辦公室綜合文秘崗位工作創(chuàng)新的幾點(diǎn)思考

鄭世安

摘 要：事業(yè)單位辦公室綜合文秘崗位工作內(nèi)容比較繁雜，涉及的方面也比較多，同時(shí)對工作的專業(yè)性與政治性要求比較高，由此可見并不是所有人都能夠勝任該項(xiàng)工作。本文就主要對辦公室綜合文秘崗位工作創(chuàng)新認(rèn)識(shí)進(jìn)行了探討，僅供交流。

關(guān)鍵詞：辦公室工作；意識(shí)；責(zé)任；素質(zhì)；建設(shè)

辦公室綜合文秘崗位主要功能是綜合協(xié)調(diào)，同時(shí)還負(fù)責(zé)后勤保障等。因?yàn)槭聵I(yè)單位辦公室向來是人少事多，這就要求該崗位人員有犧牲小我的精神，認(rèn)真負(fù)責(zé)的對待每一項(xiàng)工作。除此之外，還要注重在工作中不斷的創(chuàng)新自己的工作方式，確保文秘工作落實(shí)到位，以保證單位的正常運(yùn)行。

1 辦公室文秘崗位工作的職責(zé)

辦公室文秘工作的主要職責(zé)大致有：輔助參謀、協(xié)調(diào)溝通、接人待物、撰寫公文文書、文件管理、傳達(dá)信息、會(huì)議組織以及協(xié)助主任做好辦公室日常工作。文秘工作的這些職責(zé)決定了辦公室文秘工作人員必須具備各種素質(zhì)，現(xiàn)在事業(yè)單位對從事辦公室文秘工作者的素質(zhì)要求愈來愈高，要求從事辦公室文秘工作者具備扎實(shí)的文字功底、敏銳的政治頭腦、刻苦的學(xué)習(xí)態(tài)度、較強(qiáng)的交際能力、熟練的協(xié)調(diào)技術(shù)、良好的心理承受能力以及較強(qiáng)的職業(yè)道德和責(zé)任心。這樣，可以看出事業(yè)單位對文秘工作者的要求是很高的，這正反映出了辦公室文秘工作在現(xiàn)代事業(yè)單位中有著越來越重要的作用。

2 辦公室綜合文秘需具備的條件

1、要具備基本的敬業(yè)精神

辦公室綜合文秘需要具備基本的敬業(yè)精神，平時(shí)認(rèn)真對待工作，勤勉負(fù)責(zé)。自身要擁有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，使自己的工作與單位其他方面工作協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來。此外，辦公室綜合文秘人員必須要有組織紀(jì)律意識(shí)，面對各種工作內(nèi)容都能夠靈活應(yīng)對，大到文字材料的撰寫，小到端茶倒水，都要認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成。有些時(shí)候，辦公室綜合文秘為了撰寫一篇材料或者接待來客，通常要加班，甚至沒有節(jié)假日，此時(shí)文秘就不能有任何的抱怨，同時(shí)要經(jīng)受住各種誘惑和考驗(yàn)。

2、思想要靈活

辦公室綜合文秘崗位雖然工作內(nèi)容看似都十分微小，似乎并不需要工作者卻思考，只要完成一些機(jī)械式的工作即可，但是實(shí)際上并非如此。綜合文秘的工作內(nèi)容十分繁雜，可能有些工作會(huì)產(chǎn)生沖突，在這種情況下，如果只是機(jī)械式的重復(fù)勞動(dòng)未必能夠解決問題。所以綜合文秘必須要由思想靈活的人勝任，以便于在工作中靈活處理各項(xiàng)事務(wù)。但是靈活歸靈活，切忌脫離實(shí)際，一切都要以實(shí)際為出發(fā)點(diǎn)，不能為了迎合領(lǐng)導(dǎo)，盲目服從，如果領(lǐng)導(dǎo)某些方面決策有有失誤，可以進(jìn)行提醒。另外，要時(shí)刻警惕各種不良思想的進(jìn)入，尤其是不正之風(fēng)。事業(yè)單位存在的價(jià)值就是為大眾服務(wù)，而辦公室綜合文秘作為一個(gè)非常重要的崗位，如果該崗位工作者存有腐敗等不正思想，將對事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展造成極大的影響。

3、辦事穩(wěn)重、不毛躁

辦公室綜合文秘辦事一定要穩(wěn)妥，不能毛毛躁躁。文秘崗位內(nèi)容比較繁雜，而且各項(xiàng)工作之間存在著比較大的聯(lián)系，如果工作中過于毛躁，很有可能會(huì)導(dǎo)致工作混亂，理不清頭緒。一般事業(yè)單位辦公室的工作人員少，但需要處理的問題有很多，這一矛盾短時(shí)間內(nèi)很難解決，再加上事業(yè)單位各個(gè)崗位人員因?yàn)楣ぷ鹘?jīng)歷、崗位責(zé)任、文化水平等存在著不同，因此往往會(huì)給工作順利開展帶來阻礙。此時(shí)就需要辦公室綜合文秘處理好與各個(gè)崗位工作人員的關(guān)系，大事情必須堅(jiān)持原則，小事情要講究風(fēng)格，這樣才能夠有條不紊的做好各項(xiàng)工作。

