基于Web 2.0的科技查新檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

石蕾

(西安交通大學(xué),710061)

摘要：文章分析當(dāng)前查新機(jī)構(gòu)對查新檔案管理系統(tǒng)的需求，從系統(tǒng)設(shè)計(jì)的角度介紹了基于富客戶端和DWR技術(shù)的查新檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)方案、關(guān)鍵技術(shù)和實(shí)現(xiàn)方法。

關(guān)鍵詞：查新檔案;web2.0;DWR;JfreeChat；檔案管理；富客戶端技術(shù)

中圖分類號：G250.7

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-1525(2015)01-0050-05

Abstract：After analyzing the requirements of current Sci-Tech Novelty Retrieval organizations for Sci-Tech Novelty Retrieval Archive Management System, the article makes an introduction to the rich clients and DWR technology based on the Sci-Tech Novelty Retrieval Archive Management System, examines the technical solutions, key technologies and implementation methods from the design of the system.

作者簡介：石蕾，女，館員。

收稿日期：2014-06-10

Design and implementation of Sci-tech Novelty Retrieval Archive Management System based on Web 2.0

SHI Lei

(Xi’an Jiaotong University, Xi’an710061, China )

Key words： Sci-Tech Novelty Retrieval Archive; web2.0; DWR; JfreeChat

1引言

查新檔案基本分為文書檔案和項(xiàng)目檔案兩大類。文書檔案包括上級下發(fā)給查新機(jī)構(gòu)的各種有關(guān)查新的規(guī)定、細(xì)則等，查新機(jī)構(gòu)制定的各種有關(guān)查新的規(guī)章制度、查新機(jī)構(gòu)的年檢材料和查新工作總結(jié)、查新項(xiàng)目登記、查新咨詢專家數(shù)據(jù)庫和有關(guān)業(yè)績材料，以及查新人員在工作中所獲成果、發(fā)表的著作和論文等有關(guān)資料。對于文書檔案應(yīng)當(dāng)立卷保管，按年度歸檔，長期保存。項(xiàng)目檔案包括查新合同、查新報(bào)告、查新項(xiàng)目的主要科學(xué)技術(shù)資料、查新咨詢專家的書面咨詢意見及查新人員的工作紀(jì)錄等[1,2]。

目前，各查新站不但保存查新檔案的印刷版，而且保存查新檔案的電子版。印刷版采用傳統(tǒng)的文檔盒保存，電子版采用Email或FTP服務(wù)器上傳給查新檔案管理人員，查新檔案管理人員制作excel電子表格登記每個(gè)查新報(bào)告的目錄信息。這樣的管理方式不但增加了檔案管理人員的工作量，而且不方便工作統(tǒng)計(jì)分析。部分高校采用了web版的查新檔案管理，但都停留在簡單的目錄提交和查詢，沒有自動從用戶填寫的合同中提取數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)分析模塊和導(dǎo)入導(dǎo)出word、excel功能。由于客戶端未采用ajax技術(shù)，所以頁面的動態(tài)性和用戶體驗(yàn)較差。

本文擬采用一種流行的富客戶端技術(shù)ExtJS框架開發(fā)用戶界面，以提高頁面的動態(tài)性和用戶體驗(yàn)。后臺采用跨平臺java語言和mysql數(shù)據(jù)庫。查新檔案數(shù)據(jù)分析采用了JfreeChat庫生成各種圖表進(jìn)行直觀顯示。為了減少輸入查新目錄的工作量，采用POI類庫從查新合同word文件中提取相應(yīng)字段導(dǎo)入后臺數(shù)據(jù)庫。由于以前采用的是excel電子表格管理數(shù)據(jù)，為了導(dǎo)入以前的數(shù)據(jù)，我們增加了excel導(dǎo)入導(dǎo)出模塊，所有的查新目錄信息可以直接從excel導(dǎo)入，也可以將數(shù)據(jù)庫的信息導(dǎo)出為excel表格，再進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

2需求分析

根據(jù)查新檔案管理人員提出的功能要求，通過對系統(tǒng)流程、功能模塊、技術(shù)方法等方面進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)，并最終完成整個(gè)系統(tǒng)的開發(fā)。系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)模式，主要包括數(shù)據(jù)的增刪改查、數(shù)據(jù)分析圖形化顯示、電子版全文提交、導(dǎo)入導(dǎo)出word、excel文檔。

