水務(wù)工程建設(shè)檔案管理工作的要點(diǎn)探討

王鑫

摘 要：本人結(jié)合參加的水務(wù)工程建設(shè)檔案管理工作，從檔案管理文檔編碼體系的建立和實(shí)際工程建設(shè)中檔案管理重點(diǎn)內(nèi)容兩個(gè)方面探討工程建設(shè)過(guò)程中檔案管理工作的要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案；文檔編碼體系

1 前言

檔案是記錄工程建設(shè)過(guò)程中發(fā)生的重要事項(xiàng)的載體，完整、清晰、準(zhǔn)確的檔案既是對(duì)工程自身的總結(jié)，更是今后其他建設(shè)工程的參考資料。本人結(jié)合參加的某水務(wù)工程建設(shè)檔案管理工作，從檔案管理文檔編碼體系的建立和實(shí)際工程建設(shè)中檔案管理重點(diǎn)內(nèi)容兩個(gè)方面探討工程建設(shè)過(guò)程中檔案管理工作的要點(diǎn)。

2 檔案管理文檔編碼體系的建立

在工程建設(shè)的過(guò)程中，每日都會(huì)產(chǎn)生大量需要存檔的文件材料，真實(shí)、完整、系統(tǒng)、高效的管理在建工程的文件檔案就顯得尤為重要。本人在工作中探索出文檔編碼體系，用于管理項(xiàng)目文件檔案。所謂文檔編碼體系就是制定一個(gè)原則，對(duì)存檔的每份資料都編排了唯一的編碼，使得檔案存之能夠“有章有法”，用之能夠“按圖索驥”。以下就文檔編碼體系做簡(jiǎn)要說(shuō)明。

1、分類原則

1.1本工程文件材料共分八個(gè)目錄，每個(gè)目錄以字母縮寫標(biāo)識(shí)（即案卷題名代字）；每個(gè)目錄下設(shè)多個(gè)一級(jí)子目錄，一級(jí)子目錄下設(shè)多個(gè)二級(jí)子目錄，二級(jí)子目錄下可依據(jù)實(shí)際需求下設(shè)三件子目錄。一、二、三級(jí)子目錄均以兩位數(shù)的阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，一級(jí)子目錄的劃分結(jié)合工程實(shí)際確定分類編碼，二、三級(jí)子目錄為流水編碼。

例如，本工程八個(gè)目錄分別為政府批文、合同、招投標(biāo)、技術(shù)資料文件、造價(jià)管理文件、項(xiàng)目管理文件、施工管理文件、圖像資料。其中“招投標(biāo)”目錄中，其一級(jí)子目錄包括“咨詢類招投標(biāo)”、“施工類招投標(biāo)”、“設(shè)備材料招投標(biāo)”等；“施工類招投標(biāo)”的二級(jí)子目錄又分為“商務(wù)文件”、“施工組織設(shè)計(jì)”等；每項(xiàng)二級(jí)子目錄下又分為“第一標(biāo)段”、“第二標(biāo)段”等多個(gè)三級(jí)子目錄。

1.2二、三級(jí)子目錄中的編號(hào)可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況調(diào)整先后順序。

1.3各級(jí)子目錄可按需要往后順序增加。

1.4編碼標(biāo)識(shí)于存檔文件的右上角。

1.5存檔文件編碼后應(yīng)及時(shí)錄入至“資料文檔編碼體系”數(shù)據(jù)庫(kù)中。

2、檔案的組卷要求

2.1文件材料立卷厚度在200頁(yè)左右，以不超過(guò)3cm為宜。

2.2案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件，不同載體的文件分別組卷。

2.3組卷方法：

2.3.1本工程將八個(gè)目錄分別共組八個(gè)大卷，大卷下再設(shè)多個(gè)小卷，每個(gè)小卷內(nèi)均附有卷內(nèi)目錄，以便查找。

2.3.2同一事項(xiàng)文件材料的請(qǐng)示與批復(fù)、主件與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，主件在前、附件在后的順序排列。

3、檔案編碼

檔案編碼由工程項(xiàng)目代字、案卷題名代字、一級(jí)子目錄編碼、二級(jí)子目錄編碼、三級(jí)子目錄編碼等五部分組成。如本工程施工一標(biāo)商務(wù)文件的招投標(biāo)材料，其編碼為：

XXX—ZTB—02—05—01。

3 實(shí)際工程建設(shè)中檔案管理重點(diǎn)內(nèi)容

本工程在建設(shè)過(guò)程中，為確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)《檔案法》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《XX區(qū)水務(wù)局水利工程檔案管理規(guī)范》和檔案工作的各項(xiàng)方針、政策、規(guī)范并結(jié)合工程開(kāi)展實(shí)際情況，確定了檔案管理工作重點(diǎn)，并制定了檔案管理工作計(jì)劃。

1、建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

建立工程檔案管理專項(xiàng)制度，將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理，建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制。

2、配備專職檔案管理人員，滿足檔案管理工作需要。

配備專職檔案管理人員，對(duì)工程檔案進(jìn)行管理；收集和整理建設(shè)單位基建文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔；監(jiān)督、檢查監(jiān)理單位監(jiān)理文件的形成、積累和立卷歸檔工作；委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查施工文件的形成、積累和立卷歸檔工作，并對(duì)監(jiān)理單位的工作進(jìn)行督察。

3、檔案驗(yàn)收、移交工作。

3.1 檔案驗(yàn)收前組織開(kāi)展全面自查工作。

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前，應(yīng)組織項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員，根據(jù)檔案工作的相關(guān)要求，依照《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容及要求》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《北京市城市建設(shè)檔案管理辦法》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行全面自查工作，針對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)完成整改。

3.2 提請(qǐng)北京市城建檔案館對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。

3.3 提請(qǐng)北京市檔案局對(duì)工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案工作是建設(shè)工程中一項(xiàng)“功在當(dāng)代、利在千秋”的重要內(nèi)容，檔案管理人員必須要做到不斷的探索總結(jié)新方法，增強(qiáng)管好檔案的自覺(jué)性、提高規(guī)范化、科學(xué)化管理檔案的技術(shù)水平。使得檔案這種信息資源作為工程建設(shè)的真實(shí)記錄在各方面發(fā)揮其重要的作用。