公路工程內業(yè)資料和竣工資料整編及歸檔

申明麗

(貴州省都勻公路工程處，貴州 都勻　558000)

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公路工程內業(yè)資料和竣工資料整編及歸檔

申明麗

(貴州省都勻公路工程處，貴州 都勻558000)

摘要：如今我國交通事業(yè)不斷發(fā)展，對于公路建設項目的管理更加規(guī)范，在這樣一個大的時代背景下，公路工程的內業(yè)資料和竣工資料的整編和歸檔要求也就越來越嚴格。簡要的對整編和歸檔公路工程的內業(yè)及竣工資料進行了探討，并提出相應的解決措施。

關鍵詞：公路工程；內業(yè)資料；竣工資料；整編歸檔

1公路工程內業(yè)資料和竣工資料內容

通常來說公路工程內業(yè)資料包含施工合同協(xié)議書，投標書、招標文件、施工招標以及施工合同等有關資料，可按照六種方式將內業(yè)資料進行分類：第一，按質量控制分類，包含質量檢驗和質量試驗等有關質量文件；第二，按施工計劃進行分類，包含工程整體的進度計劃、月計劃等有關的計劃文件；第三，按工程的費用控制分類，包含對公路工程的量的統(tǒng)計、核定、計量以及支付等相關的費用控制文件；第四，按合同管理資料進行分類，包含公路工程的分包、變更、索賠、延期等往來文件；第五，按照工程項目部內部管理資料進行分類，包含規(guī)章制度、工程費用、工作考核、獎懲等廉政建設資料；第六，按照安全生產資料進行分類，包含安全生產的活動實施的記錄以及機械設備檢驗檢測記錄。

2內業(yè)資料編制的基本要求

2.1保證資料足夠真實

內業(yè)資料是工程建設質量的重要憑證和依據，是今后工程養(yǎng)護、運營管理、改建工程等的重要參考資料，文件資料必須真實、可信。要堅持實事求是和求真務實的科學態(tài)度，嚴禁偽造，閉門造車等捏造數(shù)據來滿足試驗和檢測頻率要求，以保證數(shù)據真實、可靠。

2.2保證系統(tǒng)、全面

在工程建設過程中形成的文字、音像文件，工程設計和竣工圖表等較多，涉及范圍廣泛。為便于以后的查閱，竣工檔案的整理、編排應具有系統(tǒng)性、規(guī)范性和科學性，要求除熟悉工程建設程序、技術規(guī)范等外，還應具有檔案管理知識，熟悉檔案管理規(guī)定。

2.3保證原始、未被改動

現(xiàn)場填寫的表格資料要求直接在現(xiàn)場手寫，自動檢測儀器直接打印資料、采用計算機軟件輸出的試驗報告、分項工程評定資料等必須逐頁手寫簽名，不得采用個人印章替代，需要加蓋單位或機構印章的應直接加蓋在頁面上。

2.4保證符合規(guī)范

試驗、檢測所用表格應與工程項目相符，填寫正確、記錄齊全、數(shù)據的處理計算方法符合規(guī)范、規(guī)程要求，施工自檢意見、監(jiān)理意見應明確表達對試驗、檢測結果所反應的工程質量滿足標準、規(guī)范要求的相關評價及工作要求。有關人員的簽名、日期等齊全，裝訂格式符合檔案管理的要求。

3公路工程內業(yè)資料和竣工資料整編、歸檔中存在的問題

3.1對于公路工程施工管理的工作不夠規(guī)范

首先，在實際施工環(huán)節(jié)中，要限制好工程中下發(fā)的不同的文件原件數(shù)量，而且還會有收集不完整的情況出現(xiàn)，所以就導致許多業(yè)主收到的跟工程相關的資料都是復印件，而且復印件上還沒有將原件的存檔處標注出來并蓋章明示。其次，有部分的施工單位只注重對竣工文件的外表的裝訂，對于文件資料的內容和質量不夠重視，對于文件還疏于管理，常常會出現(xiàn)丟失文件的現(xiàn)象，直到工程竣工后要對竣工資料進行編制時才來補充相關的資料。最后，公路工程建設過程中，參與施工以及文件管理的人員是流動的，會不斷對其進行調整，這就很容易造成文件移交時積壓文件或者斷檔的現(xiàn)象，大大增加了工程竣工文件的編制的難度。

3.2對于公路工程資料管理工作不夠規(guī)范

(1)在對公路工程進行施工時，有許多施工企業(yè)一味的追求施工的進度，在對一些工程進行驗收后，未能夠立即對驗收結果進行簽字確認，或者沒有遵循相關的驗收規(guī)定進行簽字，就會導致工程竣工驗收的資料出現(xiàn)漏簽或者實際的施工情況跟驗收的資料不一致，更有甚者還會有代簽的現(xiàn)象發(fā)生。(2)有些施工企業(yè)未能夠按照國家規(guī)定的竣工圖紙編制方法來編制竣工圖紙，僅僅是在原先設計好的圖紙上對標高、尺寸以及工程的量進行更改，或者是將舊的施工圖紙改制成工程竣工的圖紙，蒙混過關。還有一些單位缺乏相應的繪圖人才，繪制的圖紙水平較為落后，修改圖紙時也未能夠按照相應的規(guī)定以及標準進行修改，使得工程竣工圖編制難以達標，嚴重時還會導致工程出現(xiàn)返工的問題。(3)工程項目進行施工時，對于存檔的工程檔案資料常常存在四個嚴重的問題：①未能有個統(tǒng)一的格式；②填寫資料時書寫不夠規(guī)范；③書寫的字跡潦草；④書寫的筆墨顏色以及類型不一。這些問題對于工程的內業(yè)資料以及工程竣工資料長期保存工作造成了一定的影響，難以達到竣工資料編制以及歸檔的要求。

