孫笑一

黑龍江省殘疾人康復(fù)中心

事業(yè)單位檔案管理工作中相關(guān)問題的探討

孫笑一

黑龍江省殘疾人康復(fù)中心

事業(yè)單位是不以營利為目的社會(huì)組織，為社會(huì)發(fā)展提供方方面面的服務(wù)，在事業(yè)單位開展各項(xiàng)服務(wù)工作中會(huì)形成各種信息和資料，即事業(yè)單位檔案。事業(yè)單位檔案是對(duì)事業(yè)單位所有活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的參考依據(jù)。因此需要做好事業(yè)單位檔案管理工作，以此來充分的發(fā)揮事業(yè)單位檔案的重要價(jià)值。文中分析了事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的具體策略進(jìn)行了具體的闡述。

事業(yè)單位；檔案管理；管理模式；人員素質(zhì)；信息化

隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，事業(yè)單位面臨著全新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作作為事業(yè)單位最基礎(chǔ)的一項(xiàng)管理內(nèi)容，不僅記載著事業(yè)單位社會(huì)服務(wù)過程中的所有信息資源，同時(shí)還對(duì)全體員工的相關(guān)信息進(jìn)行了有效記錄，可以說事業(yè)單位檔案信息是事業(yè)單位開展各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)。在事業(yè)單位檔案管理工作中，需要對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等，通過強(qiáng)化檔案管理工作，有利于提高事業(yè)單位檔案工作效率和質(zhì)量，為事業(yè)單位管理水平的提升起到積極的促進(jìn)作用。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）管理模式較為落后

長期以來我國檔案都是采用紙質(zhì)文檔保管的形式，同時(shí)實(shí)行的是目錄式管理，導(dǎo)致大量人力、物力和財(cái)力的消耗，而且檔案在利用過程中也存在許多困難。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法與當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需求相適應(yīng)，因此需要加快檔案管理模式的創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理工作的信息化和電子化發(fā)展進(jìn)程。

（二）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍不高

在信息化技術(shù)廣泛在檔案管理工作中應(yīng)用的新形勢(shì)下，這對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。但在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)不高，特別是即掌握檔案專業(yè)知識(shí)又熟悉各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)的復(fù)合型人才較少，對(duì)檔案信息具有深層次分析和開發(fā)能力的人才也十分匱乏，在這種情況下，事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)則顯得十分必要。

（三）檔案管理設(shè)施落后

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用，但由于檔案信息化建設(shè)起步較晚，各單位檔案信息化水平參差不齊，在檔案信息化管理設(shè)施建設(shè)工作中存在許多問題，部分設(shè)施存在陳舊老化現(xiàn)象，不能及時(shí)進(jìn)行更新升級(jí)，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作的順利推進(jìn)。

（四）檔案檢索效率較低

當(dāng)前我國很大一部分事業(yè)單位雖然也進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，但在檔案檢索工作中還采用手工方式進(jìn)行檢查，檢索效率低下。部分采用計(jì)算機(jī)檢索的，但在檢索工具研發(fā)過程中，由于設(shè)備的過細(xì)和過于繁瑣，從而導(dǎo)致探索過程中存在檔案重疊的情況，不利于檢索效率的提高，因此事業(yè)單位當(dāng)前急需解決檔案檢索效率不高的問題。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的具體策略

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

隨著時(shí)代的進(jìn)步以及事業(yè)單位改革的加深，各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，把檔案工作提到日常工作上來，要建立分健全相關(guān)工作機(jī)制，定期對(duì)檔案工作進(jìn)行審查，督導(dǎo)，并采取有效的考核制度，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

（二）提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

推進(jìn)檔案工作進(jìn)步，首先要注意人才的引進(jìn)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。其次就是要加大對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)力度，使他們不斷提高自身的專業(yè)修養(yǎng)和技能，以便讓工作人員能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。檔案人員也應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變，扎實(shí)有效地推行檔案工作。

（三）增加經(jīng)費(fèi)投入與開發(fā)檔案信息資源

目前我國大部分事業(yè)單位在檔案工作開展中都存在著經(jīng)費(fèi)緊張的問題，這在一定程度上制約了檔案工作的規(guī)模，而且檔案管理?xiàng)l件較差，缺乏完善的檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施。因此需要加大檔案工作經(jīng)費(fèi)的投入力度，各級(jí)政府需要給予一定的支持，并與各單位檔案部門進(jìn)行有效配合和協(xié)助，使其檔案信息化管理相應(yīng)的設(shè)備得以完善，確保檔案工作的健康有序發(fā)展。部分具有一定經(jīng)濟(jì)實(shí)力的單位，需要增加檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入，以此來提高檔案管理的水平，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任感，使檔案管理人員能夠樹立良好的工作態(tài)度，并以科學(xué)的工作方法來深入挖掘檔案信息資源，更好的發(fā)揮出檔案資源的重要價(jià)值。事業(yè)單位在檔案管理工作中，還需要針對(duì)自身的實(shí)際情況來對(duì)檔案進(jìn)行有效整理，以單位發(fā)展史及大事記匯編等形式來作為檔案的保存形式，根據(jù)檔案信息來對(duì)本單位的經(jīng)驗(yàn)和業(yè)績進(jìn)行總結(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)決策提供重要的參考，并加快推動(dòng)檔案信息資源的開發(fā)，從而為社會(huì)提供有效的信息服務(wù)。

（四）加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

事業(yè)單位檔案管理工作需要加快信息化發(fā)展進(jìn)程，將檔案信息化列入到重要工作日程安排上來，不僅要配備檔案信息化管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，同時(shí)還要做好檔案管理人員培訓(xùn)工作，將各種先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用。研發(fā)出與本單位實(shí)際情況相適合的檢索工具，努力提高檔案檢索的效率。同時(shí)在檔案現(xiàn)代化管理工作推進(jìn)過程中，還需要充分的借鑒各種成功的經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的方法，及時(shí)對(duì)自身工作中存在的不足進(jìn)行總結(jié)，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的各種新情況和新問題，制定科學(xué)合理的檔案現(xiàn)代化發(fā)展策略，加快推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，有效的促進(jìn)檔案的一切利用，使檔案資源能夠更好的為事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供信息支持，有效的滿足社會(huì)的發(fā)展需求。

三、結(jié)束語

檔案管理工作是我國事業(yè)單位工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理工作朝著信息化、技術(shù)化的方向發(fā)展，這也為事業(yè)單位檔案管理工作提出了要求和挑戰(zhàn)。事業(yè)單位應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理工作，注重檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，提高檔案管理人員專業(yè)能力，從而為事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展起到積極的促進(jìn)作用。

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