楊良剛

（北華大學(xué)信息技術(shù)與傳媒學(xué)院，吉林吉林132000）

計算機辦公系統(tǒng)常見問題及解決策略

楊良剛

（北華大學(xué)信息技術(shù)與傳媒學(xué)院，吉林吉林132000）

在實際工作過程中，由于行業(yè)工作者并非專業(yè)計算機人士，所以在應(yīng)用計算機辦公系統(tǒng)時，難免會遇到這樣或那樣的問題。這些問題的存在不僅會影響工作者的辦公效率，甚至?xí)k公資源造成損害，因此解決計算機辦公系統(tǒng)的常見問題，充分發(fā)揮計算機辦公系統(tǒng)在辦公過程中的積極作用，已成為辦公者亟待解決的問題。

計算機辦公系統(tǒng)；常見問題；解決策略

計算機作為現(xiàn)代化社會的新生產(chǎn)物，其功能性已經(jīng)在各行各業(yè)中都得以有效的展現(xiàn)。計算機自身所具備的科技性與便捷性，使其能夠建立起一個獨立的辦公系統(tǒng)，從而為各行各業(yè)工作者帶來了工作上的便利。

1　計算機辦公系統(tǒng)常見問題

1.1辦公系統(tǒng)體系掌握不熟練

計算機辦公系統(tǒng)是以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合行業(yè)特點所研制出的辦公系統(tǒng)，不同的行業(yè)有著不同的計算機辦公系統(tǒng)，但其需要應(yīng)用者必須要具備一定的計算機基本操作技術(shù)才能夠完成。然而，很多辦公人員的計算機技術(shù)都較為薄弱，甚至有些資歷較老的辦公人員根本就不懂如何應(yīng)用計算機。對計算機基本技術(shù)的缺乏使得很多辦公人員都要對計算機辦公系統(tǒng)進行現(xiàn)學(xué)，這使得很多辦公人員都存在著對辦公系統(tǒng)體系掌握不熟練的情況。

1.2操作失誤導(dǎo)致的資料丟失

由于辦公人員計算機基本技術(shù)的缺乏，使得他們在進行計算機辦公系統(tǒng)應(yīng)用時，常常會出現(xiàn)操作失誤的情況。當(dāng)操作失誤出現(xiàn)導(dǎo)致計算機辦公系統(tǒng)上沒有出現(xiàn)辦公者想要得到的數(shù)據(jù)或出現(xiàn)了錯誤的畫面時，由于辦公者之前并未遇到過此種情況，辦公者就會出現(xiàn)緊張感。伴隨緊張感而來的是他們想要退回到上一步驟的迫切心情，在這種迫切心情的影響下，辦公者很容易出現(xiàn)一錯再錯的情況，最終導(dǎo)致辦公資料丟失。

1.3系統(tǒng)維護、更新操作不當(dāng)

計算機辦公系統(tǒng)是一個長期性的使用系統(tǒng)，其會根據(jù)所在行業(yè)專業(yè)技術(shù)發(fā)展的水平而不斷發(fā)展，不斷更新自身的系統(tǒng)內(nèi)容，以應(yīng)對新型及更為復(fù)雜的辦公操作需求。通常情況下，計算機辦公系統(tǒng)的維護都是由專業(yè)技術(shù)人員來完成的。但由于不同行業(yè)的辦公系統(tǒng)的實際內(nèi)容不同，再加上各行業(yè)專業(yè)辦公系統(tǒng)人才的緊缺，使得很難保證每個辦公系統(tǒng)都是由專業(yè)計算機人員來完成的。在這種情況下，為了完成辦公系統(tǒng)的更新，必然要由辦公人員來完成辦公系統(tǒng)的維護，而專業(yè)技術(shù)的缺乏使得他們在進行系統(tǒng)維護時難免會出現(xiàn)操作不當(dāng)?shù)那闆r，從而對計算機辦公系統(tǒng)造成不利影響。

1.4防御意識薄弱引起病毒感染

病毒是計算機最大的敵人，同樣也是計算機辦公系統(tǒng)最大的敵人。由于辦公者的計算機專業(yè)技術(shù)薄弱，所以他們在防御意識上也存在誤區(qū)，這就給他們的辦公操作帶來了極大的安全隱患。一旦操作不當(dāng)不僅會導(dǎo)致整個系統(tǒng)的癱瘓，還會泄漏行業(yè)機密，其對于辦公單位的打擊無疑是巨大的。

2　計算機辦公系統(tǒng)問題的解決策略

2.1重三迭四，提升系統(tǒng)運用水平

辦公者想要實現(xiàn)對計算機辦公系統(tǒng)的有效應(yīng)用，必須要在系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過計算機辦公系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，不斷加強對計算機辦公系統(tǒng)的練習(xí)。通過不斷的練習(xí)，來提升自己對計算機辦公系統(tǒng)的有效應(yīng)用，從而保證自己對計算機辦公系統(tǒng)的操作都能夠正確，避免無畏操作失誤的出現(xiàn)，提升自己對計算機辦公系統(tǒng)的基本應(yīng)用效率。

2.2精細操作，學(xué)習(xí)資料還原技術(shù)