4整編以及歸檔資料工作中改進措施

4.1建立并健全資料整編以及歸檔機制和機構

首先要對公路工程內業(yè)資料以及工程竣工的資料整編和歸檔工作有個清楚的認知，做到分工明確，責任到人，在思想上重視資料的編制以及歸檔工作，并以此為基礎建立更為全面的責任制，將管理工作落實到每一個人，使得每個人都能夠各司其職，也更具有責任意識，并在此基礎上建立相應的領導機構，并由參與施工單位內部的人員共同參加管理，制定的管理計劃要求統(tǒng)一，責任明確。其次，在對公路工程的內業(yè)資料以及竣工資料的整編和歸檔時，要做好施工單位的原始文件以及施工圖紙等相關工程資料的保留工作。所以在公路施工時，施工現(xiàn)場的技術管理人員要加強對工程資料的管理，務必不能夠丟失或者遺漏內業(yè)資料以及竣工的文件，同時要保證內業(yè)和竣工資料的質量。最后，公路工程施工時，通常都是以總工程師為主要責任人，并且要對內業(yè)資料以及竣工資料編制歸檔工作給予高度的重視，使得公路工程的內業(yè)資料和竣工資料足夠穩(wěn)定、足夠連續(xù)且比較完整，同時還要對資料的整編、移交以及歸檔等工作予以足夠的重視，及時將這方面的知識進行更新和普及，分階段的制定資料收集、編制計劃，使得最終的整編和歸檔工作更具有針對性。此外，還要對管理資料的人員進行定期的培訓，使其專業(yè)能力不斷提升，從而不斷提升工程內業(yè)和竣工資料的整編和歸檔水平。

4.2資料管理要求更具規(guī)范性

(1)收集整理內業(yè)和竣工資料時，要根據工程的進度及時調整收集整理工作的進度，并派專業(yè)的技術人員對資料收集整理工作進行監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時采取相應的措施解決，將工程內業(yè)和竣工資料中補資料現(xiàn)象發(fā)生率降到最低。(2)內業(yè)資料是對公路建設過程中項目管理、施工過程、工程質量控制過程的反映。要求現(xiàn)場質檢原始資料應在現(xiàn)場檢查現(xiàn)場填寫，必須真實、準確、可靠，不得追記，不得復印。公路工程內業(yè)資料和竣工資料的整編和歸檔工作較為復雜，因而要在日常工作中加強管理工作，保存好設計的圖紙，并做好文件變更的記錄工作。(3)竣工資料的驗收公路工程質量以及評價工程質量的基礎，因而做好工程的驗收工作，才能將工程竣工資料的作用最大限度的發(fā)揮出來。所以，要嚴格把關好驗收工作，規(guī)范各項審查資料的簽訂、組卷、簽訂等工作。

4.3強化工程資料管理的監(jiān)督工作

(1)業(yè)主要在與施工企業(yè)、工程設計單位以及建立單位，共同制定好合同條款后，將整編和歸檔工程資料作為一項重要的內容來進行管理，使得分工更為明確，管理人員的責任更為明確。(2)在公路工程進行施工之前，首先要制定好一套完備的管理計劃，對于工程相關資料的填寫的格式和要求要明確規(guī)定，確保管理資料工作有章可循。(3)監(jiān)理單位應對工程資料的全過程進行監(jiān)督管理，要注重對施工資料的整編和歸檔工作的指導，嚴格的對施工的質量進行把控。

參考文獻：

[1]王剛.公路工程內業(yè)資料和竣工資料的編制及歸檔[J].交通世界：運輸,2011,(9):175-176.

[2]趙立斯.談談怎樣做好公路內業(yè)資料的整理和歸檔[J].城市建設理論研究2013,(24):120-121

[3]王麗,張宇.淺談公路工程竣工資料整編及歸檔[J].內蒙古公路與運輸,2012,(2):81-82.

Reorganizing and placing industry & completion data in highway engineering

SHEN Ming-li

(Guizhou Provincial Duyun Highway Engineering Department,Duyun,Guizhou 558000,China)

Abstract:Nowadays, with the development of transportation, project managements need to be more standardized for the highway construction. This paper discusses the above issues and puts forward the corresponding solutions.

Keywords:highway engineering; industry data; completion data;reorganizing and placing

中圖分類號：U415.1

文獻標識碼：C

文章編號：1008-3383(2016)01-0053-02

作者簡介：申明麗(1982-)，女，貴州荔波人，工程師，主要從事公路施工管理研究。

收稿日期：2015-09-25