洪 彥

關(guān)于行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的研究

洪 彥

事業(yè)單位是我國(guó)目前社會(huì)活動(dòng)的重要參與者，對(duì)社會(huì)整體服務(wù)水平的提升有著重要的作用；因此，強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位的分析、促進(jìn)其發(fā)展，意義重大。行政事業(yè)單位工作的一項(xiàng)重要的內(nèi)容就是檔案管理。一方面，檔案管理的科學(xué)性和合理性會(huì)影響到本單位的辦事效率；另一方面，其還會(huì)提升單位的服務(wù)能力。從目前的行政事業(yè)單位檔案管理工作來看，其工作中仍存在不少問題，如理念滯后、技術(shù)陳舊、方法單一等；這些問題的出現(xiàn)影響了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，也影響了其服務(wù)能力的進(jìn)一步提升。因此，本文就行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行分析，旨在在檔案管理問題的基礎(chǔ)上探討具有實(shí)效性的創(chuàng)新措施，從而加強(qiáng)檔案管理工作。

行政事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新

檔案管理在目前的行政事業(yè)單位中有著重要的作用。一方面，行政事業(yè)單位的計(jì)劃工作的開展需要以檔案為基本參考；另一方面，行使事業(yè)單位的服務(wù)能力也主要依托檔案進(jìn)行開展，強(qiáng)化行政事業(yè)單位的檔案管理有著重要的作用。在社會(huì)的不斷進(jìn)步下，行政事業(yè)單位的管理理念以及方法發(fā)生著顯著的變化。在這種大環(huán)境的變化下，積極地探討檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展，對(duì)行政事業(yè)單位未來工作的高效開展有著非常顯著的意義。所以，在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，積極地分析行政事業(yè)單位檔案管理的問題缺陷和解決措施，便具有了較為突出的社會(huì)意義。

一、現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案管理的問題

（一）檔案管理理念較為落后

檔案管理理念比較落后是目前行政事業(yè)單位檔案管理存在的一個(gè)主要問題，理念落后主要表現(xiàn)在管理模式上。目前的行政事業(yè)單位檔案管理采用的普遍性模式是事后管理型，這種模式的突出優(yōu)勢(shì)是管理具有針對(duì)性，其措施利用針對(duì)的是已表現(xiàn)出的問題。從現(xiàn)代化管理理念的角度來看，此種管理模式缺乏嚴(yán)重的未來預(yù)見性，也就是說其在管理中，對(duì)未來的規(guī)劃和控制效果十分低下。管理理念影響管理模式，而管理模式表現(xiàn)管理思想。目前這種管理理念和思想，已經(jīng)不能適應(yīng)未來化檔案管理的要求，因此，事業(yè)單位需要積極地進(jìn)行改變。

（二）檔案管理方法陳舊

檔案管理方法陳舊是目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的另一個(gè)顯著問題。就目前行政事業(yè)單位檔案管理的方法來看，具有兩個(gè)突出的特性：第一是方法的老舊問題比較嚴(yán)重。現(xiàn)階段大部分的行政事業(yè)單位，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候采用的都是較為傳統(tǒng)的登記管理法，這種管理方法的效率提升和人員素質(zhì)關(guān)系較大，一旦出現(xiàn)管理人員水平提升困難的局面，其管理效果的提升也會(huì)隨之陷入瓶頸。第二是管理方法的單一性嚴(yán)重。在目前的檔案管理中，大部分行政事業(yè)單位都采用比較單一的方法，使得檔案管理存在突出的片面性問題。

（三）電子化檔案的管理發(fā)展滯后

電子化檔案的管理發(fā)展比較滯后是目前行政事業(yè)單位檔案管理的又一突出缺陷?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)在社會(huì)中有了廣泛的應(yīng)用，在信息存儲(chǔ)方面，利用電子化技術(shù)可以有效提升信息登記以及提取的效率；但是由于目前的行政事業(yè)檔案管理，沒有確立普遍、完整的電子化管理系統(tǒng)，在具體的電子檔案管理方面也存在缺陷；這些問題都使得檔案管理的電子化發(fā)展受到了阻礙。

（四）檔案管理人員的專業(yè)化建設(shè)不足

檔案管理人員的專業(yè)化建設(shè)不足的問題，在目前的行政事業(yè)單位檔案管理中表現(xiàn)也較為突出。人員的專業(yè)性主要指兩個(gè)方面：第一是理論水平；第二是技術(shù)操作。就目前的檔案管理工作實(shí)踐來看，一方面是工作人員缺乏較為系統(tǒng)的理論基礎(chǔ)，在工作中的專業(yè)化理念的運(yùn)用相對(duì)缺乏；另一方面是管理人員在具體的管理操作中，執(zhí)行操作的缺陷表現(xiàn)得較為明顯。總而言之，就是檔案管理人員的專業(yè)性在現(xiàn)階段的管理實(shí)踐中遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)。

