國有企業(yè)檔案優(yōu)化利用工作探討

文/喬軍玲

國有企業(yè)檔案優(yōu)化利用工作探討

文/喬軍玲

當今社會不斷高速發(fā)展，檔案在國有企業(yè)管理工作中顯現出越來越重要的價值。進一步提高企業(yè)檔案管理及利用工作水平，是每一個檔案工作人員面臨的重要問題，而其中檔案查閱利用工作的提升則是檔案管理水平提升的重要組成，也是檔案管理的最終目的。所以，在日常檔案管理工作中，檔案專業(yè)人員應對檔案的利用工作高度重視，嚴格檔案查閱利用原則與要求，并且需要對檔案利用工作進行全面深入的探索研究，提供便利高效的檔案利用方法及途徑，服務社會廣大檔案利用者，只有這樣才能夠使我們的檔案管理水平提升，使檔案發(fā)揮最大信息資源功效。而國企做為國家支柱產業(yè)代表，其企業(yè)檔案利用工作顯得尤為重要，有力提升國企檔案利用效率，是我國檔案水平提升的重要組成部分

國有企業(yè)是我國社會主義市場經濟體制中的重要經濟體，對國家的發(fā)展，對實現中華民族的偉大復興以及實現中國夢起著舉足輕重的重要作用。企業(yè)檔案信息資源的有力開發(fā)，為國有企業(yè)的發(fā)展提供了更加有力的信息支撐，在檔案信息傳遞過程當中，有效的利用檔案能夠為企業(yè)生產經營管理工作提供重要幫助，為企業(yè)決策者提供決策依據。那么，在當今二十一世紀新時期，我們的檔案工作者將如何做好檔案的查閱利用工作，面對檔案信息資源如何才能夠更好地進行全面開發(fā)和有效利用，是檔案工作人員所面臨的主要問題。

一、創(chuàng)新檔案服務意識

（一）主動服務的意識

首先，是主動服務。開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，變被動檔案服務為主動檔案服務。社會步入信息時代的今天，檔案做為信息承載者，占有先天信息資源優(yōu)勢，作為企業(yè)檔案工作人員更應該依托這個有利資源，打破傳統(tǒng)觀念的束縛，著力改變工作方式，積極主動為企業(yè)生產經營提供信息服務。通過積極主動的服務來充分開發(fā)檔案信息資源，在實現檔案價值的同時實現檔案館的價值，提高檔案工作部門的地位。這已成為企業(yè)經營管理高層高瞻遠矚戰(zhàn)略計劃中信息提供系統(tǒng)的重要組成部門。

（二）超前服務的意識

這一環(huán)節(jié)，重在超前。適時合理地進行預測，分析企業(yè)館藏檔案信息對企業(yè)生產經營管理工作的可利用價值，拓寬主動服務的渠道。要做到超前，并不是一件簡單的事，檔案管理者應全面提升自身文化以及對企業(yè)全局的掌控意識，全面提升檔案管理者素質，不但對本集團公司情況精準掌握，更應對國家級目標有所了解，甚至對國際情況做到新形勢新信息隨時知道。企業(yè)檔案工作人員要樹立主動服務的思想，更要有超前的意識，能夠及時掌握領導、企業(yè)機關的重大舉措和工作重點，國家以及國際情況的分析，了解企業(yè)檔案信息資源利用者對檔案的需求情況，做好檔案信息的需求預測，及時為企業(yè)生產經營工作提供充足、可靠、有用的檔案信息。

（三）優(yōu)質服務的意識

最后，就是檔案服務質量。企業(yè)檔案服務質量是關系到企業(yè)檔案工作生存的大問題。服務質量的關鍵在于人，更新檔案人員陳舊的服務觀念，培養(yǎng)創(chuàng)新精神，增強責任心，是提高服務質量的關鍵。改變過去經常在機關各部門出現的“門難進、臉難看”狀況，在服務過程中，既要熱情又要細致，既要周到又要靈活，既要主動又要超前。同時，要以規(guī)范的服務標準，全新的服務觀念，創(chuàng)新的服務方式，多層次、多角度、全方位地提供檔案信息服務。

二、豐富檔案信息資源

（一）加大檔案收集力度

企業(yè)檔案收集工作是一項政策性強、涉及面寬、周期性長的工作，是檔案利用的基礎性工作，可以說，沒有檔案的收集，就無從提供檔案的利用。檔案收集工作是所有檔案工作的基石，必須完善檔案的接收、征集制度，將散存在企業(yè)機關和個人手中的有利用價值的各種載體類型的檔案有針對性、有目的地運用多種手段和方法接收、征集過來，為檔案利用工作建立一個良好的物質基礎。

（二）提高館藏檔案質量

就我們集團公司而言，企業(yè)館藏檔案質量是檔案館發(fā)揮信息價值、服務企業(yè)中心工作的關鍵。收集工作要做到優(yōu)化、優(yōu)選，篩選優(yōu)質的有價值的原始材料做為檔案進行收集，不能千篇一律，見資料就要，重要、主要的一些材料卻未征集，也盡量優(yōu)化其資料重要程度，不收集無關緊要資料以及重件，重復性資料（特殊情況除外）。要在豐富館藏的基礎上，注意優(yōu)化、調整館藏，切實加強對價值較高、較重要的檔案及其輔助資料的收集，使收集的各方面、各門類的檔案材料在結構比例上優(yōu)化、合理，形成總體上的質量優(yōu)勢。

