辦公自動(dòng)化條件下電子文件的歸檔與管理探析

黨景麗

（甘肅省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所，甘肅 蘭州 730000）

辦公自動(dòng)化條件下電子文件的歸檔與管理探析

黨景麗

（甘肅省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所，甘肅 蘭州 730000）

本文分析了辦公自動(dòng)化與檔案管理的關(guān)系，電子文件的定義與特性，并對(duì)辦公自動(dòng)化條件下電子文件歸檔存在的問(wèn)題進(jìn)行了剖析，提出了加強(qiáng)電子文件歸檔管理的對(duì)策。

辦公自動(dòng)化；電子文件；歸檔；管理

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展及其在人類(lèi)生產(chǎn)、工作、生活中的廣泛應(yīng)用，“電子文件”開(kāi)始大量生產(chǎn)。辦公自動(dòng)化迅速在各行各業(yè)中普及，產(chǎn)生大量電子文件，如何管理和利用好這些電子文件，發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，有著非常重要的意義。進(jìn)入21世紀(jì)由于辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步發(fā)展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)。過(guò)去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書(shū)、圖紙、圖形、圖像、文獻(xiàn)資料、商業(yè)信息等，都可以用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行，由此而產(chǎn)生了電子公文、電子圖書(shū)、電子圖形圖像、電子文獻(xiàn)資料等，這就是電子文件。電子文件作為一種數(shù)字化信息，從其產(chǎn)生、處理、傳遞至整理、保管、利用等各環(huán)節(jié)都向檔案界提出了一系列新課題。

1 辦公自動(dòng)化與檔案管理

辦公自動(dòng)化是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。以計(jì)算機(jī)為中心，采取一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，全面、迅速地收集、整理、存儲(chǔ)和使用信息，是單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，提高辦公效率。通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化可以?xún)?yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理機(jī)制，增強(qiáng)協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，提高決策效能。

辦公自動(dòng)化產(chǎn)生了電子文件，從檔案學(xué)的角度來(lái)看，檔案管理是文書(shū)管理的后續(xù)階段，辦公自動(dòng)化已可以準(zhǔn)確記錄從信息錄入到信息保存的全過(guò)程，經(jīng)過(guò)檔案工作人員的整理核對(duì)，形成電子檔案。辦公自動(dòng)化的發(fā)展決定著檔案管理的發(fā)展方向，而檔案管理也影響著辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展，很多單位在選擇辦公自動(dòng)化軟件時(shí)都要考慮是否和本單位的檔案管理系統(tǒng)對(duì)接。

2 電子文件的定義與特性

2.1 電子文件的定義

對(duì)于電子文件的定義有很多種，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《電子文件管理暫行辦法》（中辦 國(guó)辦 廳字【2009】39號(hào)）對(duì)電子文件的定義是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。所以，對(duì)電子文件的定義將會(huì)隨著電子文件的發(fā)展逐步得到完善。

2.2 電子文件的特性

電子文件是適合于數(shù)字電子計(jì)算機(jī)操作、傳遞和處理的文件，它包括文字、表格、圖像以及聲音的信息，可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并符合文件的定義要求。分析研究電子文件的特性，是為了理解這些特性是如何影響電子文件管理的，從而掌握管理電子的基本方法。電子文件的特性有如下八點(diǎn)：

1）電子文件的轉(zhuǎn)換性。傳統(tǒng)文件的內(nèi)容主要是記錄在紙張等載體上，使用的符號(hào)是字母或數(shù)字，記錄信息是可以直接被人閱讀的。電子文件產(chǎn)生或存儲(chǔ)時(shí)，其信息需要從人們直接閱讀的形式到機(jī)讀二進(jìn)制數(shù)字形式的傳遞和轉(zhuǎn)換，而機(jī)讀二進(jìn)制數(shù)字形式的記錄信息就構(gòu)成了電子文件的基本內(nèi)容。

