事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的幾點思考

崔鴻燕

(吉林市豐滿區(qū)國庫集中支付中心，吉林 吉林 132013)

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事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的幾點思考

崔鴻燕

(吉林市豐滿區(qū)國庫集中支付中心，吉林 吉林 132013)

財務(wù)檔案是對單位在各項經(jīng)濟活動中，所產(chǎn)生財務(wù)信息的反映和記錄，隨著我國檔案技術(shù)和理論的進(jìn)步和發(fā)展，提高財務(wù)檔案管理的規(guī)范化及信息化水平，對促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展具有積極意義。針對事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析和闡述，并提出相關(guān)建議，希望給予相關(guān)單位以參考和借鑒。

事業(yè)單位；財務(wù)檔案管理；問題；對策

財務(wù)檔案是對事業(yè)單位、企業(yè)以及國家機關(guān)各項經(jīng)濟活動的反映和記錄，也是體現(xiàn)機關(guān)企業(yè)和事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟交易的主要資料，在檔案管理工作中具有關(guān)鍵地位。因此，我國事業(yè)單位一定要充分重視財務(wù)檔案管理工作，并對其進(jìn)行合理規(guī)劃，促使財務(wù)檔案發(fā)揮自身價值，為事業(yè)單位的進(jìn)步和發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 當(dāng)前財務(wù)檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 缺乏管理意識

檔案管理的目標(biāo)是為單位發(fā)展提供決策參考，服務(wù)現(xiàn)在、保存歷史，但是由于當(dāng)前在檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，例如經(jīng)費緊張、工作繁雜、人員較少等問題，嚴(yán)重制約了財務(wù)檔案管理水平的提高。究其根本原因是由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員缺乏管理意識，檔案管理趨于形式，很多財務(wù)信息失真或流失，一些檔案資料被個別領(lǐng)導(dǎo)據(jù)為己有，在崗位調(diào)整、工作調(diào)動時一并帶走。

1.2 管理不夠規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)

當(dāng)前，我國事業(yè)單位財務(wù)檔案管理不夠規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)，主要由以下幾點因素導(dǎo)致：第一，工作人員素質(zhì)及配備因素。一些事業(yè)單位往往以兼職的形式配備財務(wù)檔案管理人員，導(dǎo)致人員工作任務(wù)繁重，對管理工作無法做到全面投入。一些事業(yè)單位將財務(wù)管理外包，導(dǎo)致財務(wù)信息出現(xiàn)混亂的情況，甚至出現(xiàn)資料機密外泄的情況，對單位的財務(wù)狀況造成直接影響。第二，經(jīng)濟活動與財務(wù)管理的矛盾因素。事業(yè)單位在執(zhí)行經(jīng)濟項目的過程中，其內(nèi)部資金管理辦法與職能部門產(chǎn)生沖突，導(dǎo)致項目無法順利開展，給會計核算及財務(wù)管理等工作帶來困難，影響了財務(wù)檔案的可靠性、真實性。

1.3 信息化不全面

隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)基本取代了以往的紙質(zhì)檔案，但是在對電子檔案進(jìn)行管理的過程中，尚存在一些問題沒有得到解決。例如，紙質(zhì)檔案在裝訂及整理的過程中分類不清，嚴(yán)重影響了檔案的權(quán)威性。因此，在檔案實現(xiàn)信息化后，很多檔案被遺棄，沒有得到利用，數(shù)據(jù)重復(fù)、冗繁的現(xiàn)象層出不窮。同時，由于信息化不全面，很多財務(wù)信息也出現(xiàn)不準(zhǔn)確及遺漏的情況，一些事業(yè)單位為了追求經(jīng)濟效益，擅自更改財務(wù)數(shù)據(jù)，在處理外債的過程中漏稅偷稅，對財務(wù)檔案管理工作帶來嚴(yán)重影響。

2 提高財務(wù)檔案管理工作水平的相關(guān)建議

2.1 強化管理意識

想要提高財務(wù)檔案管理工作的水平和質(zhì)量，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員一定要強化管理意識，充分認(rèn)識到檔案管理的意義和重要性，認(rèn)清財務(wù)檔案對事業(yè)單位的發(fā)展所起到的巨大作用，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)要不斷加強學(xué)習(xí)，深刻認(rèn)識到財務(wù)檔案對事業(yè)單位健康運行和經(jīng)濟活動所發(fā)揮的積極意義，提高單位所有人員的財務(wù)檔案意識，進(jìn)而為檔案管理工作的有效開展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境。同時，財務(wù)人員也要加強自身的管理意識，在對財務(wù)檔案進(jìn)行有效管理的同時，還要主動成為其監(jiān)督者，樹立主人翁意識，全心全意投入到檔案管理中，細(xì)致、嚴(yán)格地鑒定并審核檔案，充分發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)能力和監(jiān)督能力。

