公共圖書館讀者檔案數(shù)字化體系的建立與管理*

李華英

（浙江圖書館 浙江杭州 310007）

公共圖書館讀者檔案數(shù)字化體系的建立與管理*

李華英

（浙江圖書館 浙江杭州 310007）

文章從讀者服務(wù)的現(xiàn)代化角度出發(fā)，對(duì)讀者檔案數(shù)字化體系進(jìn)行了概述，提出了讀者檔案數(shù)字化體系建設(shè)的必要性和可行性，并對(duì)常見問題進(jìn)行初步探討。

讀者檔案；數(shù)字化體系；公共圖書館

1 概述

迅速發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)，極大地推動(dòng)了圖書館事業(yè)的發(fā)展。作為傳統(tǒng)的公共文化服務(wù)機(jī)構(gòu)，如何適應(yīng)現(xiàn)代化進(jìn)程，并不斷提升服務(wù)品質(zhì)是圖書館讀者服務(wù)工作者面臨的重要課題。

圖書館每年都會(huì)新增大量的讀者，與此同時(shí)，讀者的相關(guān)信息也在不斷發(fā)生著變動(dòng)，這對(duì)圖書館傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理和保存提出了巨大的挑戰(zhàn)。為了能夠更好地對(duì)讀者信息進(jìn)行記錄與變更，實(shí)現(xiàn)對(duì)讀者檔案的全面監(jiān)控，本文提出了讀者檔案數(shù)字化體系的概念。讀者檔案數(shù)字化體系是指以計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化讀者檔案信息系統(tǒng)，通過與傳統(tǒng)檔案管理中人、財(cái)、物的管理模式相結(jié)合，從而產(chǎn)生的信息綜合體。主要包括：讀者檔案數(shù)據(jù)的錄入、管理、修改、查詢、刪除、統(tǒng)計(jì)等信息系統(tǒng)操作行為以及相關(guān)的信息利用行為，其目的在于提升讀者服務(wù)質(zhì)量。與傳統(tǒng)讀者檔案管理相比，主要有4點(diǎn)區(qū)別：

（1）全數(shù)字化錄入與存儲(chǔ)。按一人一檔的原則，為每位讀者建立電子檔案。以身份信息采集、數(shù)碼攝影、系統(tǒng)文獻(xiàn)利用數(shù)據(jù)等數(shù)字化形式記錄該讀者所有的注錄信息以及在館行為。如讀者證申請(qǐng)時(shí)身份證或支付寶信息讀取，讀者證升降級(jí)、掛失、補(bǔ)辦、用戶協(xié)議填寫等一系列紙質(zhì)表單的數(shù)碼攝影儲(chǔ)存以及其他業(yè)務(wù)辦理中的電子簽名，等等。

（2）檔案具有法律效應(yīng)。所有信息通過身份認(rèn)證并在讀者利用圖書館的過程中日趨完整，所有的信息操作行為均獲得用戶授權(quán)；使用數(shù)字化手段利用、存貯讀者檔案實(shí)現(xiàn)有序管理；檔案生成即時(shí)有效，系統(tǒng)按層級(jí)權(quán)限管理具備較高安全保密性。

（3）可提供個(gè)性化服務(wù)特色。對(duì)讀者文獻(xiàn)利用和活動(dòng)參與等情況的掌握，便于提供個(gè)性化文獻(xiàn)推薦、活動(dòng)推送等特色服務(wù)。對(duì)讀者消費(fèi)、場館選擇、到館時(shí)間等動(dòng)態(tài)行為進(jìn)行分析，為科學(xué)建館和提升用戶體驗(yàn)提供數(shù)據(jù)支撐。

（4）儲(chǔ)存、查詢便捷。解決傳統(tǒng)的儲(chǔ)藏需要大量物理空間的困難，讀者檔案數(shù)字化體系只需要少量的虛擬存儲(chǔ)空間，并定期維護(hù)備份便可保證檔案的安全及完整性。在查詢方面，通過關(guān)鍵詞等條件的設(shè)置，無論是精確查找還是模糊查找，電腦代替人工從幾十萬讀者檔案中檢索排查都極大程度地提高了工作效率。

