如何正確進(jìn)行科技檔案信息資源的開發(fā)和利用

趙麗輝

(吉林省白城市洮北區(qū)第三幼兒園，吉林 白城 137000)

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如何正確進(jìn)行科技檔案信息資源的開發(fā)和利用

趙麗輝

(吉林省白城市洮北區(qū)第三幼兒園，吉林 白城 137000)

科技檔案信息資源的開發(fā)和利用對國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展都具有十分重要的意義。由于傳統(tǒng)的科技檔案管理缺乏廣泛性、機(jī)動性和靈活性，使得科技檔案信息資源利用率低下，其應(yīng)有的作用也就更難得到充分發(fā)揮。如何才能正確進(jìn)行科技檔案信息資源的開發(fā)和利用？主要應(yīng)做到以下三點(diǎn):第一，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，逐步增強(qiáng)開發(fā)利用意識。第二，完善管理，促進(jìn)科技檔案信息資源的開發(fā)利用。第三，轉(zhuǎn)換服務(wù)方式，廣泛開展科技檔案信息資源的開發(fā)利用。

科技檔案；信息資源；開發(fā)；利用

傳統(tǒng)的科技檔案管理與科技工作經(jīng)常脫節(jié)的現(xiàn)狀，是造成科技檔案利用率低下的主要原因。一是傳統(tǒng)的科技檔案管理只注重保管與儲藏，很少有人在科技檔案信息資源開發(fā)利用上做文章。二是傳統(tǒng)的檔案管理制度繁雜，過分強(qiáng)調(diào)保密，這給科技檔案信息資源的開發(fā)和利用帶來了很多限制和麻煩。三是服務(wù)對象不夠廣泛，經(jīng)常局限于某個單位內(nèi)部，甚至是某個小團(tuán)體，這就把大量的利用者拒之門外。隨著社會的發(fā)展及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們已經(jīng)能夠充分認(rèn)識到科技檔案與市場經(jīng)濟(jì)的密切關(guān)系，已經(jīng)由傳統(tǒng)的檔案信息收集向開發(fā)利用、全面開放轉(zhuǎn)化，使科技檔案信息資源逐漸進(jìn)入到為市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的軌道中來。

從科技檔案信息利用來看，它是科技檔案工作的最終目的，只有通過檔案信息的利用，才能把檔案所儲存的信息傳送給利用者，把死材料變成活材料，從而最大限度地發(fā)揮科技檔案信息應(yīng)有的作用。第一，在科技發(fā)展日新月異的今天，科技檔案信息資源的開發(fā)與利用對提高經(jīng)濟(jì)效益、促進(jìn)社會發(fā)展具有十分重要的作用。第二，科技檔案信息資源是一種高科技知識產(chǎn)品，它可以有力地促進(jìn)人類社會的可持續(xù)發(fā)展。第三，科技檔案信息資源是科學(xué)技術(shù)與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展相結(jié)合的重要媒介。

1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，逐步增強(qiáng)開發(fā)利用意識

科技檔案信息資源的開發(fā)與利用，對檔案人來說，最主要的就是要盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，逐步增強(qiáng)開發(fā)利用科技檔案信息資源的意識。這就要求科技檔案管理工作者不但要加強(qiáng)檔案管理新理論的學(xué)習(xí)，還要不斷學(xué)習(xí)檔案管理新技術(shù)?？萍紮n案信息的利用與開發(fā)是兩個不同的概念。利用是指檔案部門以外的利用者到檔案部門查閱檔案為己所用，檔案部門只是被動地、簡單地為其提供查找和幫助。而開發(fā)則是對利用的拓展和深化，是指檔案部門的工作人員對檔案進(jìn)行主動的分析、研究、加工，從中發(fā)掘出對經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展有用的信息資源，并廣泛地向外部進(jìn)行傳播、宣傳和發(fā)送，以使科技檔案信息資源得到最大限度的利用。

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展為科技檔案信息資源的開發(fā)利用提供了極佳的技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。尤其是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，使信息的流動更為快速，同時也大大改善了科技檔案信息傳遞途徑，使得信息傳遞更加方便、快捷，甚至超越了時空?？萍荚诎l(fā)展，時代在進(jìn)步，這就要求我們檔案人及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，進(jìn)一步解放思想，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，逐步增強(qiáng)對科技檔案信息資源開發(fā)利用意識，從而適應(yīng)新形勢下科技檔案管理工作的需要。

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的歷史背景下，科技檔案工作者應(yīng)在實際開展科技檔案開發(fā)、管理、利用工作的實踐過程中，充分引入應(yīng)用性檔案管理技術(shù)，要借助現(xiàn)代移動互聯(lián)網(wǎng)信息傳輸與處理技術(shù)的快速發(fā)展，充分提升和擴(kuò)展我國科技檔案信息資源要素的應(yīng)用效率和應(yīng)用范圍，促進(jìn)我國科技檔案開發(fā)與利用工作開展水平的不斷優(yōu)化提升。

