唐海英++王體春

[摘 要]文章以某公司研究生教育管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目的管理工作為基礎(chǔ)進(jìn)行研究。該公司的項(xiàng)目系統(tǒng)涵蓋自招生到培養(yǎng)過(guò)程管理到畢業(yè)授位與就業(yè)以及數(shù)據(jù)分析等研究生教育管理全面的功能。項(xiàng)目在范圍管理方面具有以下特點(diǎn)：項(xiàng)目規(guī)模較大，實(shí)施復(fù)雜，干系人眾多且比較分散，系統(tǒng)要求并發(fā)用戶量為1萬(wàn)以上，時(shí)間要求在2014年9月投入運(yùn)行。在充分分析項(xiàng)目特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，因最終用戶分散，用戶信息化水平低，需求范圍不明確，沒(méi)有有效管理項(xiàng)目的范圍變更等問(wèn)題，我們制定了范圍確認(rèn)流程及范圍變更控制流程，并理論聯(lián)系實(shí)際，在項(xiàng)目管理過(guò)程中，通過(guò)進(jìn)行范圍規(guī)劃、范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）、范圍確認(rèn)和范圍控制各環(huán)節(jié)的有效管理，解決了項(xiàng)目中的問(wèn)題，保證了項(xiàng)目工期、成本及質(zhì)量，最后順利完成了項(xiàng)目，獲得了相關(guān)干系人的好評(píng)。

[關(guān)鍵詞]研究生教育管理；項(xiàng)目范圍管理；WBS；范圍控制

[DOI]10. 13939/j. cnki. zgsc. 2016. 06. 166

1 前 言

以教育信息化帶動(dòng)教育現(xiàn)代化，是我國(guó)教育事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。隨著研究生教育的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的教育管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力且信息共享等問(wèn)題突出，對(duì)教育管理的信息化要求越來(lái)越高。根據(jù)國(guó)家《2006—2020年國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》和教育部《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011—2020年）》的總體要求，某高校對(duì)研究生管理信息系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)GMIS）采用公開(kāi)招標(biāo)的方式，我公司順利中標(biāo)。2014年3月，筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理全程負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目工作，并參與了業(yè)務(wù)需求討論和系統(tǒng)分析等工作。項(xiàng)目同時(shí)得到某省教改的重點(diǎn)支持。該項(xiàng)目包括研究生院網(wǎng)站、研招網(wǎng)、招生、培養(yǎng)、學(xué)生管理、學(xué)位學(xué)科、畢業(yè)、就業(yè)、系統(tǒng)管理、接口系統(tǒng)、數(shù)據(jù)挖掘、培訓(xùn)和運(yùn)維技術(shù)服務(wù)等。采用ORACLE作為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，純B/S及. net平臺(tái)開(kāi)發(fā)，項(xiàng)目具有規(guī)模較大、干系人眾多且比較分散、管理結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點(diǎn)。項(xiàng)目人員構(gòu)成復(fù)雜、規(guī)模大，項(xiàng)目范圍的清晰界定和職責(zé)分工的明確至關(guān)重要。

除此之外，甲方在合同中對(duì)項(xiàng)目中的內(nèi)容有明確要求，主要體現(xiàn)如下：

①系統(tǒng)要求用戶并發(fā)訪問(wèn)量為10000以上；②界面友好，能實(shí)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入和各模塊數(shù)據(jù)的導(dǎo)出，操作方便，符合數(shù)據(jù)的有效性、一致性和參照完整性要求，且對(duì)每個(gè)用戶提供詳細(xì)數(shù)據(jù)操作安全日志，運(yùn)行快速、穩(wěn)定、安全可靠；③參照信息化標(biāo)準(zhǔn)，建立研究生教育校級(jí)信息化標(biāo)準(zhǔn)；④時(shí)間要求在2014年9月入學(xué)時(shí)能夠上線試運(yùn)行。在時(shí)間緊，任務(wù)重而性能要求高的項(xiàng)目，項(xiàng)目的范圍管理對(duì)項(xiàng)目成功至關(guān)重要。