2）電子文件載體的不確定性。傳統(tǒng)文件的內(nèi)容主要是記錄在紙張等載體上，且內(nèi)容不能分離，所以具有較高的可靠性和憑證性，而電子文件的內(nèi)容是記錄在高密的磁性載體上或光學(xué)材料上的，其內(nèi)容信息常?？梢詮囊环N載體上分離出來(lái)，移動(dòng)到另一種載體上。所以，電子文件載體的不確定性提出如何保證文件的憑證性、可靠性和完整性的管理要求。

3）電子文件結(jié)構(gòu)的二重性。電子文件既具有物理結(jié)構(gòu)又有邏輯結(jié)構(gòu)。物理結(jié)構(gòu)也稱(chēng)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，是指電子文件信息在存儲(chǔ)載體上的存放方式，即電子文件信息在載體上的分布與位置情況。邏輯結(jié)構(gòu)則是電子文件信息的自身結(jié)構(gòu)，如文件中文字的排列、章節(jié)的構(gòu)成、各頁(yè)的先后順序等。電子文件結(jié)構(gòu)的兩重性要求保管電子文件時(shí)，邏輯結(jié)構(gòu)的編碼規(guī)則必須在需要時(shí)能夠提供。

4）電子文件背景的不完整性。由于電子文件缺少傳統(tǒng)文件那些有助于建立文件與其職能活動(dòng)和行政管理活動(dòng)聯(lián)系的某些要素，電子文件的形成、運(yùn)作、傳遞和處理過(guò)程都是在電子計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，也就是體現(xiàn)行政辦文的整個(gè)過(guò)程的背景信息不那么直接、詳細(xì)和完整。所以，電子文件背景的不完整性對(duì)電子文件管理的要求，就是在管理電子文件時(shí)要管理其相應(yīng)的元數(shù)據(jù)。

5）電子文件信息的易逝性。大多數(shù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)隨著技術(shù)的迅速發(fā)展，在相當(dāng)短的時(shí)間內(nèi)還會(huì)不管硬件還是軟件及操作系統(tǒng)，其更新?lián)Q代的速度都是相當(dāng)?shù)目?，這就必然導(dǎo)致電子文件丟失、讀不出來(lái)等問(wèn)題的存在，這就是電子文件的易逝性。電子文件信息的這種易逝性要求保管電子文件時(shí)，需要根據(jù)設(shè)備、技術(shù)的發(fā)展情況及時(shí)將電子文件移到新的技術(shù)平臺(tái)上，或?qū)⑵滢D(zhuǎn)換成新系統(tǒng)的格式，以便于保存和利用。

6）電子文件對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性。電子文件的形成和各種處理均是在計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備的支持下完成，離開(kāi)這些設(shè)備，電子文件既看不見(jiàn)也摸不著，這就是電子文件對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性。不同軟、硬件環(huán)境形成的電子文件載體，有時(shí)難以互換。

7）電子文件載體的非直讀性。電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面。此外載體上的信息記錄密度極大，載體上的數(shù)字信息往往進(jìn)行了壓縮編碼、加密等處理，即使有設(shè)備，如果不解壓解密也不能讀取其內(nèi)容。種種因素決定了電子文件載體的非直讀性。

8）電子文件對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴(lài)性。電子文件的運(yùn)作往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，操作者互不見(jiàn)面，體現(xiàn)行政背景關(guān)系的信息可能存放在其他地方，就可能給電子文件的運(yùn)作和歸檔帶來(lái)困難。

3 電子文件的獨(dú)特作用

作為高科技產(chǎn)物，電子文件除具有傳統(tǒng)文件的作用外，還具有許多獨(dú)有的作用，歸納起來(lái)主要是：

1）改變辦公方式，提高辦公效率。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通信、多媒體等技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使得“辦公”遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了辦公桌的范圍，利用現(xiàn)代化技術(shù)可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行文件的制作、傳遞、處理和歸檔，實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化和信息化。所以，電子文件不僅僅使文件的存在方式發(fā)生了根本變化，更重要的是從根本上改變了辦公的方式，引起了辦公方式的一場(chǎng)革命。