二、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

（一）積極改變檔案管理的理念

積極改變檔案管理的理念是行政事業(yè)單位檔案管理的一項(xiàng)重要的創(chuàng)新措施。就現(xiàn)狀來看，檔案管理理念的轉(zhuǎn)變是提升管理效率和質(zhì)量的一項(xiàng)必要措施；而具體轉(zhuǎn)變就是要將事后性管理轉(zhuǎn)變?yōu)轭A(yù)見式管理。所謂的預(yù)見式管理主要是在分析以往管理的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理的未來發(fā)展做出合理的分析和判斷，這樣，檔案管理的目標(biāo)規(guī)劃才可以更加具體，也才會(huì)有進(jìn)一步判斷在未來管理中可能出現(xiàn)的問題。通過運(yùn)用預(yù)見式管理理念，整個(gè)行政事業(yè)單位的檔案管理會(huì)呈現(xiàn)出一種超前性；且在積極采取措施解決問題的管理中，一些問題的發(fā)生率會(huì)顯著降低，整個(gè)管理的效率和質(zhì)量會(huì)得到明顯提升。

（二）豐富檔案管理的方法

豐富檔案管理方法也是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項(xiàng)重要措施。就方法的豐富性而言，主要有兩方面的措施：第一是積極地進(jìn)行現(xiàn)有方法的分析，把握現(xiàn)有方法的不足以及優(yōu)勢(shì)，通過不斷地總結(jié)和完善，使現(xiàn)有的管理方法可以呈現(xiàn)出更大的利用價(jià)值。第二是根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行新型的方法打造。在目前的管理中，主要采取的檔案管理方法是科室分類法；在未來檔案管理中，通過方法創(chuàng)新，可以積極地運(yùn)用目標(biāo)明確法、結(jié)果對(duì)比法、資料分析法等實(shí)現(xiàn)檔案管理的綜合化控制；通過檔案管理方法的豐富化，管理模式也可以實(shí)現(xiàn)多元化。

（三）強(qiáng)化檔案管理的電子化建設(shè)

強(qiáng)化檔案管理的電子化建設(shè)是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項(xiàng)關(guān)鍵性措施。通過電子檔案的建立，檔案管理工作可以打破時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)管理的實(shí)時(shí)化。要進(jìn)行檔案管理的電子化建設(shè)，需要采取兩方面的工作：第一是建立科學(xué)合理的電子化檔案模型。在整個(gè)電子化檔案管理模型中，需要有完整的檔案錄入標(biāo)準(zhǔn)、分類標(biāo)準(zhǔn)以及查詢系統(tǒng)；通過這些方面的完整性建設(shè)，電子檔案會(huì)具有強(qiáng)大的實(shí)用價(jià)值。第二是在模型的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理優(yōu)化。電子化檔案建設(shè)的目的是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的簡(jiǎn)潔，對(duì)整個(gè)模型的各個(gè)銜接部分進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化，可以更好地發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)越性。

（四）建設(shè)專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍

建設(shè)專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍，也是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項(xiàng)重要措施。而要進(jìn)行人員的專業(yè)性建設(shè)，需要從兩方面開展：第一是要強(qiáng)化管理人員的理論。檔案管理作為一門具有專業(yè)性的學(xué)科，管理人員必須要對(duì)管理目的、管理方法以及管理理論有系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)；只有理論認(rèn)識(shí)得到強(qiáng)化，其管理意識(shí)的更新與變革才能滿足時(shí)代變化的需要，其管理實(shí)效才能得到相應(yīng)的提高。第二是要打造管理人員專業(yè)化的操作。在電子化檔案管理的大環(huán)境下，管理人員需要進(jìn)行操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)化；只有這樣，其管理操作才會(huì)符合現(xiàn)實(shí)需要，最終達(dá)到管理的標(biāo)準(zhǔn)。

三、結(jié)語

行政事業(yè)單位作為我國(guó)社會(huì)服務(wù)的組織者和參與者有著相當(dāng)大的影響力。在其工作中，檔案管理價(jià)值突出；因此，深入分析其檔案管理中存在的問題和缺陷，并針對(duì)問題進(jìn)行創(chuàng)新性措施的探討，對(duì)提升檔案管理工作的實(shí)效性有著非常積極的作用。

（作者單位為德惠市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心）

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洪彥（1974—），女，本科，吉林德惠人，初級(jí)職稱，研究方向：檔案管理。］