文/劉元元

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建筑安裝工程檔案信息化管理及優(yōu)化探討

文/劉元元

建筑安裝工程其施工周期通常較長，就需要企業(yè)的檔案管理人員能夠在工程剛剛開始時(shí)就能夠做好檔案管理的相關(guān)準(zhǔn)備工作，并將檔案信息化管理真正的納入到整個(gè)建筑安裝工程中去，以此幫助檔案能夠在工程建設(shè)中發(fā)揮出更大的作用

近年來，我國的建筑安裝工程無論是從規(guī)模上還是數(shù)量上都獲得了較大幅度的提升，并使得對(duì)應(yīng)的工程檔案也隨之出現(xiàn)了較大的增長。而在這種新形勢(shì)下，企業(yè)對(duì)于工程檔案的管理也具有了更新的需求：不僅需要能夠做好基本的檔案儲(chǔ)存工作，還需要能夠保證檔案的快速整理。

目前很多企業(yè)還沒有形成非常有效的一套管理體制。一般情況下，檔案管理人員更多的根據(jù)其之前所形成的經(jīng)驗(yàn)對(duì)這部分檔案開展整理以及管理工作，在管理的合理性以及系統(tǒng)性方面則存在著一定的缺乏現(xiàn)象。同時(shí)，過于重視工程施工、忽視檔案管理也是很多企業(yè)經(jīng)常存在的問題，而正是這種忽視情況的存在，則會(huì)引起檔案資料同施工進(jìn)度不一致的情況，并對(duì)工程的整體開展產(chǎn)生了較大的影響。另外，由于建筑安裝工程其施工周期通常較長，就需要企業(yè)的檔案管理人員能夠在工程剛剛開始時(shí)就能夠做好檔案管理的相關(guān)準(zhǔn)備工作，并將檔案信息化管理真正的納入到整個(gè)建筑安裝工程中去，以此幫助檔案能夠在工程建設(shè)中發(fā)揮出更大的作用。

在工程檔案信息化這項(xiàng)工作中，其需要以合理化、系統(tǒng)化的方式開展工作，并將項(xiàng)目中所存在的每一個(gè)細(xì)節(jié)都努力納入到該管理系統(tǒng)中去，以此避免出現(xiàn)后期整理情況。但是，在實(shí)際工作開展的過程中，很多企業(yè)的管理系統(tǒng)往往因?yàn)榻ㄔO(shè)的不夠健全而使其中所存儲(chǔ)的檔案記錄存在著一種混亂無序的情況。而在目前的建筑安裝工作中，其已經(jīng)不是以往單一功能的實(shí)現(xiàn)，更多的是兼容較多領(lǐng)域、包含結(jié)構(gòu)制作以及安裝等多因素的一種融合。而這種工程日漸豐富的元素，就使得現(xiàn)有的檔案信息化管理所存在的片面性更加明顯。

針對(duì)上述問題，建筑安裝工程檔案信息化管理應(yīng)采取如下優(yōu)化措施

1、完善信息化管理系統(tǒng)

對(duì)原有的檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行完善是現(xiàn)今需要大力開展的一項(xiàng)工作。目前，具有檔案管理功能的軟件通常都會(huì)具有較大的應(yīng)用范圍，但是其所具有的通用性卻非常的差，就需要我們能夠在獲取安裝工程檔案管理需求的基礎(chǔ)上大力開發(fā)專門、獨(dú)立的檔案信息化管理軟件，以此軟件的開發(fā)使其能夠更好的實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)間的互動(dòng)與交流，并能夠在對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行充分利用的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化管理。

2、加強(qiáng)檔案庫房信息化建設(shè)

對(duì)于目前的建筑企業(yè)檔案庫房來說，都已經(jīng)安裝了密集架，但是還沒有真正的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化電子控制。通過自動(dòng)化電子控制系統(tǒng)的應(yīng)用，則能夠在企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中更為明確的對(duì)某個(gè)檔案存放位置進(jìn)行標(biāo)明。通過這種方式，檔案的管理人員就能夠通過計(jì)算機(jī)的應(yīng)用對(duì)其中所具有的檔案進(jìn)行操作與控制，并以更為快速的方式對(duì)檔案進(jìn)行利用。另外，智能環(huán)境自控儀也是我們檔案管理工作中較為有效的一項(xiàng)設(shè)備，能夠有效的對(duì)庫房實(shí)時(shí)狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)測，并根據(jù)情況對(duì)庫房內(nèi)部的濕度以及溫度進(jìn)行自動(dòng)調(diào)節(jié)，以此更好的對(duì)檔案起到保護(hù)的作用。

3、提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作來說，其是一項(xiàng)復(fù)雜性、專業(yè)性、準(zhǔn)確性都非常強(qiáng)的工作，需要檔案專項(xiàng)管理人員不僅需要具有豐富的專業(yè)知識(shí)，還能夠?qū)Σ煌瑢W(xué)科的知識(shí)具有一定的掌握。對(duì)此，就需要企業(yè)在日常工作開展的過程中以定期或者不定期的方式加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)，并以專項(xiàng)講座以及專家講解的方式使其在學(xué)習(xí)的過程中不斷的提升自身綜合操作能力。與此同時(shí)，企業(yè)也需要建立起行之有效的考核方式，并在考核標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)資料員檔案收集的時(shí)間、應(yīng)用技術(shù)以及質(zhì)量需求等進(jìn)行明確，以此保障工作人員能夠以正確、高質(zhì)量的方式完成檔案管理工作。

（作者單位：中鐵一局集團(tuán)建筑安裝工程有限公司）