2）促進(jìn)文件一體化的實(shí)現(xiàn)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以對(duì)電子文件從生成到歸檔進(jìn)行一系列操作，統(tǒng)籌安排文件處理工作與檔案工作，大量減少重復(fù)作業(yè)和滯后作業(yè)，使二者在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，從而實(shí)現(xiàn)文件的一次輸入和多次多途徑的輸出，達(dá)到文件與檔案資源的優(yōu)化管理和最佳利用效果，使文件工作和檔案工作成為一個(gè)有機(jī)的完整體系，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的文檔一體化管理。

3）集成多元化信息。運(yùn)用多媒體技術(shù)，可以將圖、文、聲合成在一個(gè)電子文件之中，真實(shí)地保存和再現(xiàn)歷史演變的原貌。

4）實(shí)現(xiàn)高度的信息共享。電子文件在生成和處理的過(guò)程中，可以借助計(jì)算機(jī)的高速處理信息能力，通過(guò)多途徑實(shí)現(xiàn)快速檢索，可以實(shí)現(xiàn)全文檢索和遠(yuǎn)程檢索；借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以使不同地點(diǎn)的人員同步協(xié)作，也可以使電子文件的利用者不受時(shí)空、孤本和人數(shù)的限制，實(shí)現(xiàn)多角度、全方位的高度信息共享?？梢哉f(shuō)，這是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的最大優(yōu)勢(shì)。

4 電子文件歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題

4.1 電子文件的收集

電子文件的特性和表現(xiàn)的功能不同于紙質(zhì)文件，因此它的收集積累方法和要求也不同于紙質(zhì)文件。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件及其定稿則應(yīng)進(jìn)行收集。對(duì)于起輔助作用或正式作用的電子文件，則應(yīng)及時(shí)收集積累，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)“無(wú)紙化”系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過(guò)程中，制成硬拷貝或縮微品，以防止系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)文件丟失。

4.2 文件歸檔缺乏整合。

不同單位的電子公文系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在版本和格式上都有差別，其適用性往往得不到保證，一個(gè)單位的電子文件傳輸?shù)搅硪粋€(gè)單位之后有可能因?yàn)橛布蛙浖膯?wèn)題無(wú)法正常打開(kāi)。因此，在工作流指導(dǎo)下形成的電子文件需要各單位進(jìn)行有效的整合，以保證文件的完整性、適用性和可靠性。

4.3 對(duì)電子文件歸檔不夠重視。

電子檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等管理原則。但它與紙質(zhì)等載體檔案有很大區(qū)別，它的記錄形式是數(shù)字化系列。各地區(qū)、各單位應(yīng)提高對(duì)電子文件和電子檔案重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)電子文件和電子檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將電子文件和電子檔案的管理納入本地區(qū)、本單位的信息化建設(shè)規(guī)劃。只有如此，才能達(dá)到既加強(qiáng)電子文件及電子檔案管理的必要性，又不會(huì)放松對(duì)紙質(zhì)等載體檔案的管理，充分開(kāi)發(fā)各類(lèi)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，使檔案事業(yè)在電子時(shí)代繼續(xù)得到全面發(fā)展。

4.4 電子文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用存在缺陷。

電子文件管理系統(tǒng)是電子管理的重要工具，但電子文件管理系統(tǒng)并沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)，不同地區(qū)的統(tǒng)一管理和區(qū)域性的數(shù)據(jù)共享；另一方面，因?yàn)檐浖丝谀K設(shè)計(jì)不一，目前電子文件管理系統(tǒng)更多地只能以單機(jī)版為主，以滿(mǎn)足銜接的接口和網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)展模塊。隨著檔案信息化的深入，越來(lái)越多的文件和數(shù)據(jù)需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳輸和管理，若只是把原有手寫(xiě)工作轉(zhuǎn)變?yōu)楹?jiǎn)單的電腦輸入，并不能滿(mǎn)足電子文件自動(dòng)化與智能化的管理要求。