2.2 完善管理制度

事業(yè)單位要在遵守《檔案法》、《會計法》 的前提下，不斷完善單位內(nèi)部的相關(guān)管理工作，制定各項管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行各項規(guī)范和法律，建立財務(wù)檔案管理細(xì)則，科學(xué)劃分各項管理工作，根據(jù)事業(yè)單位的實際情況，制定工作目標(biāo)，完善檔案查閱、員工守則、檔案保管、檔案歸檔、檔案移交等制度，促使檔案管理工作做到有據(jù)可依，進(jìn)而推動財務(wù)檔案管理工作的健康開展。

2.3 提高人員要求

事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到人才的對檔案管理的重要性，重視人才建設(shè)，提高財務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量。要以單位的經(jīng)營現(xiàn)狀和實際情況為出發(fā)點，在人員管理、人員安排、崗位設(shè)置方面制定科學(xué)規(guī)劃。在人員管理方面，在保證檔案工作有效開展的同時，還要合理配置人力資源，提高管理質(zhì)量和效率。工作人員還要具備檔案人員及財務(wù)人員的雙重從業(yè)資格，并具備一定的管理能力，單位要為工作人員創(chuàng)設(shè)良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，定期舉辦相關(guān)培訓(xùn)，提高工作人員的能力和水平，進(jìn)而適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的變化和發(fā)展。

2.4 借助信息技術(shù)

想要實現(xiàn)財務(wù)檔案管理水平的提高，還要借助信息技術(shù)的建設(shè)和更新，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化，提高工作效率和質(zhì)量，利用先進(jìn)的信息技術(shù)讓管理工作變得更加方便和快捷。同時，事業(yè)單位還要引進(jìn)和借鑒發(fā)達(dá)國家的一些管理方法，提高自身的管理水平。

首先，事業(yè)單位要加強檔案管理的設(shè)施建設(shè)。硬件及軟件設(shè)施是檔案管理的關(guān)鍵組成部分，只有依靠現(xiàn)代化的管理技術(shù)、管理手段，以網(wǎng)絡(luò)為依托構(gòu)建完善的管理模式，才能全面提高檔案管理工作的水平。財務(wù)人員要從檔案管理和財務(wù)管理的雙重角度進(jìn)行充分考慮，防止在硬件建設(shè)中出現(xiàn)資源重疊的情況，在軟件建設(shè)中，要通過相關(guān)措施提高檔案安全性、真實性，實行簽單制度，充分落實安全日志制度、簽出制度、簽入制度、責(zé)任制度，避免財務(wù)檔案丟失及損壞。同時，還要做好軟件的更新，提高檔案儲存的可續(xù)性、一致性、標(biāo)準(zhǔn)性。

其次，加強信息化實踐戰(zhàn)術(shù)。當(dāng)前，信息化是財務(wù)檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵措施，因此，在具體工作中，事業(yè)單位一定要將經(jīng)濟活動與檔案管理充分結(jié)合，在促使各項經(jīng)濟活動有序開展的同時，推動檔案管理的健康發(fā)展：第一，要及時整理和采集財務(wù)數(shù)據(jù)，建立并完善數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。以往的紙質(zhì)文件不僅容易出錯，還不利于保存和管理，因此，檔案管理一定要向信息化轉(zhuǎn)變，及時捕捉財務(wù)信息，并深度挖掘其隱藏的各種信息，根據(jù)事業(yè)單位的需要創(chuàng)立各個子數(shù)據(jù)庫，例如，債務(wù)管理、核算預(yù)算、資產(chǎn)管理等子數(shù)據(jù)庫，不斷更新和升級數(shù)據(jù)庫。第二，構(gòu)建財務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案使用的時效性。利用網(wǎng)絡(luò)的高效率使用和傳輸優(yōu)勢，發(fā)揮檔案的使用價值。財務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化可以將文檔轉(zhuǎn)換或直接存入數(shù)據(jù)庫，減少工作人員的工作程序，提高檔案管理的效率。同時，由于事業(yè)單位所產(chǎn)生的財務(wù)信息很多，如果財務(wù)人員憑借自身的工作經(jīng)驗進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，難免會出現(xiàn)各種問題。因此，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還可以提高檔案管理的準(zhǔn)確性。

3 結(jié)語

財務(wù)檔案對事業(yè)單位的健康發(fā)展具有積極作用。隨著我國科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位一定要正視財務(wù)檔案管理中存在的問題，采取針對性措施做好檔案管理工作，為單位領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策提供有效、真實的服務(wù)。促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益，進(jìn)而促進(jìn)我國社會發(fā)展。

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Reflections on financial archives management in public institutions

CUI Hong-yan

(Jilin National Treasury Concentration Payment Center, Jilin 132013, China)

The financial archives reflect and record financial information produced by the units in various economic activities. With the development of archival technology and theory, the improvement and informationization of financial archives management level has positive significance for the healthy development of public institutions. This paper analyzed and expounded the problems in financial records management in public institutions and put forward relevant suggestions, hoping to give reference for relevant institutions.

Public institution; Financial archives management; Problem; Countermeasure

2016-09-16

崔鴻燕(1977-)，女，助理館員。

G275.9

A

1674-8646(2016)20-0102-02