文/宋曉玲

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新階段高職院校檔案管理信息化建設(shè)淺析

文/宋曉玲

文章通過對(duì)高職院校信息化發(fā)展情況、檔案信息化建設(shè)特點(diǎn)以及檔案管理信息化存在的問題剖析，提出以加強(qiáng)“條件建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、制度建設(shè)”為重點(diǎn)，以改革為動(dòng)力，著力推進(jìn)高職院校檔案管理信息化建設(shè)

適應(yīng)信息化社會(huì)和教育信息化大潮，加快高職院校檔案管理信息化建設(shè)，已經(jīng)成為建設(shè)高水平大學(xué)、體現(xiàn)學(xué)校綜合實(shí)力的一項(xiàng)核心指標(biāo)。

一、高職院校信息化建設(shè)情況

以陜西省為例，至2015年4月底，全省職業(yè)院校均已建設(shè)校園網(wǎng)，主干網(wǎng)絡(luò)帶寬平均達(dá)到1GB，50%院校實(shí)現(xiàn)了無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋，90%院校建有數(shù)據(jù)中心機(jī)房，68%院校開展了課程的數(shù)字化改造，80%院校購買了文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫和電子期刊，一半以上的職業(yè)院校建有OA、人事、財(cái)務(wù)、學(xué)工，教務(wù)、科研、招生就業(yè)及后勤管理等系統(tǒng)。數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，極大地改變了高職院校傳統(tǒng)的管理理念和方法，影像、音像、照片等多種新的數(shù)字信息成了過程記錄和成果應(yīng)用的重要依據(jù)和資料，為加快檔案信息化建設(shè)提出了新的要求。

二、檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)

檔案管理信息化就是檔案存儲(chǔ)和查閱的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和掃描、OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)字音像、多媒體等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，所產(chǎn)生的一種能夠把各種載體活動(dòng)形成的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息的新型檔案管理形態(tài)。其優(yōu)點(diǎn)主要有：一是存儲(chǔ)、傳遞和共享便捷、精確。二是存儲(chǔ)容量大、占用空間小。三是可根據(jù)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和歸檔綱目，利用檢索軟件，快速搜索到所需資料。四是可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)不同地域人們同時(shí)訪問、瀏覽、下載同一份電子檔案，提高了檔案的利用率。缺點(diǎn)主要有：一是存在網(wǎng)絡(luò)安全和過程泄密問題。二是電子資料、音像、影像資料若不及時(shí)導(dǎo)出、整理、編輯，容易丟失或被忽視。

三、高職院校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1、傳統(tǒng)落后的觀念制約。大多院校依舊重藏輕用、重藏輕理、重硬件建設(shè)輕軟件提升，致使檔案信息化建設(shè)始終不能提上重要日程，發(fā)展滯后。

2、硬件設(shè)施不能滿足信息化發(fā)展。大多數(shù)院校還沒有明確統(tǒng)籌規(guī)劃硬件設(shè)施，如檔案室信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)條件設(shè)備，采集電子文檔、媒體資料、音像影像資料所需的設(shè)備，編輯、裁剪、合成以及查閱、編排等方面的系統(tǒng)軟件。

3、業(yè)務(wù)隊(duì)伍建設(shè)跟不上新的要求。依然存在檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，人員業(yè)務(wù)水平低，業(yè)務(wù)培訓(xùn)和提升渠道不暢，職稱晉升缺少政策支持以及對(duì)二級(jí)部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)不及時(shí)、不到位、不專業(yè)等問題。尤其是極缺信息化環(huán)境下檔案管理工作的復(fù)合型人才。

4、新的歸檔要求和規(guī)范尚未建立起來。信息化檔案建設(shè)對(duì)歸檔內(nèi)容、格式、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)限等都有了新的要求。但目前大多高職院校還沒有真正建立起符合實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化的歸檔程序和規(guī)章規(guī)定。

四、加快高職院校檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

1、注重觀念更新，完善規(guī)章制度建設(shè)。目前，檔案信息化已是檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢(shì)、新要求。各高校要從工作目標(biāo)、任務(wù)落實(shí)上加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，制定詳細(xì)的建設(shè)方案，加快信息化建設(shè)步伐。要盡快出臺(tái)檔案管理信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依。要加強(qiáng)安全保密制度建設(shè)，建立嚴(yán)格監(jiān)控機(jī)制，增強(qiáng)安全保密意識(shí)。

2、加強(qiáng)人員技能培訓(xùn)，建設(shè)專兼職結(jié)構(gòu)合理的管理隊(duì)伍。工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平?jīng)Q定了檔案管理信息化水平的高低。要注重培養(yǎng)足夠數(shù)量的熱愛檔案事業(yè)、具有豐富檔案專業(yè)知識(shí)、具備熟練計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件應(yīng)用能力的專職人員和兼職人員。

3、探索工作方法，加強(qiáng)歸檔的信息化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要根據(jù)實(shí)際，改革傳統(tǒng)的事后歸檔模式，加強(qiáng)過程歸檔，總結(jié)形成規(guī)范程序和標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)原有檔案，要采取掃描、電子錄入、照片翻拍、刻錄等方式，盡量填補(bǔ)與文本一致的電子檔案。

（作者單位：楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院）