高校招生考試錄取檔案的管理與利用

■盧巖紅

高校招生考試錄取檔案的管理與利用

■盧巖紅

一、 高校招生考試錄取檔案的管理

(一)錄取檔案整理的時間

高校招生考試錄取檔案也就是《高校錄取新生簡明登記表》(以下簡稱《登記表》)，一般是在集中錄取現(xiàn)場打印兩份并加蓋招生錄取專用章，一份寄給高校，作為發(fā)放《錄取通知書》及新生入學后在教育部網(wǎng)站注冊的依據(jù)，一份由省級招生考試管理部門存檔，它是證明考生合法錄取的唯一紙質依據(jù)。教育部規(guī)定，高校組織考生報到后會對考生進行入學資格審查，還會因各種原因出現(xiàn)考生退檔、改錄等問題。為保證錄取考生存檔數(shù)據(jù)的準確性，集中錄取現(xiàn)場只打印一份《登記表》寄給高校，省級招生考試管理部門存檔的《登記表》的打印時間應安排在每年11月份，留出考生報到后兩個月的時間核實情況，處理遺留問題，以使最終存檔數(shù)據(jù)完整、準確。

(二)錄取檔案整理程序

招生錄取檔案的整理一般是由省級招生考試管理部門業(yè)務處室或檔案室單獨整理。主要程序是：打印—蓋章—排序—裝訂—編號—存檔。為保證入庫存檔信息與招生錄取數(shù)據(jù)庫信息絕對一致，應嚴密設計錄取檔案整理流程，增加多次校對環(huán)節(jié)?！兜怯洷怼吩诟咝Ｕ猩浫‖F(xiàn)場的打印工作一般由錄取服務組完成，招生錄取工作結束后，要進行《登記表》的再打印及整理工作。把紙制檔案重新整理后交印刷廠裝訂成冊，裝訂完畢后由錄取服務組與信息處共同清點并進行現(xiàn)場交接；信息處依據(jù)數(shù)據(jù)庫信息對裝訂成冊的《登記表》進行數(shù)據(jù)比對校核，重點核對錄取高校名單及各校各科類錄取人數(shù)，核對完畢確認無誤后交檔案室保存。各環(huán)節(jié)進行交接登記，登記記錄隨存檔《登記表》歸檔。

(三)錄取檔案的保護與管理

檔案保護，是指對已整理好并存入庫房中的檔案進行日常的維護、保護性管理工作。一是維護檔案實體的秩序狀態(tài)，使檔案在存放和使用中始終有序。要求檔案管理人員建立良好的工作習慣；檔案入庫要嚴格交接，認真清點，排放有序;使用檔案時，當日必須歸還，用畢放回原處。二是保護檔案實體的理化狀態(tài)，使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長其物質形體的“自然壽命”。

檔案管理，就是維護檔案的管理秩序。一是檔案的庫房管理，即保證庫房堅固，有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施，建立庫房管理制度，定期進行檢查。二是檔案流動中的管理，即檔案在各個流動環(huán)節(jié)中，一般的安全防護，防止丟失。建立檔案查閱利用制度并嚴格執(zhí)行，不能因為人情關系或覺得事小無所謂而模糊管理。三是為延長檔案的壽命而采取的諸如復制和修補等各種專門的技術處理。

二、高校招生錄取檔案信息資源的利用

(一)高校招生錄取檔案的現(xiàn)實需求

省級招生考試管理部門存檔的《登記表》主要是用于為高校補辦《登記表》的依據(jù)或教育行政部門在需要核實考生報名資格或畢業(yè)生時的備查。但作為省級招生考試行政管理部門，各單位均將其作為考生入學途徑認定的權威部門。

(二)現(xiàn)實需求與傳統(tǒng)管理模式相沖突

《登記表》作為高校錄取考生的名冊，目前是以匯總表格形式記錄錄取考生的信息。傳統(tǒng)的管理模式一般是僅供保存單位內部使用，不對外提供復印件或影像件。而隨著社會對學歷、對個人誠信的重視，各單位紛紛要求省級招生考試管理部門提供《登記表》復印件。《登記表》作為內部資料是否應對外公開，成了長久以來爭論的焦點。而從檔案保護角度考慮，過度頻繁地查找、復印這些紙質材料，不利于檔案的長久保護。

(三)建立錄取檔案利用的程序

《登記表》對外開放需經(jīng)保存單位同意，也就是說，保存單位也可以不同意公眾的請求。但對拒絕公眾開放的行政行為，《檔案法》沒有規(guī)定相應的救濟手段。單位或個人要求查詢錄取檔案的大多與人事檔案有關。作為保存《登記表》的單位中唯一具有行政職能的考試機構，具有其他機構無法比擬的公信力，受到單位、社會的高度認可?！兜怯洷怼肥歉咝ｄ浫】忌膮R總表，對外開放有泄漏個人隱私的隱患，應制定《登記表》查詢利用的規(guī)范性文件，建立查詢工作流程，將“復印《登記表》”需求改為由各省招生考試行政主管部門開具《錄取證明》?！兜怯洷怼酚涊d的個人信息全部體現(xiàn)在錄取證明上，與復印《登記表》具有同樣效力。單位出具公函或個人憑身份證件均可提出申請，招生考試機構受理后，明確回復時間，并對申請、回復資料進行存檔。

(四)健全錄取檔案查詢的保障機制

明確錄取檔案查詢的責任主體和監(jiān)督主體，這樣，既可以防止檔案利用工作中的相互推托、責任空缺、隨意延遲，又有利于將檔案查詢工作責任落到實處。查詢紙質錄取檔案應為兩人，出具證明時需經(jīng)單位信息部門核對數(shù)據(jù)庫信息，以確保出證準確無誤。檔案管理人員要積極參與高校錄取工作，了解招生錄取工作動態(tài)和相關業(yè)務情況，以利于完善收集錄取信息工作，更科學地整理錄取表冊，便于錄取檔案準確無誤地保存和合理利用。

(作者單位：山東省教育招生考試院，山東濟南250011)