2 讀者檔案數(shù)字化體系現(xiàn)狀

2.1 紙質(zhì)檔案為主，查詢不便

紙質(zhì)檔案的保存有著諸多難點(diǎn)：紙質(zhì)檔案規(guī)模隨著讀者群體的增長、行為變化而逐年擴(kuò)大，管理成本日益增高，同時(shí)紙質(zhì)檔案對(duì)于溫、濕度等保存環(huán)境有較高的要求。檔案的安全性也存有隱患，未及時(shí)入檔的紙質(zhì)檔案難以發(fā)現(xiàn)，檔案遺失后沒有辦法恢復(fù)。讀者檔案調(diào)取頻繁，查詢不便的問題更是嚴(yán)重困擾著實(shí)際工作。

2.2 綜合配置不全，無整體性

現(xiàn)行讀者檔案僅僅只是管理讀者證、記錄借還書的工具，并沒有設(shè)專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，只有涉及重點(diǎn)讀者服務(wù)工作，才能進(jìn)行相關(guān)統(tǒng)計(jì)分析以及開展有針對(duì)性的專項(xiàng)服務(wù)。此類讀者服務(wù)因此缺乏整體性，同時(shí)由于未能引入專門管理，讀者個(gè)性化、數(shù)據(jù)化檔案的建立也難以實(shí)現(xiàn)。

2.3 功能性不完整，缺系統(tǒng)化

現(xiàn)有的讀者檔案只存有姓名、性別、證件號(hào)碼、電話等基本信息。此類信息不足以為技術(shù)部門、采編部門、流通部門等部門開展工作提供決策性依據(jù)，此外相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)未能得到有效利用。如能增加讀者借閱文獻(xiàn)、喜愛參加的活動(dòng)、閱讀喜好、場館使用、到館時(shí)間等信息，并結(jié)合在餐廳、商店等地的消費(fèi)習(xí)慣，在系統(tǒng)化和整體化的基礎(chǔ)上對(duì)讀者行為加以分析，則更有利于開展便捷專業(yè)的服務(wù)，極大提升讀者的服務(wù)體驗(yàn)。

2.4 系統(tǒng)檔案為輔，內(nèi)容不全

讀者對(duì)于現(xiàn)行數(shù)字化檔案的認(rèn)可程度不高，部分讀者在面對(duì)不利的系統(tǒng)信息時(shí)，都會(huì)下意識(shí)地認(rèn)為是系統(tǒng)信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，因此難以將系統(tǒng)信息作為有效的證據(jù)。檔案系統(tǒng)的查證功能沒有得到有效的實(shí)現(xiàn)。此外，現(xiàn)行的讀者檔案系統(tǒng)內(nèi)容也主要以讀者的基本信息為主，閱讀習(xí)慣、閱讀偏好等方面的信息未得到充分體現(xiàn)，在相關(guān)的信息推送方面未能形成完整系統(tǒng)的服務(wù)。

3 建立讀者檔案數(shù)字化體系的必要性與構(gòu)想

3.1 讀者檔案數(shù)字化體系的必要性

讀者檔案是圖書館發(fā)展進(jìn)程中一種重要的信息資源，面對(duì)飛速發(fā)展的信息時(shí)代，傳統(tǒng)的讀者檔案管理模式已經(jīng)顯得較為滯后。因此，讀者檔案數(shù)字化體系是應(yīng)時(shí)代需求而產(chǎn)生的，其在讀者服務(wù)中的作用更加明顯和重要，主要有以下幾點(diǎn)必要性。

3.1.1 年輕一代的數(shù)字化需求

數(shù)字化年代，誰能占領(lǐng)科技創(chuàng)新的先機(jī)，誰就獲得久盛不衰的競爭優(yōu)勢。作為數(shù)字資源主要利用者，越來越多的年輕人傾向于通過數(shù)字化的方式獲取圖書及相關(guān)信息資料。同時(shí)數(shù)字化帶來的查詢方便、使用便捷、海量存儲(chǔ)，無需實(shí)體界面、服務(wù)不受地域和時(shí)間的限制等優(yōu)勢使得各個(gè)行業(yè)都開始著手?jǐn)?shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)，數(shù)字化管理系統(tǒng)已是大勢所趨。