系統(tǒng)主要完成以下目標(biāo)：(1)基于web形式的檔案分布式管理;(2)查新人員可以從瀏覽器輸入數(shù)據(jù),從查新合同導(dǎo)入數(shù)據(jù),從excel表格導(dǎo)入數(shù)據(jù),將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為word或excel文檔。通過web界面提交查新報(bào)告全文，報(bào)告全文會自動和目錄信息進(jìn)行超鏈接關(guān)聯(lián)。(3)可以按照各種字段組合查詢數(shù)據(jù),有權(quán)限用戶可以直接打開查新報(bào)告全文。(4)對查新檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，結(jié)果為圖或者報(bào)表的形式。

3系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

3.1 實(shí)現(xiàn)平臺

本系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，數(shù)據(jù)庫采用mysql，后臺編程采用java編程語言，用戶界面全部采用ExtJS框架，導(dǎo)入導(dǎo)出word或excel文檔采用dwr類庫直接調(diào)用后臺Java類，結(jié)果分析采用JfreeChat類庫生產(chǎn)圖表，開發(fā)環(huán)境采用MyEclipse，應(yīng)用服務(wù)采用tomcat容器，系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境采用redhat操作系統(tǒng)。

3.2 功能模塊

科技查新檔案管理系統(tǒng)可以分為以下3個(gè)大模塊：(1)查新管理模塊。該模塊包括以下幾個(gè)部分，數(shù)據(jù)的增、刪、改、查，導(dǎo)入word合同，導(dǎo)入excel表格，導(dǎo)出excel表格，生成報(bào)表。在該界面查新人員可以手動錄入查新目錄數(shù)據(jù)，可以直接從用戶填寫的word合同中提取表格數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng),可以將原來的excel電子表格導(dǎo)入系統(tǒng),或?qū)⑾到y(tǒng)現(xiàn)有數(shù)據(jù)導(dǎo)出為excel表格。(2)結(jié)果分析模塊。該模塊可以通過以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析：查新員、查新范圍、查新類別和查新級別。在進(jìn)行任何分析的時(shí)候可以進(jìn)行時(shí)間限制。分析結(jié)果最終以柱狀圖形式顯示。(3)全文提交模塊。該模塊主要用來提交查新報(bào)告的全文。提交全文的時(shí)候，以查新報(bào)告編號命名文檔，這樣提交到服務(wù)器上的查新報(bào)告可以自動和檢索窗口的查新報(bào)告書目產(chǎn)生超鏈接，有權(quán)限的用戶可以通過點(diǎn)擊鏈接直接打開查新報(bào)告全文。由于B/S結(jié)構(gòu)中服務(wù)器端不能直接操作客戶端文件，所以要實(shí)現(xiàn)查新合同和excel電子表格的導(dǎo)入就必須先通過該模塊將合同或excel電子表格上傳到服務(wù)器，然后才能在查新管理模塊進(jìn)行導(dǎo)入操作。(4)用戶管理模塊。包括用戶信息的增刪改查以及權(quán)限設(shè)置。權(quán)限包括三級。1代表最高權(quán)限，可以對系統(tǒng)數(shù)據(jù)和用戶數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除和修改操作。2代表次級權(quán)限，可以提交、修改和查詢數(shù)據(jù)。權(quán)限3僅能夠查詢查新檔案的書目信息，但不能鏈接查新報(bào)告全文。

3.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

基于對系統(tǒng)功能模塊分析，系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)主要包括查新目錄信息、查新人員信息和系統(tǒng)訪問日志信息等?；诖耍趍ysql數(shù)據(jù)庫中建立三張數(shù)據(jù)庫表。具體表結(jié)構(gòu)如下：

(1)查新目錄信息表

該表存儲查新檔案的所有字段信息，具體結(jié)構(gòu)如表1所示：

表1　查新目錄信息表

(2)用戶信息表

該表存儲用戶信息，具體結(jié)構(gòu)如表2所示：

表2　用戶信息表

(3)日志表

該表主要存儲用戶登錄的IP地址信息，具體結(jié)構(gòu)如表3所示：

表3　日志表

3.4 關(guān)鍵技術(shù)及實(shí)現(xiàn)

(1)ExtJS富客戶端開發(fā)

