特殊載體檔案管理現(xiàn)狀及對策

駱違穎

特殊載體檔案包括照片、各種證書、獎狀、獎牌、獎杯、印章、錄音、錄像等。在對內(nèi)進(jìn)行職工思想教育、對外宣傳企業(yè)形象中真實、直觀的特性，是其他任何載體形式的檔案不能替代的，保存的完好與否，將直接影響到檔案利用的效果高低，廣大檔案工作者，必須加強(qiáng)對特殊載體檔案的管理，才能充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

1 特殊載體檔案利用形式及其效果

通過對檔案利用形式及其效果的統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)特殊載體檔案的利用頻率越來越高，在企業(yè)舉辦展覽、慶祝紀(jì)念活動，制作畫冊、拍攝記錄片以及編修史志等方面都大量地利用了特殊載體檔案，而且從利用形式來看，多數(shù)是以拍照錄像、翻拍、掃描、復(fù)印的形式加以利用。如淄礦集團(tuán)埠村煤礦慶祝建礦50周年活動中，制作的大型畫冊《大地作證》及記錄片《為了新的掘起》，掃描、翻拍照片檔案45張、拍攝證書、獎牌等各類集體及個人榮譽(yù)23件，畫冊生動地再現(xiàn)了埠村煤礦50多年的滄桑巨變，記錄片的播放更是引起廣大干部職工強(qiáng)烈共鳴，深感企業(yè)今天的強(qiáng)大是多么的來之不易，立足本職崗位，愛崗敬業(yè)、踏實工作的豪情油然而生，不次于一堂生動、深入的職工思想教育課。淄博煤礦展覽館重新布館工程，復(fù)印、掃描、拍攝各類檔案資料85件，復(fù)印400多頁，截取新聞錄像時長達(dá)200余小時，翻拍照片30余張，仿真制作榮譽(yù)獎牌20余件。依托豐富、真實的檔案資源布置起來的13個展廳，布局精美、場面壯觀、氣勢宏大，吸引著廣大干部職工及社會各界人士前來參觀鑒賞，在社會上產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。淄博市委辦公廳工作人員參觀后感慨地說：“這里不僅展示了淄博煤礦的發(fā)展歷程，也是淄博黨建史、革命史以及改革發(fā)展史的一個縮影，我們要將這里作為愛國主義教育和傳統(tǒng)教育基地，讓各級領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)真學(xué)習(xí)、借鑒”； 本單位職工觀看展覽館后意猶未盡地說：“作為淄礦的一員，在這里我用心體會了百年淄礦跌宕起伏、化蛹成蝶的難忘歲月，今后要勤奮工作，讓淄礦變得更美好”。可見，特殊載體類檔案的感染力之強(qiáng)，影響范圍之廣，社會效益之大是其他任何形式的檔案無法比擬的。

2 特種載體檔案管理現(xiàn)狀

（一）收集不全面。一是來源于企業(yè)重大事項、重大活動的錄像、照片檔案，由于參與活動的單位較多，各自職責(zé)不清，攝錄人員檔案意識薄弱、收集工作的相對滯后，導(dǎo)致錄像、照片檔案歸檔質(zhì)量不高、數(shù)量不全；其二是重要的榮譽(yù)證書、獎狀、獎牌檔案，領(lǐng)取單位歸檔不主動，漏歸現(xiàn)象嚴(yán)重；三是錄像帶重復(fù)利用等諸多因素，造成錄像資料流失的現(xiàn)象十分嚴(yán)重。

（二）整理不規(guī)范。主要表現(xiàn)在照片檔案明的拍攝時間、背景、事由、照片中人物等說明不夠詳細(xì)，有些甚至沒有說明文字，極大的降低了照片檔案的真實可靠性，對利用者來說搞清楚照片的真實情況是個極大的挑戰(zhàn)。

（三）保存條件不達(dá)標(biāo)。一是庫房通風(fēng)條件差、溫濕度大，獎牌受潮生銹、彎曲變形現(xiàn)象；二是聲像檔案沒有專用的防磁柜，錄像光盤有消磁現(xiàn)象；三是獎杯沒有固定的擺放位置，受到外力碰撞，破碎損毀現(xiàn)象。

（四）數(shù)字化程度低。特殊載體檔案形式多樣，材質(zhì)各異、大小不一，導(dǎo)致數(shù)字化方式不一，數(shù)字化的難度大。比如證書檔案，幅面小的可以掃描，幅面大的就只能拍照；獎牌、獎杯檔案只能拍照，但由于獎牌材質(zhì)的特殊性，有些獎牌表面光亮如鏡，拍照難度相當(dāng)大；錄像帶要轉(zhuǎn)換成光盤，必須有可用的設(shè)備；各種條件的制約，導(dǎo)致這類檔案的數(shù)字化程度非常低。