3.1.2 讀者對(duì)于服務(wù)要求的提升

隨著知識(shí)型讀者對(duì)于信息服務(wù)需求的不斷提升，各種不同形式的知識(shí)提供將成為圖書館事業(yè)的新重點(diǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代流行定制化生產(chǎn)服務(wù)，在這個(gè)新模式里“用戶想要什么就做什么”，了解讀者需求，有選擇性地為服務(wù)對(duì)象提供多樣性的信息產(chǎn)品是未來讀者服務(wù)工作的重點(diǎn)。通過讀者檔案數(shù)字化系統(tǒng)，第一時(shí)間向工作人員提供服務(wù)依據(jù)，彌補(bǔ)傳統(tǒng)工作人員在知識(shí)性和準(zhǔn)確性方面的不足。

3.1.3 將使管理工作更加便捷

電子技術(shù)的迅猛發(fā)展以及其他行業(yè)的成功案例都給讀者檔案數(shù)字化體系的建立帶來了可能。尤其是銀行系統(tǒng)在證件簽字方面的有效性和合法性對(duì)于讀者檔案數(shù)字化具有很大的借鑒意義，在簽名的同時(shí)采集圖片存儲(chǔ)證件的電子照能在與讀者糾紛時(shí)作為有效證據(jù)。在圖書借還服務(wù)中，也可以采取指紋確認(rèn)的方式來規(guī)避不必要的風(fēng)險(xiǎn)，從而帶給管理工作更多的便捷。

3.2 讀者檔案數(shù)字化體系戰(zhàn)略構(gòu)想

讀者檔案數(shù)字化體系構(gòu)想將以浙江圖書館為案例進(jìn)行推演，主要討論信息系統(tǒng)、輔助系統(tǒng)、相關(guān)配備三方面。

3.2.1 讀者檔案數(shù)字化系統(tǒng)闡述

讀者檔案數(shù)字化系統(tǒng)的功能組成如圖1所示，其主體由單位文件管理、現(xiàn)行文件管理、歷史文件管理、登錄選項(xiàng)設(shè)置和拓展選項(xiàng)五部分構(gòu)成。其中在登陸時(shí)需要驗(yàn)證用戶名、密碼以及指紋，保證權(quán)限的私密性。對(duì)于非法登陸將予以拒絕與記錄，從而確保系統(tǒng)安全性。

圖1 讀者檔案數(shù)字化系統(tǒng)功能組成

單位文件管理主要是指工作人員權(quán)限下的服務(wù)內(nèi)容，主要包含以下子系統(tǒng)。聯(lián)系方式、行業(yè)通告、圖書館通知公告、部門通告、活動(dòng)通告、其他信息檢索、反饋與互動(dòng)。該子系統(tǒng)可具備公告發(fā)布的功能，特別是對(duì)工作中針對(duì)讀者檔案業(yè)務(wù)開展情況發(fā)生變動(dòng)時(shí)給予公告提醒，并且創(chuàng)建簡易局域聯(lián)系工具，可確保網(wǎng)絡(luò)安全的前提下方便工作人員內(nèi)部溝通交流。

（1）現(xiàn)行文件管理包含以下子系統(tǒng)。讀者基本信息收錄、讀者借閱信息收錄、讀者閱讀偏好信息收錄、讀者來館信息收錄、讀者消費(fèi)信息記錄、讀者特殊信息記錄。其中對(duì)讀者的相關(guān)信息進(jìn)行收錄，可以通過姓名、證件號(hào)、時(shí)間、電話號(hào)碼、書名等進(jìn)行查詢以及模糊查詢，進(jìn)一步提高系統(tǒng)的執(zhí)行能力。在對(duì)讀者文獻(xiàn)利用信息的查詢上，可采集或利用圖書館業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)的選擇上，宜采用ACCESS技術(shù)，采用ADO技術(shù)進(jìn)行訪問，以節(jié)省空間、提高支持性。