2 完善管理，促進(jìn)科技檔案信息資源的開發(fā)利用

科技信息檔案管理是科技檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。只有不斷完善科技檔案管理，才能更好地促進(jìn)科技檔案信息資源的開發(fā)和利用。一是要齊全、完整地收集檔案，同時要利用計算機(jī)等先進(jìn)的管理手段對科技檔案進(jìn)行現(xiàn)代化、系統(tǒng)化的管理?？萍紮n案是否完整，會直接影響它的質(zhì)量?？萍紮n案的完整性是科技檔案管理一項基本要求，它是與科技檔案的系統(tǒng)性息息相關(guān)的?？萍紮n案信息資源的開發(fā)利用主要取決于科技檔案的潛在價值，而這種潛在價值的大小，不但取決于科技檔案內(nèi)容的科技水平，還取決于科技檔案的質(zhì)量。目前，科技檔案的不完整是嚴(yán)重影響它質(zhì)量的主要因素，許多科研單位和部門只向檔案部門移交成果階段材料，致使大量研制階段的材料仍然滯留在課題組個人手中。所以，檔案部門要進(jìn)一步完善管理，制定出切實可行的管理措施，確?？萍紮n案的完整性和系統(tǒng)性，從而不斷提高科技檔案信息資源的質(zhì)量。要通過制定和實施指向科技檔案信息收集和整理工作過程的針對性管理和控制制度，以及配套的監(jiān)督管理制度，采取系統(tǒng)有效的針對性措施，積極督導(dǎo)接觸科技檔案信息內(nèi)容的工作人員，主動提交與科技檔案信息直接相關(guān)的資料內(nèi)容，并針對相關(guān)人員展開系統(tǒng)化的日常工作業(yè)務(wù)行為監(jiān)督管理實施機(jī)制，從源頭角度保障我國科技檔案建設(shè)工作具備扎實的完整性特征。二是要不斷提高科技檔案管理人員的素質(zhì)。科技檔案信息資源更重要的是被及時的開發(fā)和利用。可是，目前科技檔案管理還比較僵化，過于注重了它的內(nèi)部性和保密性，而忽略了原則性和靈活性的統(tǒng)一。當(dāng)然，這里存在一個度的問題，如何把握好這個度呢？這就需要科技檔案管理人員要有良好的素質(zhì)，具有高度的責(zé)任心和責(zé)任感，及時準(zhǔn)確地整理出哪些是需要保密的，哪些是不需要保密的，對于需要保密的資料要慎重處理，對于不需要保密的信息資料，要及時利用各種媒體和手段廣泛地對外宣傳報道，使其盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。要切實加強(qiáng)針對科技檔案開發(fā)與管理工作人員自身基本素質(zhì)建設(shè)與培訓(xùn)工作的實施力度，要針對科技檔案資料的開發(fā)和管理工作人員，開展與科技檔案開發(fā)和管理工作直接相關(guān)的基礎(chǔ)性理論和基礎(chǔ)性應(yīng)用技能的教學(xué)培訓(xùn)實踐工作。針對相關(guān)人員在接受理論知識和應(yīng)用性檔案工作技能培訓(xùn)過程中獲取的學(xué)習(xí)效果，展開針對性的檢驗和確認(rèn)，并以此促進(jìn)我國科技檔案工作者的工作能力和素質(zhì)水平的優(yōu)化提升，為我國現(xiàn)代科技檔案開發(fā)與利用事業(yè)的良好有序發(fā)展創(chuàng)造支持條件。

3 轉(zhuǎn)換服務(wù)方式，廣泛開展科技檔案信息資源的開發(fā)利用

廣泛開展科技檔案信息資源的開發(fā)利用，要及時改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，把服務(wù)方式早日轉(zhuǎn)換到與科技檔案信息資源開發(fā)利用相適應(yīng)上來。一是要有前瞻意識。檔案管理部門要對所掌握的檔案信息資源進(jìn)行整理、分析和研究，提前對其做出預(yù)測，這樣才能做到主動提供服務(wù)。要在明確現(xiàn)有館藏檔案信息資源的內(nèi)容構(gòu)成、使用功能、領(lǐng)域特征等前提下，積極主動擴(kuò)展現(xiàn)有科技檔案資源對象的實際使用空間，為切實提升我國科技檔案資源應(yīng)用效率和應(yīng)用價值構(gòu)筑支持條件。二是要提供更廣泛的咨詢服務(wù)。檔案人要首先熟悉自己的館藏，要根據(jù)科技檔案信息利用者的不同需要，搞好對外咨詢服務(wù)，及時準(zhǔn)確地解答利用者的各種咨詢，最大限度地滿足利用者的不同需求。要建構(gòu)具備動態(tài)應(yīng)用屬性特征的咨詢應(yīng)答工作機(jī)制，扎實提升我國科技檔案信息資源的實際使用效率。三是要廣泛做好宣傳服務(wù)。檔案管理者要把存放在檔案柜中的“死”檔案變成“活”信息，在不違反保密制度的前提下，廣泛地進(jìn)行傳播和宣傳，從而使檔案信息資源開發(fā)利用工作開展得更為廣泛。開展科技檔案信息資源的應(yīng)用宣傳工作，確保更多的人充分認(rèn)識科技檔案的應(yīng)用價值。

4 結(jié)語

加大科技檔案信息資源的開發(fā)利用，促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化，是時代賦予我們檔案人的一項史命。我們只有不斷探索出一條科技檔案信息資源開發(fā)利用的正確之路，才能更好、更大限度地發(fā)掘科技檔案信息資源所特有的潛能。

How to properly develop and utilize information resources of sci-tech archives

ZHAO Li-hui

(Baicheng the Third Kindergarten of Taobei District in Jilin Province, Baicheng 137000, China)

The development and utilization information resources of sci-tech archives are of great significance to national economic construction and social development. The lack of universality, maneuverability and flexibility has resulted in the low utilization rate of information resources of sci-tech archives, which restricts the effect conversely. It should implement the following three points to make correct development and utilization of information resources of sci-tech archives. First, change the traditional concept, and gradually enhance the consciousness of development and utilization. Second, improve the management and promote the development and utilization of sci-tech archives information resources. Third, change the service mode, extensively carry out the development and utilization of sci-tech archives information resources.

Science and technology archives; Information resources; Development; Utilization

2016-09-16

趙麗輝(1974-)，女，館員。

G275.3

A

1674-8646(2016)20-0042-02