3 解決對策

（一）加大收集力度。檔案人員作為社會財富的管理者，本著對歷史和未來負(fù)責(zé)的精神，不僅要保管好現(xiàn)有的檔案資源，同時要對新生的檔案資料進(jìn)行全面的收集、整理，使檔案在未來能夠更加全面真實的再現(xiàn)歷史。針對特種載體檔案收集難的現(xiàn)狀，在各種管理制度保障基礎(chǔ)上，檔案員要真正負(fù)起責(zé)任，與各相關(guān)部門多溝通、多聯(lián)系，關(guān)注企業(yè)的重大事項和活動，對事項和活動中能產(chǎn)生哪些檔案，哪些檔案應(yīng)在什么時間收集，向誰收集做到心中有數(shù)，做到事前策劃，事中參與，事后跟蹤，保證及時完好的收集歸檔。其次，下大力氣做好宣傳工作，隨時隨地進(jìn)行檔案意識宣傳，提高廣大干部職工檔案意識，促進(jìn)其主動存檔。

（二）創(chuàng)新管理手段。利用現(xiàn)代化手段，對現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，對老照片進(jìn)行掃描，證書、獎牌、錦旗等實物類檔案資料進(jìn)行拍照，制作成電子檔案，直接掛接在檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中；以數(shù)碼設(shè)備形成的照片，直接掛接在檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)實物與電子檔案同時存檔。另外對形成的所有電子檔案采用U盤、移動硬盤，光盤制作兩份備份，離線保存。其中一份可以直接向利用者提供，避免了每位利用者每次使用都要親自進(jìn)行拍照、掃描工作，既可以節(jié)約時間，實現(xiàn)資源共享，又可以避免檔案原件外借，保證原件的完好無損，有利于提高檔案的管理水平。另外，由于榮譽(yù)檔案的利用者多數(shù)都是要求利用某一級別以上榮譽(yù)，因此，在檔案管理系統(tǒng)“實物檔案模板”中填加“級別”字段，這樣就能很快在數(shù)據(jù)庫中以“級別”檢索到所需級別的全部檔案資料。

（三）增加設(shè)施投入。檔案管理雖然不會創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，但所創(chuàng)造的社會效益和長遠(yuǎn)價值卻不可估量。要做好檔案管理工作，不斷提高檔案管理水平，先進(jìn)的軟硬件支持必不可少。因此，要加強(qiáng)對檔案設(shè)施的投入，給檔案管理工作創(chuàng)造一個良好的技術(shù)平臺。比如，針對獎牌、獎杯等各榮譽(yù)檔案易損的現(xiàn)狀，可以制作榮譽(yù)展示臺，把各類榮譽(yù)獎牌、獎杯擺放在固定位置，既美觀又能提高安全保管的可靠性。針對錄像帶重復(fù)利用，聲像資料流失現(xiàn)狀，給攝像部門配置刻錄機(jī)，將錄像刻錄成光盤保存，既能保證聲像資料的完整，又便于檔案管理人員在歸檔時利用電腦進(jìn)行資料核實。針對照片檔案收集不全面的狀況，給檔案部門配置攝影器材，檔案管理者可以根據(jù)歸檔要求直接參與拍攝，及時填加注釋，說明錄入時間、地點、人物、事由、經(jīng)辦人員，確保照片的說明文字真實、全面、完整可靠，既能保證照片的歸檔數(shù)量，又能保證歸檔質(zhì)量。

（四）豐富知識儲備。檔案管理者要主動學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，積極涉足新的學(xué)科領(lǐng)域，提高自身整體素質(zhì)。檔案管理既是一門專業(yè)性很強(qiáng)的學(xué)科，同時又與其它學(xué)科有著千絲萬縷的聯(lián)系。這就要求廣大檔案工作者，不僅要有豐富的檔案專業(yè)知識和工作技能，同時還要掌握其它相關(guān)學(xué)科的知識，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，更是給檔案工作的發(fā)展帶來新的挑戰(zhàn)。因此，檔案人員必須要適應(yīng)新形勢，解放思想，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)枷鎖和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。要不斷學(xué)習(xí)新知識，拓寬視野，熟悉電子計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、影像技術(shù)，在實際工作中做到觸類旁通，靈活運(yùn)用，使自己由單一專業(yè)型向一專多能的復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變，善于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，大膽嘗試新的管理方式，不斷提高檔案管理水平。

由于特殊載體檔案的自身特點，在管理中難免出現(xiàn)這樣那樣的問題，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，還會不斷出現(xiàn)各種新型載體檔案，如何采取科學(xué)的方法加以保管利用，需要廣大檔案工作者不斷進(jìn)行深入的探討和研究。

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