（2）歷史文件管理包含以下子系統(tǒng)。讀者基本信息收錄、讀者借閱信息收錄、投訴意見管理、讀者個(gè)性化服務(wù)管理、讀者特殊信息記錄?，F(xiàn)有的信息系統(tǒng)在逐漸錄入新系統(tǒng)的過程中會(huì)有大量的數(shù)據(jù)需要導(dǎo)入，在某一時(shí)間節(jié)點(diǎn)前的信息將錄入此系統(tǒng)。

（3）登陸選項(xiàng)設(shè)置包含以下子系統(tǒng)。用戶名、基本信息、登錄密碼、登陸密鎖、用戶權(quán)限、我的信息等。該選項(xiàng)按層級(jí)設(shè)置，根據(jù)使用人不同，設(shè)置權(quán)限管理，保證系統(tǒng)的安全性。

（4）拓展選項(xiàng)包含以下子系統(tǒng)。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、云端管理等。其中統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目需要包含不同時(shí)間點(diǎn)的借閱量分布查詢，結(jié)合門禁系統(tǒng)、RFID技術(shù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

3.2.2 讀者檔案數(shù)字化輔助系統(tǒng)闡述

（1）積分系統(tǒng)。對(duì)于一個(gè)系統(tǒng)產(chǎn)品來說，對(duì)用戶進(jìn)行激勵(lì)是為了讓用戶更多地使用其產(chǎn)品或者服務(wù)，這樣才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。而積分體系就是比較常用的一種對(duì)用戶的激勵(lì)方式。針對(duì)讀者對(duì)本館文獻(xiàn)的利用量、活動(dòng)參與度以及道德行為等的評(píng)價(jià)產(chǎn)生積分，具有對(duì)讀者行為進(jìn)行正確引導(dǎo)和增加讀者粘性的作用。

（2）消費(fèi)系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代圖書館服務(wù)產(chǎn)品的增加和讀者文化消費(fèi)觀念的提升，圖書館信息服務(wù)、文創(chuàng)產(chǎn)品、休閑餐飲等消費(fèi)越來越為大眾所需。在讀者檔案體系中建立消費(fèi)系統(tǒng)，利用支付寶、微信等手段完成支付，后臺(tái)服務(wù)器記錄存儲(chǔ)使用者、使用時(shí)間、內(nèi)容、費(fèi)用等詳細(xì)消費(fèi)數(shù)據(jù)并生成報(bào)表，便于管理、統(tǒng)計(jì)和分析。

（3）個(gè)性化推薦系統(tǒng)。將讀者的動(dòng)態(tài)活動(dòng)數(shù)據(jù)作為個(gè)性化圖書館推薦活動(dòng)的切入點(diǎn)，將讀者文獻(xiàn)使用、活動(dòng)參與、服務(wù)定制等館內(nèi)行為與后臺(tái)數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，完成館內(nèi)活動(dòng)和文獻(xiàn)的自動(dòng)化、高精度推薦。同時(shí)也為圖書館組織和舉辦活動(dòng)的方向和類型提供參考。

3.2.3 讀者檔案數(shù)字化系統(tǒng)相關(guān)配備

（1）人員方面：需要專門的系統(tǒng)人員進(jìn)行維護(hù)。注重使用人員的培訓(xùn)，注重人員業(yè)務(wù)分析能力的提升，推動(dòng)系統(tǒng)的繼續(xù)開發(fā)與完善。使用人員可與現(xiàn)有讀者服務(wù)崗位工作交叉，并與重點(diǎn)讀者服務(wù)相結(jié)合。

（2）設(shè)備與維護(hù)方面：需要購置數(shù)據(jù)讀取設(shè)備、拍照設(shè)備、電子錄入設(shè)備、主機(jī)等設(shè)備。初次投入需要一定的資金配合，后期根據(jù)實(shí)際需求提供系統(tǒng)升級(jí)考慮。在系統(tǒng)與設(shè)備維護(hù)方面，需要建立相關(guān)流程，如定期系統(tǒng)升級(jí)和維護(hù)、若干年限內(nèi)硬件更新等。

