淺談文書檔案與科技檔案歸檔整理的方法

楊 旭，楊宇佳

(吉林省地質(zhì)勘探技術(shù)研究所，長春 130103)

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淺談文書檔案與科技檔案歸檔整理的方法

楊 旭，楊宇佳

(吉林省地質(zhì)勘探技術(shù)研究所，長春 130103)

科技檔案與文書檔案有著不同的特點和立卷方法。本文主要通過介紹文書檔案和科技檔案，研究其歸檔整理的方法，提出一系列檔案管理的辦法。

文書檔案；科技檔案；整理方法

檔案是用來保存重要的、以后會查詢及使用的材料和文件，包括科技檔案、文書檔案、會計檔案、人事檔案等。其中，科技檔案和文書檔案占得比重較多，雖然都是檔案，但二者又有很多的不同點。

1 文書檔案與科技檔案

檔案是一種活動的記錄，產(chǎn)生在社會活動中。它可以反映出人類活動的豐富多彩，包括科學(xué)技術(shù)活動、政治活動、文化教育活動以及軍事活動等。而且，任何一種社會活動，都可以是主客體間相互作用構(gòu)成的。

文書檔案，就是反映單位行政事務(wù)、黨政活動和管理工作方面的具體內(nèi)容，在社會科學(xué)范圍之內(nèi)。文書檔案記錄了單位大大小小的活動，詳細且具體，能夠為以后遇到的問題提供依據(jù)，“有據(jù)可查”。而且，文書檔案是由文件材料轉(zhuǎn)變來的，具有很高的參考價值，關(guān)鍵在于這些材料的收集是否完全，是否明確立卷。

科技檔案，就是反映科學(xué)技術(shù)活動等方面的內(nèi)容，在自然范疇之內(nèi)。它是由科技材料轉(zhuǎn)變來的，是對科學(xué)技術(shù)及研究活動的原始記錄，為今后的各類科技工作提供依據(jù)，同時也是進行科技工作的前提條件?？萍紮n案是積累經(jīng)驗、儲備技術(shù)的重要工具，不僅可以用來傳播重要的科技信息，還能夠提高經(jīng)濟效益，具有很高的歷史查考價值。而且，它還是科技宏觀管理中的一部分，對于已經(jīng)完成的科技項目，按照一定的程序，全程記錄并立卷保存，能夠直接反映和記述科技活動。

2 文書檔案歸檔整理的方法

2.1 收集文書檔案

每個單位中的文件材料，基本上都是需要各科室相互傳閱的。因此，在這個過程中，如果不對其進行收集、保存，就很容易丟失文件或者發(fā)生不合理的流動，使得文件的完整性遭到破壞，直接影響立檔單位的文檔管理。所以，立卷的前提是檔案完整，才可以系統(tǒng)、有序地分類保存，便于今后使用。尤其是單位的會議紀要、人員花名冊、統(tǒng)計報表、學(xué)習文件、領(lǐng)導(dǎo)開會文件以及課題研究材料等內(nèi)容，更是要好好歸檔整理。有一些文件比較重要，但目前還在使用的，可以復(fù)印一份，然后將原件歸檔，使用復(fù)印件辦公，避免文件的損壞或丟失。文書檔案的編制應(yīng)有序排列，以免出現(xiàn)重復(fù)。

2.2 文書檔案歸檔整理

在保證文書檔案完整的前提下，要進行立卷歸檔，就要按照文件特征進行分類。一般文書檔案有以下特征：第一，按照文書檔案的作者特征分類，指的是機關(guān)、社會團體、事業(yè)單位等。第二，按照文書檔案的時間特征分類，指的是檔案內(nèi)容形成的時間。第三，按照文書檔案的地區(qū)特征分類，指的是將同一個地區(qū)的檔案歸檔整理在一起。第四，按照文書檔案的名稱特征分類，指的是將相同或相近的文檔組合歸檔。第五，按照文書檔案的問題特征分類，指的是把反映相同或相近問題的文檔歸納在一起。第六，按照文書檔案的發(fā)文機關(guān)分類，指的是將同一發(fā)文機關(guān)的文檔組合立卷。

總而言之，每種歸檔整理的方法都各有各的好處，也有不足之處，都可以反映出單位的社會活動。在實際歸檔整理中，也并不是只按照一種特征進行分類，必須是科學(xué)、合理的歸檔，體現(xiàn)出各類檔案間的區(qū)別。

3 科技檔案歸檔整理的方法

3.1 收集科技檔案

科技檔案的收集和歸檔整理工作是一項重要內(nèi)容，以實現(xiàn)科技檔案的合理、科學(xué)管理。收集科技檔案是其中最為關(guān)鍵的步驟，一般是在項目完成后，及時將分散在各處的材料收集回來，然后將這些材料歸檔整理。但實際上，這些材料相當分散，每個部門每個工作人員手上都可能會有，有的也很難找到，所以收集工作的開展十分艱難?？萍紮n案從零散到系統(tǒng)、從分散到集中的過程是科技檔案歸檔整理的重要環(huán)節(jié)。

