)原人事單位提出了新挑戰(zhàn)。人事單位的管理也緊隨時(shí)代改革的步伐，提高檔案的真實(shí)性和可靠性，為人事單位選擇可用人才提供了準(zhǔn)確資料。但我國(guó)的人事檔案中還存在很多的問題，阻礙了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和政策改革。

1.人事檔案管理的現(xiàn)狀

在人事記錄中人事檔案有著重要的作用，因此我們要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和高度的責(zé)任心負(fù)責(zé)人事檔案管理這項(xiàng)工作。通過考察我國(guó)人事檔案管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)很多人事單位對(duì)于檔案的管理還是處于被動(dòng)狀態(tài)，工作中還是存在很多問題，主要有以下幾點(diǎn)。

1.1 管理人員專業(yè)素質(zhì)低。

檔案管理是一項(xiàng)極為繁瑣復(fù)雜的工作，需要工作人員熟悉每份材料，并及時(shí)的進(jìn)行材料的添加，按照規(guī)章制度檔案對(duì)檔案進(jìn)行整理。由于新政策出臺(tái)，新檔案管理人員不再享有國(guó)家公務(wù)員的待遇，造成從事檔案管理的人員人數(shù)減少，流動(dòng)頻繁，同時(shí)連帶影響其他工作的進(jìn)行，這些不利于管理人才的培養(yǎng)和提高管理人員的素質(zhì)。

1.2 檔案管理意識(shí)不高

現(xiàn)有很多人事單位對(duì)檔案管理不夠重視，檔案管理工作放在各項(xiàng)工作之后進(jìn)行，導(dǎo)致檔案管理滯后和形式化。我國(guó)事業(yè)單位開始實(shí)行崗位聘用制，對(duì)工作人員進(jìn)行透明化的招聘，部分人事單位依然采用原有的招聘制度。單位的領(lǐng)導(dǎo)人員和配備人員認(rèn)為檔案的管理工作就是對(duì)材料的保管和保密，人事檔案并沒有發(fā)揮其原有的職能。

1.3 檔案管理的信息化程度不高

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用并沒有改變檔案管理手工操作的現(xiàn)象，無論是檔案的管理人員還是人事單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子化信息管理系統(tǒng)的全面性及安全性存在懷疑。人事單位只是將個(gè)人的信息存入電腦里方便查閱，而檔案的借出和檢索還是憑借手工操作，檔案整體的信息化水平有待提高。

1.4 管理體質(zhì)和手段落后

我國(guó)人事檔案管理制度是“檔隨人走”，一般檔案是由就業(yè)服務(wù)中心、大學(xué)生就業(yè)服務(wù)中心和人才流動(dòng)中心保管，嚴(yán)重束縛了優(yōu)秀人才的流動(dòng)和就業(yè)。這些地方一般由于管理手段落后，檔案長(zhǎng)久存放導(dǎo)致紙質(zhì)發(fā)黃和字跡褪色的現(xiàn)象，嚴(yán)重挑戰(zhàn)了檔案的完整性和準(zhǔn)確性。管理設(shè)備、管理手段和管理設(shè)備的落后影響了檔案管理水平。

2.人事檔案管理的創(chuàng)新與改革

當(dāng)今世界是一個(gè)高度信息化、全球化的時(shí)代，作為事業(yè)單位重要組成部分，人事檔案管理需要從傳統(tǒng)的管理方法中走出來，改革為全方位檔案信息管理、信息開發(fā)和信息服務(wù)三位一體的新體制。不僅要加強(qiáng)硬件設(shè)備，同時(shí)也要從一下三方面改革。

2.1 大膽探索，勇于創(chuàng)新

在保留人事檔案嚴(yán)肅性、保密性和真實(shí)性的同時(shí)，還探索新的改革渠道，通過現(xiàn)代化手段，建立人事檔案跟蹤系統(tǒng)，提高人事檔案的利用價(jià)值。首先充分開發(fā)人事檔案，研究人事檔案的管理軟件，探索新途徑，把人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的維護(hù)管理。利用方便、快捷的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把人事檔案變成開放式共享資源，建立全國(guó)或區(qū)域聯(lián)網(wǎng)公共管理系統(tǒng)，方便人事調(diào)動(dòng)和查閱；再次，從人事檔案流動(dòng)著手。市場(chǎng)要求人才流動(dòng)，將有用的人才利用到能發(fā)揮其作用的崗位上?？焖儆行нM(jìn)行人事檔案調(diào)動(dòng)，可以促進(jìn)人事資源的有效配置。其次，加強(qiáng)管理檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，建立檔案技術(shù)研究基地。培養(yǎng)一批具有高操作能力的技術(shù)能手，培養(yǎng)一批高管理水平的檔案管理人才，培養(yǎng)一批既懂外語(yǔ)又具備一定社會(huì)公關(guān)能力，全面發(fā)展的青年檔案人才。從而，使檔案加快實(shí)現(xiàn)從封閉型向開發(fā)型的轉(zhuǎn)變，從實(shí)體到虛體的轉(zhuǎn)變，從文字管理到信息管理的轉(zhuǎn)變。

