淺談高校檔案數(shù)字化建設(shè)

■張 強(qiáng)

淺談高校檔案數(shù)字化建設(shè)

■張 強(qiáng)

高校檔案管理工作，是整個(gè)檔案事業(yè)非常重要的組成部分。高校檔案不僅是高校管理活動(dòng)的各種記錄集合，也是高校學(xué)生和教職員工學(xué)習(xí)和工作的真實(shí)反映。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，對高校檔案管理工作，也提出了更高的要求。為了適應(yīng)社會發(fā)展以及人們的需求，高校檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢。目前，雖然許多高校已經(jīng)開始高校檔案的數(shù)字化建設(shè)，但是還存著很多問題需要解決。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

1.高校檔案數(shù)字化建設(shè)資金投入不足

在我國很多高校里面，校級領(lǐng)導(dǎo)注重學(xué)校的科研工作以及教學(xué)任務(wù)，而對高校檔案管理的重要性，卻沒有予以足夠的關(guān)注和重視，高校的很多教師也沒有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會投放在科研工作以及教學(xué)任務(wù)上面，相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數(shù)字化的資金就更少。這就嚴(yán)重影響了高校檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程。

2.高校檔案數(shù)字化的建設(shè)缺乏依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這也是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)基礎(chǔ)條件。目前高校數(shù)字化相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化著錄標(biāo)準(zhǔn)以及全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范。應(yīng)參考國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，來規(guī)范高校檔案數(shù)字化工作。高校檔案數(shù)字化應(yīng)用軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校的實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進(jìn)行多種形式研發(fā)，形成符合高校檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢的管理軟件。

3.高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作人員技術(shù)水平不高

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有一定檔案業(yè)務(wù)水平和熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。但是就現(xiàn)在大多數(shù)高校檔案管理工作人員的分析與調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業(yè)務(wù)知識陳舊，對計(jì)算機(jī)的運(yùn)用也不熟練，對于信息化的快速發(fā)展，無法適應(yīng)。這就嚴(yán)重制約了高校檔案數(shù)字化建設(shè)的開展。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)問題解決對策

1.加大對高校檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入

高校檔案數(shù)字化工作是高等院校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，高校檔案信息資源對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和教育事業(yè)具有重要的、不可替代的作用。高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)予高度重視，加大人力、財(cái)力的投入，滿足檔案數(shù)字化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)，給予檔案數(shù)字化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校檔案數(shù)字化建設(shè)的開展。

2.建立健全高校檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

建立健全高校檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對于高校檔案數(shù)字化的建設(shè)有著非常重要的推動(dòng)作用，高校檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，進(jìn)行高校檔案數(shù)字化建設(shè)，沒有標(biāo)準(zhǔn)化，檔案數(shù)字化就難以實(shí)現(xiàn)。高校檔案數(shù)字化管理部門應(yīng)根據(jù)國際、國內(nèi)和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合高校自身的發(fā)展需要制定共同遵守的檔案數(shù)字化管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案信息從采集、存儲、傳輸?shù)热^程都有章可循，為規(guī)范檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)，使高校檔案數(shù)字化工作有共同的衡量標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)作依據(jù)，為建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)做好準(zhǔn)備，真正走檔案信息資源共享之路。

3.做好高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是發(fā)展高校檔案網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)，也是發(fā)展新型數(shù)據(jù)庫的必要條件。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，“資源共享，共同發(fā)展”是大趨勢，做好高校檔案數(shù)字化檔案信息庫建設(shè)，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)緊密地結(jié)合起來，引領(lǐng)高校檔案數(shù)字化向信息資源網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。高校檔案在推進(jìn)高校館（室）藏檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，要建立高校檔案目錄中心，豐富高校檔案數(shù)據(jù)資源儲備，提供高校檔案數(shù)字化后臺數(shù)據(jù)庫支持，實(shí)現(xiàn)高校館（室）藏檔案信息的傳輸網(wǎng)絡(luò)化和利用在線化。高校檔案信息只有在傳遞使用的過程中才能體現(xiàn)出自身的重要價(jià)值，高校檔案信息存在于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫時(shí)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就成為高校檔案信息最主要的傳輸平臺，為高校檔案信息的快捷傳遞提供了重要條件?，F(xiàn)代信息技術(shù)的使用，使高校檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲、傳遞和被使用。提高對高校檔案數(shù)字化信息的有效管理和使用，需要建立高質(zhì)量的高校檔案數(shù)據(jù)庫來存放。高校檔案管理部門要加大高校檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的推進(jìn)力度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，發(fā)揮高校檔案數(shù)字化信息資源的重要價(jià)值。

4.提高高校檔案數(shù)字化管理工作人員的技術(shù)水平

高校檔案進(jìn)行管理的重要組成部分就是進(jìn)行檔案管理的工作人員，所以，高校要想做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作，就必須要提升檔案管理工作人員自身的技術(shù)水平。通過集中的方式進(jìn)行培訓(xùn)，還可以通過網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行培訓(xùn)。如高校在培訓(xùn)每位工作人員時(shí)，要求其在輸入檔案內(nèi)容的過程中，掃描以及錄入等工作的錯(cuò)誤率不能超過1%。此外，還需要安排核查人員，按照30%的比例進(jìn)行抽檢，督促工作人員更好的完成高校檔案數(shù)字化工作。高校檔案數(shù)字化過程中，還可以臨時(shí)招聘一些能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)基本操作、了解檔案管理基礎(chǔ)知識的人才，進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。

5.加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)中的檔案安全工作

高校檔案數(shù)字化建設(shè)中的檔案安全問題，也是在高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中不可忽視的重要問題。高校檔案數(shù)字化過程中，原件的丟失、污染、破損以及檔案信息的刪除、篡改，這些都威脅著檔案實(shí)體和信息的安全。因此，在高校檔案數(shù)字化過程中，要加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)和檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保高校檔案數(shù)據(jù)庫安全。此外，還要加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化過程中的安全監(jiān)控和管理人員的安全防范意識。嚴(yán)格監(jiān)控檔案的交接過程，沒有進(jìn)庫房的檔案不能放在相對開放環(huán)境內(nèi)，要及時(shí)做好保護(hù)措施。進(jìn)行檔案數(shù)字化的工作人員不準(zhǔn)離開檔案工作區(qū)域。檔案必須及時(shí)歸庫，不得延誤。要把規(guī)范化內(nèi)部管理作為工作的重要內(nèi)容。加強(qiáng)監(jiān)督檢查力度，將工作職責(zé)落實(shí)到人。

（作者單位：衡水廣播電視大學(xué)）