（三）整合檔案信息資源

收集來高質量、高品質的資料之后，就是對其進行整合，使其經過整合成為真正的優(yōu)質檔案資源。近年來，企業(yè)檔案信息化建設發(fā)展迅速，利用新技術，檔案行業(yè)豐富了檔案信息資源，提高了工作效率，改善了服務質量。但企業(yè)信息資源分散、查詢利用困難等問題依然存在。因此，必須對企業(yè)檔案信息資源進行整合，加強頂層設計和檔案信息資源的開發(fā)利用，改進檔案信息資源共享體制，消除“信息孤島”，追求企業(yè)檔案工作的新局面，提高企業(yè)檔案信息資源的建設效益。

三、更新檔案利用方式

在整個企業(yè)檔案工作系統(tǒng)中，檔案利用工作是非常重要的環(huán)節(jié)，也是檔案工作的最終目的。只有著力于方式、利用手段的創(chuàng)新，企業(yè)檔案工作才會持續(xù)保持旺盛的生命力，才能成為現代企業(yè)信息系統(tǒng)中越來越重要的組成部分。

（一）開展檔案宣傳工作，擴大服務對象

俗話說，王婆賣瓜，自賣自夸，雖是俗語，可語俗理不俗。檔案工作者不僅要熱愛檔案事業(yè)，更要加大檔案宣傳力度，讓更多的人了解檔案，喜歡檔案，知道檔案的珍貴，檔案的重要作用。在宣傳方法上，可以采用開辟宣傳欄，舉辦企業(yè)檔案陳列展，也可以運用報刊、網絡等媒體進行宣傳，或通過各種座談會、報告會、講座、檔案知識競賽以及檔案知識答題等宣傳方式，讓盡可能多的人知道檔案是什么、能解決什么問題，以及企業(yè)檔案館館藏檔案內容及其重要價值；檔案與日常工作的關系，檔案與普通人的聯(lián)系，單位和自然人進入檔案館查找所需檔案途徑的不同，檔案館藏檔案的檢索目錄和它的正確使用等等。通過對企業(yè)檔案的廣泛宣傳，喚起企業(yè)全體員工的檔案意識，特別是利用檔案的意識，從而擴大檔案的服務對象，最大限度地實現檔案信息的價值。

（二）運用現代科學技術，更新服務手段

一方面建立以電子計算機、數據庫為基礎的企業(yè)檔案電子閱覽室，為利用者提供閱讀數字檔案的場所，提供數字化的檔案信息，這是現代化數據庫發(fā)展帶來的便利，檔案管理者應充分利用；另一方面依托計算機網絡，開展檔案信息利用服務工作，將現代網絡技術最大化利用，把企業(yè)檔案信息網絡建設納入企業(yè)辦公自動化建設的大系統(tǒng)中考慮，不斷完善檔案信息網絡設施，依托計算機網絡，不斷拓寬檔案信息提供利用的渠道，充分發(fā)揮檔案部門的信息優(yōu)勢，更好地為企業(yè)生產經營及企業(yè)管理工作服務。

（三）深化檔案編研工作，奠定主動服務的基礎

企業(yè)檔案利用工作不能只停留在低層次對原件的提供利用上，而應不斷提高對檔案信息的開發(fā)利用和研究等高層次的管理。可以選擇一些編輯研究方向，例如《公司大事記》，各項專業(yè)《制度匯編》等等選題，對現有庫存檔案信息資料進行編研利用，編制公司內部工作人員信息參考書，以及工作手冊，可供高層管理人員，以及專業(yè)人員做為常規(guī)手邊必備工具書籍，方便企業(yè)員工工作。通過對檔案原始材料的整理、歸納、加工，從中提煉出具有規(guī)律性、結論性的數據材料，使檔案所含信息不斷增值。

國有企業(yè)檔案是國家檔案整體的重要組成，國有企業(yè)檔案管理單位也是國家檔案管理的重要基礎部門，國有企業(yè)檔案管理的水平關系到我國檔案管理整體水平。在當今國有企業(yè)新時期新形勢下，社會各界對于企業(yè)檔案的利用要求，逐漸顯得愈來愈高，那么對于企業(yè)檔案所體現出來的系統(tǒng)性以及完整性的要求也是呈現出很高的要求。在實踐當中進行有效的企業(yè)檔案查閱利用工作，需要全面分析出當前新時期企業(yè)中所體現出來的主要特點，進而自身才能夠及時有效的調整出科學合理的戰(zhàn)略，將其中主要的結構以及環(huán)節(jié)進一步給予有力的優(yōu)化和完善。針對企業(yè)檔案的檢索體系，我們更是需要有選擇性的以及有重點的進行逐步完善健全。與此同時，對于企業(yè)檔案工作人員自身素質也需要加強培訓力度，這樣才能更好地提升服務質量。國有企業(yè)檔案部門作為國家檔案基層部門，檔案管理利用工作只有全面做好基礎性工作，才能將檔案信息傳遞的橋梁作用充分地發(fā)揮，才可以使得國企檔案查閱接待工作在實際中有一個新的高標準提升。

（作者單位：陜西有色金屬金堆城鉬業(yè)集團有限公司）