2.2 拓展空間服務(wù)于市場(chǎng)

在這個(gè)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的時(shí)代，人才是最寶貴的資源，是各國(guó)綜合國(guó)力競(jìng)爭(zhēng)中取得主動(dòng)權(quán)的重要因素。國(guó)家需要一批各行各業(yè)的寶貴人材，因此在人事檔案管理上，我們要解放思想，轉(zhuǎn)變?cè)杏^念，積極探索新體制和工作機(jī)制。以滿足社會(huì)對(duì)人才的需要為出發(fā)點(diǎn)，在人才資源的開發(fā)上做到以下三點(diǎn)：首先，檔案管理人員需要到社會(huì)中去，進(jìn)行人才調(diào)查，了解檔案的準(zhǔn)確性和全面性，對(duì)人才需求有一個(gè)清晰的了解；其次，為傳統(tǒng)的支柱產(chǎn)業(yè)和優(yōu)秀產(chǎn)業(yè)的改造提供人才支撐；最后，為事業(yè)單位和政府改革注入新的活力。在進(jìn)行檔案調(diào)查時(shí)，做好建檔工作，即包括國(guó)內(nèi)的事業(yè)單位的人才信息庫(kù)，也包括國(guó)外專家和人才動(dòng)態(tài)，為我國(guó)人才的發(fā)展提供決策服務(wù)。人事檔案管理應(yīng)該從封閉走向開放，成為全社會(huì)共享的資源。與此可見，全方位、立體的考察社會(huì)各層面對(duì)人事的不同需求，是人才檔案的必要條件。社會(huì)對(duì)人事檔案的廣泛需求，為人事檔案提供生存和發(fā)展空間，促進(jìn)其自身的創(chuàng)新和改革。

2.3 圍繞于改革，服務(wù)于改革

事業(yè)單位實(shí)行全員聘用制之后，就必須建立與之相對(duì)應(yīng)的人才管理機(jī)構(gòu)，使人才管理走向正規(guī)。因此，首先要明確政府人事機(jī)構(gòu)的作用。政府人事機(jī)構(gòu)要按照國(guó)家的規(guī)定，對(duì)人事檔案統(tǒng)一管理。首先，不受政府委托的部門，沒有保管人事檔案的資格；其次，要嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案管理的保管資格，保護(hù)人事檔案的嚴(yán)格性和真實(shí)性。管理人員應(yīng)該依法辦事，堅(jiān)持原則。對(duì)所收集資料嚴(yán)格審查、鑒別，對(duì)于不合格的檔案嚴(yán)禁入庫(kù)，不得允許他人私自抽動(dòng)、涂改、偽造和銷毀。研究人員要在實(shí)踐中不斷探索、完善人事檔案管理，為人事改革服務(wù)。

2.4 拓寬檔案管理開發(fā)利用

在進(jìn)行拓展人事檔案管理時(shí)要始終堅(jiān)持：新型的工作原則；相互協(xié)調(diào)發(fā)展的原則；堅(jiān)持效益服務(wù)的原則。

2.4.1堅(jiān)持新型工作原則

隨著高科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的工作理念不能適應(yīng)新型檔案管理的需求。在新型的檔案管理中，檔案庫(kù)的管理工作是重要的一環(huán)節(jié)，如果脫離了這一環(huán)節(jié)，就會(huì)失去它原有的作用。人事檔案管理負(fù)責(zé)整條連的信息的串接和運(yùn)輸，檔案工作人員要堅(jiān)持“開放、協(xié)調(diào)、服務(wù)、規(guī)范”原則，使這項(xiàng)工作充滿活力。

2.4.2堅(jiān)持協(xié)調(diào)原則

事物之間發(fā)展都有其內(nèi)部的聯(lián)系，人事檔案管理的發(fā)展要與其他形式的發(fā)展相一致，既要與經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展相協(xié)調(diào)，又要與社會(huì)的發(fā)展形式一致，既要與內(nèi)部發(fā)展相符，又要緊隨外部發(fā)展步伐。

2.4.3堅(jiān)持效益服務(wù)的原則

任何企業(yè)的發(fā)展都是以利益為目的，事業(yè)單位也不例外。事業(yè)單位在努力提高自生的服務(wù)同時(shí)，也要努力提高自身的效益，實(shí)現(xiàn)利益和效益的雙豐收。

3 結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)的事業(yè)單位的檔案管理模式已不能再適應(yīng)現(xiàn)有的人事制度的變革，存在人管理人員的素質(zhì)底，管理手段不合理等諸多問題。新時(shí)期的事業(yè)單位，要以加強(qiáng)人事管理為目的，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，繼續(xù)發(fā)揮人事檔案管理的歷史價(jià)值和參考價(jià)值，保證在人事體質(zhì)變革下，人事檔案的順利轉(zhuǎn)變。綜上所述，在這個(gè)創(chuàng)新的時(shí)代，事業(yè)單位要做好檔案管理工作，必須加強(qiáng)創(chuàng)新力度，緊跟時(shí)代步伐，提高檔案管理水平。

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