2 展開(kāi)項(xiàng)目范圍管理工作的幾個(gè)方面

筆者認(rèn)為，項(xiàng)目范圍管理不僅應(yīng)該讓項(xiàng)目管理和實(shí)施人員知道為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)需要完成哪些具體工作，還要確認(rèn)清楚項(xiàng)目相關(guān)各方在每項(xiàng)工作中清晰的分工界面和責(zé)任，詳細(xì)、清楚地界定分工界面和責(zé)任，不但利于項(xiàng)目實(shí)施中的變更管理和推進(jìn)項(xiàng)目發(fā)展，減少責(zé)任不清的事情發(fā)生，也便于項(xiàng)目結(jié)束時(shí)項(xiàng)目范圍清晰的確認(rèn)。具體來(lái)說(shuō)，我們主要從以下幾個(gè)方面展開(kāi)項(xiàng)目范圍管理工作。

范圍計(jì)劃編制的過(guò)程就是制定一個(gè)項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃，它規(guī)定了如何對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行定義、確認(rèn)，以及如何制定工作分解結(jié)構(gòu)的過(guò)程。項(xiàng)目實(shí)施中，我們以項(xiàng)目投標(biāo)文件、項(xiàng)目章程、深化設(shè)計(jì)方案、合同及項(xiàng)目管理計(jì)劃等文件作為依據(jù)，對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行了分析，以公司作過(guò)類(lèi)似項(xiàng)目的相關(guān)文件為模板，項(xiàng)目建立了范圍管理計(jì)劃。范圍管理計(jì)劃中包括詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說(shuō)明，就是將系統(tǒng)需求分析、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、測(cè)試、驗(yàn)收確認(rèn)、安裝調(diào)試和運(yùn)維等，同時(shí)包含創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)的初步計(jì)劃及驗(yàn)收確認(rèn)等內(nèi)容。

范圍定義是開(kāi)發(fā)一個(gè)詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)，作為將來(lái)項(xiàng)目決策的基礎(chǔ)。項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)中對(duì)項(xiàng)目工作定義的詳細(xì)程度，決定了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能否很好地管理項(xiàng)目的范圍。對(duì)項(xiàng)目的范圍進(jìn)行管理，又可以決定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能否很好的規(guī)劃、管理和控制項(xiàng)目的執(zhí)行。所以筆者組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)首先制定了項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目規(guī)定在半年內(nèi)完成驗(yàn)收上線運(yùn)行。同時(shí)利用產(chǎn)品分析和干系人分析的技術(shù)方法和項(xiàng)目小組成員共同規(guī)定了項(xiàng)目的范圍描述、項(xiàng)目的最終交付產(chǎn)品、項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、約束假設(shè)條件、項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)程碑等內(nèi)容。

創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)是將項(xiàng)目的主要可交付成果和項(xiàng)目工作細(xì)分為更小的更易于管理的部分。根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，經(jīng)和項(xiàng)目小組成員的充分討論，應(yīng)用分解技術(shù)，以項(xiàng)目的生命周期的各個(gè)階段作為工作分解結(jié)構(gòu)的第一層，即需求分析、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、測(cè)試、安裝調(diào)試、驗(yàn)收作為第一層次。把第一層次中的項(xiàng)目具體內(nèi)容在第二階段繼續(xù)進(jìn)行劃分。如需求分析產(chǎn)生的第二層次的內(nèi)容有功能需求、非功能需求和設(shè)計(jì)約束等幾類(lèi)。通過(guò)全面的工作結(jié)構(gòu)分解，把項(xiàng)目范圍分解到工作包，使項(xiàng)目人員對(duì)項(xiàng)目一目了然，使項(xiàng)目的概況和組成明確、清晰、透明、具體。并把工作包作為分解結(jié)構(gòu)的最底層，并不大于80小時(shí)。在各個(gè)層次上保持項(xiàng)目的完整性便于項(xiàng)目管理計(jì)劃管理需要。同時(shí)工作分解結(jié)構(gòu)中包含的工作單元的細(xì)節(jié)在工作分解結(jié)構(gòu)字典中加以描述，批準(zhǔn)的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)、工作分解結(jié)構(gòu)及系統(tǒng)高度的確認(rèn)，各階段確認(rèn)匯總后，對(duì)系統(tǒng)總體檢驗(yàn)作為最終的確認(rèn)，即驗(yàn)收。同時(shí)規(guī)定了項(xiàng)目各階段文檔。