ExtJS是一種主要用于創(chuàng)建前端用戶界面，是一個(gè)基本與后臺技術(shù)無關(guān)的前端ajax框架[3]。本系統(tǒng)用戶界面采用了ExtJS2.0框架，實(shí)現(xiàn)查新目錄數(shù)據(jù)列表以及用戶管理界面。用戶可以實(shí)現(xiàn)無刷新頁面提交數(shù)據(jù)，可以隱藏或顯示任何一列數(shù)據(jù)，可以動態(tài)按照任何一列進(jìn)行排序。開發(fā)過程將js代碼和jsp代碼分離。在jsp代碼中引入js代碼如下：

href="js/resources/css/ext-all.css" />

引入ExtJS框架順序一定要完全按照上面代碼順序，否則系統(tǒng)會報(bào)錯。

(2)DWR(Direct Web Remoting)

DWR是一個(gè)用于改善web頁面與Java類交互的遠(yuǎn)程服務(wù)器端Ajax開源框架，可以幫助開發(fā)人員開發(fā)包含Ajax技術(shù)的網(wǎng)站。它可以允許在瀏覽器里的代碼使用運(yùn)行在WEB服務(wù)器上的JAVA函數(shù)，就像它就在瀏覽器里一樣[4]。本系統(tǒng)在服務(wù)器端有三個(gè)類供客戶的js代碼直接調(diào)用。服務(wù)器端三個(gè)類分別為：①DaoWord.java，該類包括了一個(gè)public static void daoWord(String str)方法，實(shí)現(xiàn)從word文檔合同中提取字段信息，然后寫進(jìn)后臺數(shù)據(jù)庫。②DaoExcel.java，該類包括了一個(gè)public static void daoExcel(String str)方法，實(shí)現(xiàn)從Excel文檔中提取表格數(shù)據(jù)，然后寫進(jìn)后臺數(shù)據(jù)庫。③DaocExcel.java，該類包括了一個(gè)public static void daocExcel(String str)方法，實(shí)現(xiàn)將后臺數(shù)據(jù)庫中的書目信息導(dǎo)出為excel電子表格?？蛻舻膉s代碼調(diào)用上述三個(gè)類方法代碼如下：

document.write(" ");

document.write(" ");

document.write(" ");

document.write(" ");

document.write(" ");

function daochu(str2, str3, str4, str5) {//導(dǎo)出excel

DaocExcel. daocExcel (str2, str3, str4, str5, callback1);};

function daoru(str) { //導(dǎo)入excel

DaocExcel. daoExcel (str, callback2);};

function daoword(str1) {//導(dǎo)入word

DaoWord.daoWord(str1, callback3);};

function callback1() {//提供給dwr框架的回調(diào)函數(shù)};

function callback2() {//提供給dwr框架的回調(diào)函數(shù)};

function callback3() {//提供給dwr框架的回調(diào)函數(shù)};

(3)Apache POI

Apache POI 是創(chuàng)建和維護(hù)操作各種符合Office Open XML(OOXML)標(biāo)準(zhǔn)和微軟的OLE 2復(fù)合文檔格式(OLE2)的Java API。用它可以使用Java讀取、創(chuàng)建和修改MS Excel文件，或者讀取、創(chuàng)建MS Word和MSPowerPoint文件[5]。本系統(tǒng)DaoWord.java、DaoExcel.java、DaocExcel.java三個(gè)類中使用了POI類庫。三個(gè)類中使用POI類庫代碼如下：

DaoWord.java

// 讀取word單元格，導(dǎo)入word表格信息

FileInputStream in = new FileInputStream("d:\Program Files\Apache Software Foundation\Tomcat 5.0\webapps\extjs\fileupload\hetong.doc");// 載入文檔

POIFSFileSystem pfs = new POIFSFileSystem(in);

HWPFDocument hwpf = new HWPFDocument(pfs);

Range range = hwpf.getRange();// 得到文檔的讀取范圍

TableIterator it = new TableIterator(range);// 迭代文檔中的表格

DaoExcel.java

// 創(chuàng)建對Excel工作簿文件的引用，導(dǎo)入excel單元格

HSSFWorkbook workbook

=new HSSFWorkbook(new FileInputStream(fileToBeRead));// 創(chuàng)建對工作表的引用

HSSFSheet sheet = null;

HSSFCell cell = null;

sheet = workbook.getSheetAt(0); // 讀取左上端單元

DaocExcel.java

//創(chuàng)建新的Excel 工作簿，當(dāng)數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到新的excel表格中

HSSFWorkbook workbook

=new HSSF Workbook(); // 在Excel工作簿中建一工作表，其名為缺省值

HSSFRow row = null; // 在索引0的位置創(chuàng)建行(第一行)

