淺談電子檔案歸檔

孫 平

乳山市住房保障和房產(chǎn)管理局

淺談電子檔案歸檔

孫 平

乳山市住房保障和房產(chǎn)管理局

隨著計算機網(wǎng)絡的飛速發(fā)展，無紙化的現(xiàn)代辦公模式日漸普及，電子文件給傳統(tǒng)的檔案理論帶來很大沖擊。電子檔案和紙質(zhì)檔案在載體、利用方式、立卷歸檔方面都存在較大的差異，就電子檔案的立卷歸檔和提供利用進行了分析，供檔案管理人員參考。

電子檔案；歸檔；問題；

對于檔案館來說，都面臨著信息化革命對若干年傳統(tǒng)工作模式的挑戰(zhàn)，檔案管理現(xiàn)代化已是迫在眉睫。電子檔案的發(fā)展又面臨著許多新問題，若電子檔案信息化建設迅速、快捷、準確，它會為社會的發(fā)展提供靈活的時代信息，有利于國家，有利于人民?，F(xiàn)就電子檔案的接收問題，談一點粗淺的認識。

一、存在的問題

1、缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)

檔案館屬于黨和國家的科學文化事業(yè)機構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。因此，檔案館的信息現(xiàn)代化工作的大發(fā)展，必須引起上級主管部門和地方政府的高度重視，形成上下一致的工作責任感，使基層的檔案信息化接收同步進行。只有這樣，才能完成檔案館對社會服務的時代效益。如今，在電子檔案管理工作接收中，有的部門對電子檔案管理工作的發(fā)展沒有一個整體的、系統(tǒng)的、長遠的規(guī)劃，工作隨意性很大，致使此項工作的開展成效不大、進展緩慢、系統(tǒng)零散等問題。

2、應用軟件的開發(fā)與實際應用存在差距

目前，我國開展辦公自動化，軟件的開發(fā)部門很多，與微機的配備使用產(chǎn)生了一些矛盾，不相適應，造成了計算機無法識別，并且軟件利用范圍有限，只能利用個別類型檔案使用，所以此類軟件只能利用文書檔案，而對其它檔案不能利用，因此帶來了局限性，所以使電子檔案的推廣與利用帶來困難。

3、缺乏良好的社會基層環(huán)境接收

長期以來，我們在檔案信息資源接收上，投入的人力、物力、財力不足，因此在購買檔案設備，錄入檔案數(shù)據(jù)等方面，達不到高標準、嚴要求，無法確保檔案使用工作基層設施的生機。另外，由于人們對檔案信息資源建設在認識上還存在一定局限性，沒有形成與時代的發(fā)展相適應的觀點，還屬于一種原始的檔案建設之中，因此，對電子的檔案的形成帶來了巨大的阻力。

4、電子檔案的原始性界定困難

檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性，沒有原始性，也就沒有證據(jù)可言。因此，認定電子檔案的原始性，是保證其憑證作用的關鍵。電子檔案的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子檔案在形式或傳輸過程中存在著被動的可能。處理后的電子檔案是否與原來的一樣，存在著認定上的困難。因此給電子檔案的接收也帶來了嚴肅認真工作程度。

二、解決的對策

1、領導重視是建立電子檔案的首要條件

電子檔案的形成是一項比較復雜的系統(tǒng)工程，涉及計算機、刻錄機、掃描儀、網(wǎng)絡技術，符合現(xiàn)代化管理的檔案管理技術和人才。整個系統(tǒng)所有的機構(gòu)安排、數(shù)據(jù)處理、實際應用都建立在現(xiàn)代化信息平臺基礎之上，都體現(xiàn)出了領導的現(xiàn)代化管理思想和水平。主要領導不重視，不親自抓，人、才、物等基本工作就不能落實，電子檔案的形成就無從談起。

2、統(tǒng)一標準，規(guī)范建設，是實現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)建設的基本保證

必須建立必要的規(guī)章制度和行業(yè)標準，把電子檔案管理系統(tǒng)建設納入到法制化、規(guī)范化中來，才能避免電子檔案管理系統(tǒng)建設中低水平的重復建設，才能確保在檔案的開發(fā)利用中合理利用。各級檔案部門及建立電子檔案部門都要把這一工作列入議事日程，樹立標準化?，F(xiàn)代化意識，認真貫徹執(zhí)行上級管理部門的統(tǒng)一標準，提高認識，才能使電子檔案的管理工作步入正軌。

3、加強對檔案工作者的培訓，建立高素質(zhì)的專業(yè)隊伍

必須對電子檔案管理工作者實行統(tǒng)一的、高標準的正規(guī)化培訓，讓他們認真掌握和熟悉電子檔案的形成過程和具體要求，提高法制意識，增強電子檔案形成過程中的責任感。同時，檔案部門應當改善人才政策，廣泛地吸納人才，加強檔案領域人才數(shù)量的自身積累；另外，要通過各種渠道加強現(xiàn)有人才的培育，通過多樣化的教育途徑，全面提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)。

4、要形成制度，建立考核

電子檔案的歸檔時間緊，任務比較重，法律性比較嚴，如果沒有嚴格的規(guī)章制度，很難以形成完整的電子檔案歸檔要求，因此，要把這項工作列入各級業(yè)務工作的考核之中，從而形成從領導到具體人員都有責任感和主動性，檔案主管部門也要隨時進行指導，只有這樣才能按時完整地完成電子檔案的及時歸檔。

［1］陳偉；關于電子文件元數(shù)據(jù)標準制定若干問題的思考［A］；2009年海峽兩岸檔案暨縮微學術交流會論文集［C］；2009年

［2］顧玉芳；淺談電子文件的鑒定［A］；江蘇省檔案現(xiàn)代化管理與檔案信息化建設學術研討會交流材料［C］；2002年

［3］徐昱；電子文件——檔案工作的新課題［A］；貴州省檔案學會2004年檔案學術研討會論文集［C］；2004年

［4］韓李敏；電子文件分階段歸檔管理的探索與實踐［A］；2009年海峽兩岸檔案暨縮微學術交流會論文集［C］；2009年

［5］于瑛甫；電子文件在生成、運行、歸檔、管理中應注意的問題［A］；陜西省檔案學會第八次檔案學術討論會論文選輯［C］；2004年

［6］鄧海碧；姜元波；關于電子文件歸檔管理幾個問題的思考［A］；貴州省檔案學會2004年檔案學術研討會論文集［C］；2004年

孫平（1973.5.6）；性別：女，籍貫：山東省威海市乳山人，學歷：大專，畢業(yè)于中共山東省委黨校；研究方向：電子檔案管理。