范圍控制是控制項(xiàng)目范圍變更的過(guò)程。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合項(xiàng)目績(jī)效信息，采用變更控制系統(tǒng)進(jìn)行了項(xiàng)目的范圍變更管理，并規(guī)定范圍變更的批準(zhǔn)由變更控制辦公室批準(zhǔn)執(zhí)行。將變更控制系統(tǒng)進(jìn)行了項(xiàng)目的范圍變更管理，并規(guī)定范圍變更的批準(zhǔn)由變更控制辦公批準(zhǔn)執(zhí)行。將變更分為需求變更、設(shè)計(jì)變更、人員變更等類(lèi)別，要求變更以書(shū)面提出申請(qǐng)并由規(guī)定的部門(mén)批準(zhǔn)后執(zhí)行。并在變更執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行跟蹤，以確認(rèn)達(dá)到效果。

3 遇到的問(wèn)題及解決方案

在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，筆者也遇到了一些問(wèn)題，下面總結(jié)一下筆者的解決方案。

由于甲方代表在合同簽訂后調(diào)離，項(xiàng)目實(shí)施階段是從其該校信息中心調(diào)來(lái)的人，而甲方是屬醫(yī)科類(lèi)高校，信息化水平不高。需求多有變更，同時(shí)也在項(xiàng)目實(shí)施前后有大幅的變化，如專(zhuān)業(yè)學(xué)位碩士和博士的招生代碼在2010年是450開(kāi)頭的六位，但2011年開(kāi)始變成了105開(kāi)頭的六位，對(duì)學(xué)科對(duì)應(yīng)和測(cè)試帶來(lái)麻煩。同時(shí)醫(yī)科類(lèi)學(xué)校的專(zhuān)業(yè)學(xué)位大部分是統(tǒng)招生，是指的臨床型的，培養(yǎng)走的是臨床輪轉(zhuǎn)，而不像以前所做項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)學(xué)位主要是指非學(xué)歷生等問(wèn)題。另外，合同中規(guī)定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是簽字確認(rèn)，在驗(yàn)收過(guò)程中，該校研究生院院長(zhǎng)出差學(xué)習(xí)三個(gè)月，影響到合同最后收款等。

針對(duì)這些問(wèn)題，筆者、客戶方代表和重要干系人溝通，與項(xiàng)目小組成員共同進(jìn)行了討論分析，制定并完善了變更控制規(guī)程，明確了變更申請(qǐng)登記后，經(jīng)過(guò)分析的變更申請(qǐng)報(bào)告需要CCB同意，并要由筆者、甲方領(lǐng)導(dǎo)和關(guān)鍵干系人共同簽字確認(rèn)，并加強(qiáng)了配置管理。對(duì)有些沒(méi)有進(jìn)入合同和需求說(shuō)明書(shū)中的需求，錦上添花方面的需求，留在以后根據(jù)情況進(jìn)行二期開(kāi)發(fā)。對(duì)于招生專(zhuān)業(yè)代碼的變化，我們?cè)敿?xì)分析了對(duì)項(xiàng)目時(shí)間、成本和質(zhì)量的影響，提出了可行性報(bào)告和解決方案，按照變更流程進(jìn)行變更，事后與客戶溝通確認(rèn)。對(duì)專(zhuān)業(yè)學(xué)位的臨床輪轉(zhuǎn)問(wèn)題和授位與畢業(yè)數(shù)據(jù)給國(guó)家報(bào)盤(pán)問(wèn)題，我們首先按照國(guó)家政策，把學(xué)術(shù)型學(xué)生和專(zhuān)業(yè)學(xué)位學(xué)生在培養(yǎng)和授位分開(kāi)來(lái)進(jìn)行處理，并增加各模塊在系統(tǒng)中的登記和審核。對(duì)于驗(yàn)收簽字確認(rèn)問(wèn)題，通過(guò)現(xiàn)有各部門(mén)業(yè)務(wù)代表和統(tǒng)一聯(lián)系人會(huì)簽后，通過(guò)電話和電子郵件形式發(fā)給對(duì)方負(fù)責(zé)人，最后同意通過(guò)遠(yuǎn)程測(cè)試并以電子郵件形式先簽字確認(rèn)以解決。

以上是筆者在研究生信息管理系統(tǒng)項(xiàng)目范圍管理中的一些體會(huì)及措施，通過(guò)本項(xiàng)目的范圍管理，使筆者在實(shí)戰(zhàn)中積累了經(jīng)驗(yàn)，也使筆者深深地體會(huì)到有效的項(xiàng)目范圍管理對(duì)項(xiàng)目順利實(shí)施至關(guān)重要。

參考文獻(xiàn)：

顧明遠(yuǎn). 學(xué)習(xí)和解讀《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020）》[J].高等教育研究，2010，V31（7）：1-6.