（3）溝通配合方面：開發(fā)部門、使用部門、管理部門間需有效配合及時(shí)溝通。使用部門建立用戶系統(tǒng)使用日志，便于管理部門糾錯(cuò)修復(fù)與優(yōu)化服務(wù)界面。

4 讀者檔案數(shù)字化體系常見問題的處理以及修正

4.1 讀者原始信息錯(cuò)誤無法找到原始信息

對(duì)于現(xiàn)存原始信息是軍官證、學(xué)生證等證件，或者因?yàn)樵缙谌斯や浫脲e(cuò)誤、身份證自動(dòng)升位錯(cuò)誤造成與讀者身份信息不匹配的問題，由于涉及到押金這一遺留問題，新的讀者檔案數(shù)字化系統(tǒng)在原數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)綜合導(dǎo)入的基礎(chǔ)上，建議采用模糊檢索方式來解決相關(guān)問題。

4.2 讀者文獻(xiàn)逾期、丟失，各種費(fèi)用的繳納等信用問題

根據(jù)讀者在圖書館的借閱行為形成可見的條目記錄，按一定標(biāo)準(zhǔn)制定信用積分，作為日常業(yè)務(wù)處理參考依據(jù)。以提升或降低服務(wù)等級(jí)的方式，逐步引導(dǎo)和培養(yǎng)讀者利用圖書館的良好習(xí)慣，減少公共資源的浪費(fèi)，為讀者與圖書館之間架起信任與溝通的橋梁。

4.3 圖書歸還與借閱規(guī)則知曉問題

很多讀者在借閱圖書后，容易忘記歸還日期，因此普遍希望圖書館能夠提供歸還提醒服務(wù)。讀者檔案數(shù)字化系統(tǒng)可根據(jù)讀者需求，與微信或其他信息通訊應(yīng)用平臺(tái)相結(jié)合，向讀者發(fā)送動(dòng)態(tài)提示信息。

針對(duì)讀者知曉圖書館相關(guān)規(guī)則的問題，可以在讀者證辦理時(shí)以電子簽名的形式，簽署對(duì)讀者協(xié)議所有條款的閱知，并利用拍照技術(shù)形成電子檔案存儲(chǔ)備案。

4.4 薦購圖書和查找圖書

讀者檔案數(shù)字化系統(tǒng)可以在一定時(shí)間內(nèi)以系統(tǒng)短信或者應(yīng)用平臺(tái)信息的形式回復(fù)圖書薦購的信息。在查找圖書方面，可以與圖書館檢索系統(tǒng)對(duì)接，完成文獻(xiàn)檢索，提供館藏信息并配合成熟的導(dǎo)航定位技術(shù)鎖定圖書，給予圖示指向。

4.5 自動(dòng)推薦圖書

針對(duì)讀者閱讀習(xí)慣、閱讀興趣、研究方向、社會(huì)熱點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，可根據(jù)所需文獻(xiàn)上架的時(shí)間、借閱量、文獻(xiàn)類別等條件，推薦生成新書單、經(jīng)典書單等等供讀者選擇定制，完成圖書的個(gè)性化推薦。

5 結(jié)語

讀者資源是公共圖書館最為重要的資源。脫離讀者，公共圖書館即失去了生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。讀者檔案數(shù)字化體系的建立和利用，極大提高了讀者檔案資源的查詢和使用效率，規(guī)范了讀者檔案的管理。通過讀者檔案數(shù)字化，使公共圖書館在廣泛收集讀者檔案信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步了解讀者需求，制定有針對(duì)性的讀者服務(wù)策略，實(shí)現(xiàn)讀者檔案資源的變藏為用。

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Establishment and Management of a Digital System of Readers′Files in Public Library

This paper summarizes a digital system of readers′files from the perspective of modern reading services,expounds on the necessity and feasibility of the construction of a digital file system,and also tentatively discusses common problems.

reader′s file;digitization system;public library

G250.71

A

李華英（1980—），女，浙江圖書館館員。

2016-09-30

★本文系浙江圖書館2014年度課題“讀者檔案數(shù)字化體系的建立與管理”（項(xiàng)目編號(hào)：1403）的階段性研究成果。