黃小燕

（鯉城區(qū)環(huán)境監(jiān)測站福建泉州362000）

新形勢下環(huán)境保護電子檔案管理研究

黃小燕

（鯉城區(qū)環(huán)境監(jiān)測站福建泉州362000）

環(huán)境保護電子檔案能夠確保環(huán)境保護工作的順利開展、管理，是生態(tài)環(huán)境保護事業(yè)中的重要內(nèi)容，本文通過分析新形勢下環(huán)境保護電子檔案管理的特性，主要探討了提高環(huán)境保護電子檔案管理的有效措施，以期能夠促進我國生態(tài)環(huán)境的發(fā)展。

新形勢；環(huán)境保護；電子檔案管理

進入21世紀以來，隨著科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，環(huán)境保護電子檔案改變了常規(guī)的手工整理檔案的落后模式，通過計算機技術(shù)，解決了一些紙質(zhì)檔案無法記錄的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了環(huán)保檔案的建立、管理和利用，提高了檔案管理的效率和準確率，如：動態(tài)的影響、聲音等。環(huán)境保護電子檔案是新形勢下環(huán)境保護工作走向正規(guī)化、科學(xué)化的歷史要求，能夠為環(huán)境保護工作者提供即時、方便的工作參考，能夠提高環(huán)境保護工作的檔次，促進改進工作方法和工藝水平。

1　環(huán)境保護電子檔案的特征

1.1動態(tài)性特征

新形勢下，環(huán)保電子檔案具有動態(tài)性的特征，可以進行增加、修改、刪除等。同時，檔案管理者可以從不同角度，根據(jù)使用者的需要，了解環(huán)?；顒拥倪^程，重新組織信息。為了減少信息的重復(fù)性和方便檔案管理，電子檔案還可以動態(tài)生成用戶查閱內(nèi)容，按照條目進行組織。而為了使信息的存儲猴哥訪問更加人性化個體化，環(huán)境保護電子檔案可以按照一定的結(jié)構(gòu)形式，根據(jù)每個查找者的需求，把信息組織起來，并且還能確保信息的完整、一致性。1.2海量、立體儲存的特征

環(huán)境保護電子檔案節(jié)省了檔案管理工作的巨額人力和物力開支，為環(huán)境保護工作信息的存儲節(jié)省了很大的空間。新形勢下，環(huán)保工作者面臨著復(fù)雜繁瑣的工作，為了方便工作，他們希望檔案記錄的信息更加詳盡、精準，如：在監(jiān)測水污染源時，環(huán)保工作者可以根據(jù)準確、實時地記錄在工作中獲取的聲音、圖像等信息，及時采取正確的保護措施。

1.3便利性特征

隨著環(huán)保工作者對環(huán)保檔案的需求越來越高，對環(huán)保檔案的傳遞提出了更高的要求，為了滿足相關(guān)單位、企業(yè)的利用，環(huán)保檔案的使用不再是提供本單位的幾個簡單數(shù)據(jù)，不但要滿足政府決策，還要突破本機關(guān)的利用，系統(tǒng)地查閱某一事項的詳細參數(shù)、前因后果及具體實施。因此，環(huán)境保護電子檔案傳遞能夠打破時間地域、部門之間的限制，具有便利性特征，從而能夠使政府迅速的作出正確的決策，準確的向環(huán)保工作者提供環(huán)境保護檔案信息，順利及時的開展環(huán)保工作。

1.4精準、便捷性特征

電子檔案具有快捷查詢、統(tǒng)計、檢索的功能，當使用者需要查找某個環(huán)境檔案信息時，可以進行精準、便捷的檢索和對比，可以根據(jù)日期、標題、作者、關(guān)鍵字等任意一項檢索條目查找所需要的檔案，不必象傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案那樣，還可以搜索出相關(guān)的主題文章。

2　新形勢下提高環(huán)境保護電子檔案管理的有效措施

2.1加強環(huán)境保護電子檔案存儲設(shè)備的穩(wěn)定性

存儲環(huán)保電子文檔的截止具有不穩(wěn)定性，不具備永久保存的條件。環(huán)境保護檔案不管是生成還是管理，都需要計算機和電子技術(shù)的參與。目前，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機存儲設(shè)備和電子技術(shù)也得到了快速的發(fā)展，更新?lián)Q代非?？?，因此，對于這種變化，很多管理者和使用者很難了解掌握。同時，當前，電子檔案大多存儲在硬磁盤、U盤等幾種主要儲存社背山，與紙張相比，它們的穩(wěn)定性較差，壽命問題會對電子檔案的使用年限造成一定的制約。一般來說保存的壽命不超過70年，并且電子存儲設(shè)備對磁場輻射、環(huán)境的溫度要求相當敏感。如果電子存儲設(shè)備內(nèi)部稍有所變化，就互譯導(dǎo)致信息無法讀出，甚至丟失。目前，為了防止重要環(huán)境保護信息的丟失和無法識別，對于環(huán)境保護電子檔案存儲設(shè)備的不穩(wěn)定性，我們應(yīng)采取嚴格的保護措施，首先，要對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)、縮微膠片拷貝件保留，應(yīng)用安全的而數(shù)據(jù)備份手段，在存儲設(shè)備上，將信息脫機保存。這樣的話如果數(shù)據(jù)一旦發(fā)生意外，還可以修復(fù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)。

2.2采取必要的防護措施

環(huán)保電子信息具有多媒體集成性和易操作性，因此，根據(jù)管理的需要，檔案工作人員要對電子檔案的各種信息進行增減、修改等工作。如果信息一旦被惡意刪除、或者修改、操作失誤的話，再識別原件就是很困難的，也不容易被察覺的。并且當在互聯(lián)網(wǎng)上共享穿點信息時，由于是在計算機上讀取環(huán)保電子檔案，就極有可能感染上計算機病毒等的入侵，甚至遭到黑客的入侵，后果不可估量。

2.3確保電子檔案的安全問題

必須采取必要的防護措施：（1）要嚴格控制環(huán)保電子檔案信息的權(quán)限，如：參閱、修改、刪除等工作內(nèi)容，設(shè)定授權(quán)訪問，防止非授權(quán)訪問的違法事件發(fā)生。（2）為了防范網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，要選擇和制定功能強大的防火墻，在建立電子檔案時，必須要對服務(wù)器設(shè)立相應(yīng)的防火墻。（3）環(huán)保電子檔案管理人員應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定和制度，防止重要信息泄露和丟失，對電子檔案信息進行仔細地堅定和劃密，要確定可以在網(wǎng)上提供參考的檔案，避免造成重要信息的泄密，對于尚未開放的敏感、機密的檔案信息不能與網(wǎng)絡(luò)連接。（4）為了做好應(yīng)急準備，對于可能發(fā)生的突發(fā)事件進行事前評估，對環(huán)境保護電子檔案信息的數(shù)據(jù)進行備份。一旦發(fā)生硬件故障或受到黑客攻擊，為了確保電子檔案信息處于安全運行狀態(tài)中，要在最短的時間中，調(diào)動各方面進行果斷處理，今早使系統(tǒng)恢復(fù)運行。

[1]李艷波.淺談如何加強環(huán)境檔案管理工作[J].蘭臺世界,2012（S2）.

[2]張麗華.分析環(huán)境保護檔案的管理與利用[J].化工管理,2014（6）.作者簡介

黃小燕（1987—），女，漢族，福建惠安人，本科學(xué)歷，助理館員，主要研究方向：環(huán)境管理檔案。