HSSFCell cell = null; // 在索引0的位置創(chuàng)建單元格(第一列)

(4)JfreeChart

JFreeChart是JAVA平臺上一個(gè)開放的圖表繪制類庫，完全使用JAVA語言編寫，是為使用applications、applets、 servlets 以及JSP等而設(shè)計(jì)。JFreeChart主要用來制作各種各樣的圖表，這些圖表包括：餅圖、柱狀圖(普通柱狀圖以及堆棧柱狀圖)、線圖、區(qū)域圖、分布圖、混合圖、甘特圖以及一些儀表盤等等[6]。本系統(tǒng)在結(jié)果分析中使用該類庫生成柱狀圖，用戶可以按照一定的條件進(jìn)行結(jié)果分析，并且生成柱狀圖。部分代碼如下：

if (cxtj. equals("czhuman")) {

dataset = new DefaultCategoryDataset();

dataset.addValue(count, " ", "張三");

dataset.addValue(count1, " ", "李四");

dataset.addValue(count2, " ", "王五");

dataset.addValue(count2, " ", "小張");

dataset.addValue(count4, " ", "小劉");

hart =ChartFactory.createBarChart3D("查新數(shù)量柱狀圖", "查新員", "數(shù)量",

dataset, PlotOrientation.VERTICAL, false, false, false);

filename =ServletUtilities.saveChartAsPNG(chart, 500, 300,

null, session);

graphURL=request.getContextPath()

+ "/servlet/ Display Chart? filename =" + filename;

} else if (cxtj.equals("wtunit")) {

dataset = new DefaultCategoryDataset();

dataset.addValue(count, " ", "校外");

dataset.addValue(count1, " ", "電信學(xué)院");

dataset.addValue(count2, " ", "機(jī)械學(xué)院");

dataset.addValue(count3, " ", "能動學(xué)院");

dataset.addValue(count4, " ", "理學(xué)院");

dataset.addValue(count5, " ", "材料學(xué)院");

dataset.addValue(count6, " ", "醫(yī)學(xué)院");

dataset.addValue(count7, " ", "航天學(xué)院");

dataset.addValue(count8, " ", "軟件學(xué)院");

chart =ChartFactory.createBarChart3D("查新數(shù)量柱狀圖", "查新范圍", "數(shù)量",

dataset, PlotOrientation.VERTICAL, false, false, false);

filename=ServletUtilities.saveChartAsPNG(chart, 500, 300,

null, session);

graphURL=request.getContextPath()

+ "/servlet/DisplayChart?filename=" + filename; }

4應(yīng)用實(shí)例

本系統(tǒng)在開發(fā)的過程中受到西安交通大學(xué)圖書館課題基金資助。從2010年來一直用于教育部西安交通大學(xué)查新工作站查新檔案的管理。查新人員和檔案管理人員反映良好。圖1、2、3為系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)截圖。

圖1系統(tǒng)主界面

圖2　新增數(shù)據(jù)界面

圖3　結(jié)果分析柱狀圖

5結(jié)語

本文就查新檔案管理工作進(jìn)行了系統(tǒng)的研究，通過詳細(xì)的分析和設(shè)計(jì)，將檔案管理過程中許多繁瑣的人工處理轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)自動處理。如：不需要查新員或檔案管理人員進(jìn)行手工錄入信息，而是自動從用戶填寫的合同中直接提??；查新員在書寫查新報(bào)告時(shí)不需要對合同的信息進(jìn)行拷貝粘貼，而是直接從合同中提取到查新報(bào)告中，省去了許多繁瑣的工作；對工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，可以按照不同的條件生成柱狀圖，極大地方便了工作量的統(tǒng)計(jì)。工作的下一步目標(biāo)是將原來設(shè)計(jì)的查新用戶合同提交系統(tǒng)，由該系統(tǒng)進(jìn)行集成。

參考文獻(xiàn)：

[1] 祁卓麟.科技查新檔案的管理工作[J].科技文獻(xiàn)信息管理,2010,(1):38-40.

[2] 黃春曉,袁玉花.科技查新檔案管理的初探[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊,2010,(7):108-109+118.

[3] http://www.sencha.com/.

[4] http://directwebremoting.org/dwr/.

[5] http://poi.apache.org/.

[6] http://www.jfree.org/jfreechart/.

(責(zé)任編輯：朱愛瑜)