想要更好地發(fā)揮出計算機辦公系統(tǒng)的作用，使其在辦公難度上有所突破，辦公者必須要向計算機辦公系統(tǒng)的更深層次去鉆研，加強對計算機辦公系統(tǒng)的精細化操作。需要注意的是在高難度計算機辦公系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，操作失誤的情況在所難免。當(dāng)失誤出現(xiàn)時，只要能夠合理操作，那么絕大部分資料都能夠得以還原。因此，辦公人員必須要學(xué)習(xí)辦公系統(tǒng)的資料還原技術(shù)，避免在誤操作之后出現(xiàn)“一錯再錯”的情況，導(dǎo)致資料徹底無法找回。

2.3加強學(xué)習(xí)，學(xué)會系統(tǒng)維護處理

雖然計算機辦公系統(tǒng)不要求辦公人員具備專業(yè)的計算機知識，但基本的計算機維護、更新等技術(shù)，辦公人員還是必須要掌握的。對辦公計算系統(tǒng)的基本維護和更新技術(shù)的掌握，不僅能夠保證計算機辦公系統(tǒng)始終處于一個最優(yōu)狀態(tài)下，還能夠保證系統(tǒng)功能的全面性，這樣能夠給予辦公者最大的辦公支持，從而將計算機辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢作用最大限度地發(fā)揮出來，為辦公者的辦公行為提供幫助。

2.4規(guī)范操作，提升系統(tǒng)病毒防御

病毒作為對計算機辦公系統(tǒng)侵害最大的問題，必須要做好對其的防護，才能夠在充分發(fā)揮計算機辦公系統(tǒng)作用的基礎(chǔ)上，保證辦公信息及數(shù)據(jù)不會泄漏。實際上，對于計算機辦公系統(tǒng)病毒的防御是一個非常簡單的事情，只要辦公者能夠保證辦公系統(tǒng)始終處于最新版狀態(tài)下，其自然就能夠降低漏洞出現(xiàn)的幾率，從而降低病毒侵害的幾率。另外，辦公者必須要提升對自身工作行為的警覺性，做到專機專用，在絕不使用辦公電腦做私事的基礎(chǔ)上，保證自身操作的規(guī)范性，在降低計算機辦公系統(tǒng)感染病毒幾率的同時，提升自己的病毒防御意識，保證計算機辦公系統(tǒng)的良好工作狀態(tài)。

2.5健全信息安全的制度和體系

使用計算機辦公系統(tǒng)的高校職工要對重要的信息和數(shù)據(jù)進行備份處理，針對在正常工作時間外產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)也要備份處理。還要持續(xù)完善辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的保護與預(yù)寫功能，避免系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，不能及時找到故障源頭并及時處理和解決。加強對辦公系統(tǒng)的日常維護工作，及時升級系統(tǒng)中的防火墻和殺毒軟件程序，同時下載和安裝程序補丁，保證數(shù)據(jù)的使用和存儲不會被更改和竊取，除此之外，信息的接收方和信息的發(fā)送方應(yīng)該一致，可以加入一個安全系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)層中對數(shù)據(jù)信息進行加密，進而完成這個過程。

2.6重視計算機辦公自動化系統(tǒng)的人才培養(yǎng)工作

計算機服務(wù)人員具備較強的專業(yè)性是公司辦公系統(tǒng)正常運行和使用的前提，辦公系統(tǒng)自動化的實現(xiàn)與電子文件的整理，網(wǎng)絡(luò)程序的運用，都是息息相關(guān)的，要保證這些工作正常運行，必須要提高計算機服務(wù)人員的專業(yè)性。針對已經(jīng)應(yīng)用了辦公系統(tǒng)的公司，要積極組織辦公人員進行培訓(xùn)和教育，辦公系統(tǒng)的建成并不是簡單的依靠計算機服務(wù)人員，個人能力再強也不能做到面面俱到，保證辦公系統(tǒng)的全面推行。因此，每一個辦公系統(tǒng)的使用者都要熟練掌握辦公系統(tǒng)的基本知識和一些操作技巧，高校可以通過進行培訓(xùn)來加深操作人員對系統(tǒng)的認(rèn)識，也間接的提高了操作人員的計算機水平。

［1］汪琴.淺論計算機辦公軟件在教學(xué)中的應(yīng)用［J］.群文天地，2014，（20）：235.

［2］楊紅格.計算機辦公系統(tǒng)存在的問題和解決辦法分析［J］.信息與電腦（理論版），2014，（08）：67-68.

［3］王煜.計算機辦公系統(tǒng)常見問題和解決對策［J］.中國科技信息，2015，（08）：132.

［4］宋慧靜.論計算機辦公自動化發(fā)展方向與前景［J］.民營科技，2014，（12）：55-56.

Common problems and solving strategies of computer office system

YANG Liang-gang
（School of Information Technology and Communication，Beihua University，Jilin 132000，China）

There will be some problems in the application of computer office system for the computer industry workers are not professional.These problems will not only affect the efficiency of the office worker，but also even cause damage office resources.To solve common problems in computer office system and fully give play its positive role have become the urgent problem.

Computer office system；Common problems；Solving strategies

2016-05-18

TP317

B

1674-8646（2016）14-0050-02