5 加強(qiáng)電子文件歸檔管理的對(duì)策

1）加強(qiáng)對(duì)電子文件的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全電子文件的歸檔制度。各級(jí)文獻(xiàn)（檔案）管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身情況，技術(shù)環(huán)境制定電子文件歸檔的規(guī)章制度，標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，并按照《電子文件歸檔》要求，制定符合本單位實(shí)際情況的分類(lèi)方案，電子文件的歸檔應(yīng)嚴(yán)格按歸檔工作程序和步驟，實(shí)行文件集中統(tǒng)一管理，有效地保證歸檔電子文件的真實(shí)性、公正性和有效性。

2）提高各部門(mén)之間的協(xié)同能力。實(shí)行辦公自動(dòng)化后，各個(gè)部門(mén)在文件處理和檔案管理方面應(yīng)形成一個(gè)連續(xù)的過(guò)程。在辦公自動(dòng)化條件下，工作流可以引申出不同種類(lèi)不同格式的電子文件。如果部門(mén)之間不加協(xié)調(diào)和溝通，很容易出現(xiàn)“信息孤島”的現(xiàn)象。因此，必須由計(jì)算機(jī)和信息管理部門(mén)牽頭，使其成為電子文件信息的集散點(diǎn)，由他們主要負(fù)責(zé)電子文件的歸檔。同時(shí)，無(wú)論歸檔的方法和途徑如何，電子文件都必須按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行編目整理再傳遞給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)則必須尋求信息管理部門(mén)的幫助，定期對(duì)磁盤(pán)和光盤(pán)進(jìn)行檢查，以保證電子文件載體的安全和有效。

3）實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。所謂文檔一體化管理，是將原紙質(zhì)文件歸檔管理系統(tǒng)中的“后控制”手段提到了文件處理的前端，主張?jiān)陔娮游募纬汕安扇⌒袆?dòng)，以保證其歸檔質(zhì)量，即將傳統(tǒng)理論對(duì)實(shí)體對(duì)象的關(guān)注，轉(zhuǎn)變成對(duì)文件、文件形成者記憶過(guò)程的有機(jī)聯(lián)系、目的、意圖、相互關(guān)系、職能和可靠性的關(guān)注。這樣實(shí)行的結(jié)果，就使文件管理工作與檔案管理工作真正融為一體。

4）建立電子文件歸檔管理的質(zhì)量體系。建立電子文件歸檔管理的質(zhì)量體系是文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。主要包括：（1）加強(qiáng)檔案載體的保護(hù)。對(duì)檔案載體有效保護(hù)關(guān)系到文書(shū)檔案的完整性與長(zhǎng)效性。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，所以，要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，存放載體的柜、架及庫(kù)房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（2）保障電子文件的可讀性。如在收集范圍中，除了反映工作生活的記錄外，還必須包括記錄的支持軟件；在收集要求中，除了對(duì)信息內(nèi)容方面的要求外，還包括對(duì)信息格式方面的要求；在鑒定工作時(shí)，除了對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行價(jià)值分析外，也要對(duì)可讀性進(jìn)行分析等。（3）保障電子文件的可靠性。由于電子文件易于修改并可不留痕跡、文件的簽署以及進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)后信息的控制需要專(zhuān)門(mén)的技術(shù)等原因，人們對(duì)電子文件的證據(jù)性、可靠性尚存有很大疑慮。確保歸檔文件的真實(shí)有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。

5）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公自動(dòng)化一體后，由于檔案載體多樣化、管理方式現(xiàn)代化，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，在辦公自動(dòng)化的大環(huán)境下，不僅要加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，還應(yīng)盡快改變知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新知識(shí)，提高檔案管理水平，只有這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。

縱觀全局，在電子時(shí)代，要使人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄保存下來(lái)，我們應(yīng)認(rèn)真研究電子文件的特性，及時(shí)總結(jié)出電子文件管理的原則，電子文件的歸檔管理；從而使人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，這也是我們?nèi)w檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。

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