企業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問題及解決對策

文/李艷華

企業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問題及解決對策

文/李艷華

分析了目前企業(yè)單位在檔案管理中工作中存在的問題，提出了解決對策

隨著現(xiàn)代交通運(yùn)輸事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，按照“十三五”現(xiàn)代綜合交通運(yùn)輸規(guī)劃，到2020年，我國綜合交通基礎(chǔ)設(shè)施總體達(dá)到世界先進(jìn)水平的要求，基本建成安全便捷、暢通高效、綠色智能的綜合交通運(yùn)輸體系。檔案同信息技術(shù)、企業(yè)文化等都是交通運(yùn)輸事業(yè)的資源儲備。如何做好檔案管理工作將直接影響到企業(yè)單位后期的交工、竣工驗(yàn)收工作以及工程資料的完整性，對于企業(yè)單位的后期管理及運(yùn)營來說，都非常重要。

一、企業(yè)單位在施工前期的檔案管理工作中存在的問題

1、檔案工作的重視度不均衡

企業(yè)單位檔案工作的重視很不均衡，尤其是項目剛開始，個別參建單位只重視建設(shè)速度，經(jīng)濟(jì)效益或趕工期，對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分保證，雖然各參建單位把檔案工作引入年度工作計劃，也有專人負(fù)責(zé)抓落實(shí)，但真正把檔案管理工作作為各參建單位有效機(jī)制來抓等方面還存在缺陷。

2、檔案保管條件比較差

多數(shù)參建單位檔案保管條件還達(dá)不到檔案管理工作要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距，少數(shù)參建單位，干脆無統(tǒng)一的文件柜，設(shè)施設(shè)備不齊全，更沒有統(tǒng)一的檔案柜，有的即時有，也五花八門，比較零亂，個別參建單位檔案管理工作設(shè)防意識不強(qiáng)，時常有丟失或缺失的工程資料，使檔案工作失去了它的原始性、真實(shí)性，由于參建單位施工隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，許多建設(shè)周期短的項目部，丟失工程資料之后補(bǔ)充的資料，部分地方或多或少存在不完整性。

3、檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相對薄弱

檔案管理工作不僅是一項政策性很強(qiáng)的工作，還是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員必須具備良好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作，檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，檔案不能按照立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生，個別參建單位報著我們干干就走了的態(tài)度，所以存在隨意應(yīng)付了事思想，這就要求建設(shè)單位首先必須對參建單位的檔案管理人員采取監(jiān)督指導(dǎo)工作，加大檢查力度，對參建單位檔案資料進(jìn)行全程跟蹤，對有憑證作用、法律效力的原件以及簽字、蓋章部分必須齊全，幫助其完善檔案管理工作。

二、企業(yè)單位在施工后期的檔案管理工作中存在的問題與對策

1、紙質(zhì)與光盤相結(jié)合

企業(yè)單位在施工后期檔案移交及交接過程中存在許多問題，由于許多參建單位施工工期不同，因此存在企業(yè)單位在不同時間時期，就必須接收部分參建單位的工程檔案，包括工程資料、以及工程施工過程中的錄像、錄音、光盤磁帶的資料，如需長期存放的必須做好紙質(zhì)檔案與光盤一并入檔保存，既要有光盤，又要有紙質(zhì)檔案作保證，確保原始數(shù)字丟失，保證檔案的完整性。

2、督促與過程相結(jié)合

企業(yè)單位在檔案管理過程中，前期需要深入基層檢查工作及業(yè)務(wù)指導(dǎo)，后期更需要督促施工單位加強(qiáng)動態(tài)管理，對一些特殊工序的工程，必須有第一手工程資料，如監(jiān)理工程師的抽檢記錄、驗(yàn)收資料、監(jiān)理日志等檔案資料。必須做到定期收集；對企業(yè)單位的一些施工過程中的重大活動的檔案資料，需與各參建單位有關(guān)部門及時溝通，保證做到活動結(jié)束后，隨時收集，確保各個時期檔案資料的齊全完整。

3、收集與建檔相結(jié)合

隨著項目進(jìn)入尾聲，收集到的工程資料越來越多，必須建立檔案目錄或數(shù)據(jù)庫，借助計算機(jī)將收集到的各施工單位的原始資料進(jìn)行分類，尤其是企業(yè)單位有招標(biāo)投標(biāo)文件、設(shè)計圖紙、招標(biāo)評標(biāo)報告、服務(wù)合同以及各參建單位在施工工程中舉辦的各類活動，施工過程中存在的變更文件的批復(fù)和報告，監(jiān)理工程師的抽檢記錄、驗(yàn)收資料、試驗(yàn)報告及記錄，監(jiān)理日志及竣工圖紙等，每個環(huán)節(jié)都離不開檔案工作的支持，所以檔案工作要樹立全局觀念和大局意識，及時了解工程進(jìn)度，確保收集到的檔案質(zhì)量好壞及完整性。

（作者單位：陜西省交通建設(shè)集團(tuán)公司機(jī)場分公司）