3 辦公室綜合文秘崗位工作創(chuàng)新認(rèn)識(shí)

1、思想方面的創(chuàng)新認(rèn)識(shí)

辦公室是事業(yè)單位的過渡機(jī)構(gòu)，主要功能就是綜合協(xié)調(diào)，監(jiān)督檢查，總體上講就是承上啟下。通常情況下，辦公室綜合文秘主要負(fù)責(zé)兩方面的工作，一方面是事務(wù)性質(zhì)的工作，比如處理公文、溝通協(xié)調(diào)等，另一方面是政務(wù)性質(zhì)的工作，比如綜合分析、作領(lǐng)導(dǎo)助手等?？傮w概括起來，就是負(fù)責(zé)時(shí)常工作處理，參與政務(wù)性工作。從這一表述中，也能夠看出辦公室綜合文秘崗位需要做很多事情，而且這些事情比較雜亂，但是對專業(yè)性要求卻非常高，基于此，該崗位工作人員定要做好充分的思想準(zhǔn)備，不斷的提高自己的業(yè)務(wù)能力，努力將這份工作做好，而不能懈怠。

2、業(yè)務(wù)素質(zhì)方面的創(chuàng)新認(rèn)識(shí)

辦公室綜合文秘工作內(nèi)容看似比較簡單，但是卻又非常強(qiáng)的政策性，同時(shí)要求工作者必須具有相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)。正是因?yàn)槿绱?，該崗位工作者必須熟知政策?guī)定，對政治具有相應(yīng)的敏銳性，能夠從中解讀出新內(nèi)容。另外，既要有綜合分析、文字表達(dá)的能力，又要有溝通協(xié)調(diào)、調(diào)查研究的能力，還要會(huì)使用各種辦公室設(shè)備，這些能力的要求，就需要辦公室工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)豐富、視野廣闊、思維清晰，要具備知識(shí)“復(fù)合型”人才的標(biāo)準(zhǔn)。

3 服務(wù)質(zhì)量上

“辦公室工作無小事”，體現(xiàn)了辦公室工作服務(wù)一切的核心，服務(wù)工作是衡量辦公室工作質(zhì)量和水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。做好服務(wù)工作，不僅要有服務(wù)意識(shí)，更要有服務(wù)實(shí)效，提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。新形勢下，隨著各項(xiàng)工作任務(wù)的增多，對辦公室工作提出了新的要求，促使辦公室人員在節(jié)奏加快的同時(shí)，要不斷創(chuàng)新思維能力，主動(dòng)工作、超前服務(wù)，不斷提高服務(wù)的質(zhì)量和品質(zhì)。隨著社會(huì)飛速發(fā)展，知識(shí)更新日新月異，現(xiàn)代化辦公也早已進(jìn)入到辦公室工作中，尤其是當(dāng)前推行的信息化辦公等，還包括一些新型的辦公設(shè)備的操作、運(yùn)用、維護(hù)、管理等，辦公室工作人員不僅要人會(huì)我會(huì)，更要人會(huì)我精，才能確保工作的高效開展，滿足各方面的需求，做好服務(wù)工作。

4 加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)

新形勢下，要實(shí)現(xiàn)辦公室工作質(zhì)量和效率的統(tǒng)一，確保單位其他各項(xiàng)工作的正常開展，只有不斷規(guī)范辦公室工作，提高工作的層次性，才能使各項(xiàng)工作有章可循、有序可依。首先要規(guī)范辦公室工作流程和體系，理順各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，建立簡單明了的工作臺(tái)賬，做到職責(zé)清晰、管理科學(xué)、程序規(guī)范，使工作有記錄，執(zhí)行有內(nèi)容，操作有章法，從而提高工作效率；其次，加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)，辦公室工作機(jī)動(dòng)性強(qiáng)，事無巨細(xì)，牽一發(fā)而動(dòng)全身，加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行首問負(fù)責(zé)制，確保其他各項(xiàng)工作落實(shí)到位，才不會(huì)出現(xiàn)因辦公室工作的這一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題而影響整個(gè)工作的進(jìn)展；最后，加強(qiáng)督查督辦，督查督辦的目的是為了更好地落實(shí)，規(guī)范督查程序，完善督辦方式，加大督查力度，提高工作效率，使各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。

4 結(jié)束語

綜上所述，可知辦公室可以看作是事業(yè)單位中樞神經(jīng)，承擔(dān)著重要的職能，既要當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的幫手參謀某項(xiàng)工作任務(wù)，同時(shí)又要服務(wù)于各個(gè)部門，溝通協(xié)調(diào)好各方面的需求?？梢哉f，辦公室涉及到事業(yè)單位的各項(xiàng)工作內(nèi)容，因此該崗位人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行工作上的創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1] 邱松英. 探討如何做好辦公室文秘工作[J]. 經(jīng)營管理者. 2014（20）

[2] 馬延?jì)? 企業(yè)辦公室文秘如何發(fā)揮好參謀助手作用[J]. 中外企業(yè)家. 2014（09）

[3] 呂沁芮. 淺談辦公室文秘人員的能力結(jié)構(gòu)[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2014（03）