3.2 科技檔案歸檔整理

科技檔案歸檔整理，就是將收集好的科技檔案按照內(nèi)容、類別、特點及其相互聯(lián)系等方面分類，便于今后的使用。因此，要制定科學(xué)的分類方案，以便于對科技檔案進行整理，為以后遇到的問題提供依據(jù)。制定方案的過程中，還要遵守上級規(guī)定和結(jié)合單位實際情況，以便制定有效、合理的方案。科技檔案歸檔整理的范圍有：第一，科技項目的任務(wù)書、審批材料、委托書、調(diào)研報告、合同等。第二，階段工作總結(jié)及成果匯報、論文、科技報告、專著、鑒定材料等。第三，審批獎勵材料、成果申報材料、經(jīng)濟效益等。第四，總結(jié)、工藝文件、推廣應(yīng)用方案、轉(zhuǎn)讓合同、反饋意見等。第五，中斷或失敗的科技項目形成的科技材料。

4 加強文書檔案與科技檔案的管理辦法

4.1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)

成立以局長任組長，分管副職任副組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，各股室、單位負責人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)局辦公室，配備專職檔案管理員。落實檔案管理工作經(jīng)費。將檔案管理工作納入各股室、單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所年度目標考核內(nèi)容。

組長負責高度重視檔案管理工作，要不定期進行詢問、親自督促，將檔案工作納入全年重點工作之中。形成由分管局領(lǐng)導(dǎo)直接抓，辦公室具體抓，各部門配合抓的工作格局，確定專人負責該項工作，限定具體時間進行所有文件資料的歸檔工作，為檔案管理規(guī)范化、標準化提供了有力的組織保證。

4.2 積極培訓(xùn)學(xué)習

為盡快掌握檔案管理工作要點，提高檔案管理水平，應(yīng)積極組織檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案管理培訓(xùn)班，認真學(xué)習《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)。適時組織辦公室文秘人員和檔案管理人員赴檔案管理先進單位觀摩學(xué)習，盡快掌握檔案管理專業(yè)技能，為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。建立和完善文件材料和電子數(shù)據(jù)歸檔制度以及檔案保管、保密、統(tǒng)計、鑒定銷毀、查閱利用、設(shè)備維護使用、重大活動檔案登記等一系列制度，明確規(guī)定立卷歸檔、查閱利用、安全保密、庫房管理、崗位責任等。

4.3 完善規(guī)章制度

在深入學(xué)習領(lǐng)會《中華人民共和國檔案法》等文件精神的基礎(chǔ)上，借鑒先進單位經(jīng)驗，結(jié)合工作實際，改進和完善一系列規(guī)章制度，提高檔案管理工作的規(guī)范化水平。業(yè)務(wù)建設(shè)工作要追求精細化，檔案室統(tǒng)一接受全局檔案，按照歸檔范圍和分類要求集中整理。文書檔案、電子檔案、會計檔案齊全完整。收集與本局業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料，如財政年鑒、統(tǒng)計年鑒、文件匯編等。保管期限按要求準確劃分，檔案標號科學(xué)、規(guī)范。檔案柜架擺放整齊，要有明顯的指引標記，定期檢查。

4.4 扎實開展工作

注重整理前的準備工作，制定檔案整理時間安排表，要求各部門在規(guī)定的時間里收集所有歸檔材料，保證全面、完整、及時。注重立卷規(guī)范，采用“一講、二看、三指導(dǎo)”的方法，“一講”就是在立卷前，向各部門兼職檔案人員集中講解檔案歸檔流程、注意事項。“二看”就是在各部門檔案立卷現(xiàn)場，指導(dǎo)文件材料的鑒別、整理、排序?！叭笇?dǎo)”就是在所有檔案交辦公室后，聘請有檔案管理專業(yè)技術(shù)并長期從事檔案管理工作的人員前來指導(dǎo)，對各部門移交的文件認真核對，逐份檢查，對不符合要求的及時糾正。

檔案管理事關(guān)稅收工作的方方面面，各部門在檔案資料收集整理方面肩負重任。辦公室牽頭及時召開由各部門負責人參加的專題會議，安排布置檔案整理工作。要求各部門指定專人負責歸檔文件資料的整理分類，并組織相關(guān)人員學(xué)習檔案管理規(guī)章制度及整理流程，明確各部門在檔案歸檔過程中需要完成的任務(wù)，形成人人重視檔案管理工作的思想認識。

5 結(jié)語

不論是文書檔案，還是科技檔案，它們都具有較高的使用價值及參考價值。因此，檔案歸檔管理工作就顯得至關(guān)重要。我國應(yīng)對這方面工作加以重視，建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于查找檔案，對其進行規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，不斷加強檔案管理工作。

[1] 蘇冬梅.文書檔案與科技檔案歸檔整理方法[J].甘肅科技，2004，(05)：161-162.

[2] 李少容.淺談水利科技檔案歸檔整理方法[J].廣東水電科技，1996，(01)：55-57.

Discussion on sorting methods of documentary archives and sci-tech archives

YANG Xu, YANG Yu-jia

(Jilin Institute of Geological Exploration Technology, Changchun 130103, China)

Sci-tech archives and documentary archives have different characteristics and filing methods. This paper mainly introduced the method of filing and archiving, and put forward methods of file management.

Documentary archives; Sci-tech archives; Sorting method

2016-09-12

楊旭(1979-)，女，館員，學(xué)士。

G275.3

A

1674-8646(2016)20-0052-02