張正華

江蘇省鹽城市響水縣公路管理站

現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀以及策略分析

張正華

江蘇省鹽城市響水縣公路管理站

事業(yè)單位的長足發(fā)展離不開檔案管理部門的支持與配合。檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展道路上發(fā)揮著巨大的作用。但是，檔案管理工作并不能為事業(yè)單位帶來可觀的收益。所以，許多事業(yè)單位不重視檔案管理工作。這使得檔案管理部門變得無足輕重，檔案信息管理也漏洞百出，給單位的發(fā)展造成了巨大的隱患。本文通過對事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀進行研究和分析，針對具體問題，提出了一些改善對策，旨在幫助事業(yè)單位完善檔案管理工作。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化；問題；對策

當前形勢下，社會得到高速發(fā)展，信息化程度越來越高，我國不斷改革和完善事業(yè)單位的檔案管理工作。雖然在事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化技術(shù)和管理手段得以運用，并且獲得一定成效。但是，隨著管理方式的不斷創(chuàng)新，導致事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)了一定問題。下面就分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀和問題，提出相應(yīng)的解決問題的對策。

一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題

(一)檔案管理信息化水平低

伴隨著當前科學技術(shù)的高速發(fā)展，各個事業(yè)單位和政府部門均采用先進的科學技術(shù)和設(shè)備，運用信息化系統(tǒng)，這從本質(zhì)上提升了事業(yè)單位和政府部門自身的工作效率?？v觀事業(yè)單位檔案管理工作，我們不難發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位的檔案管理工作正在向信息化轉(zhuǎn)化。但是，一些事業(yè)單位僅僅運用檔案管理軟件進行檢索、排序以及錄入，沒有真正實現(xiàn)資源共享。這從本質(zhì)上降低了事業(yè)單位檔案資料利用率，很多檔案管理工作的效能無法發(fā)揮出來。

(二)檔案管理制度存在缺陷

規(guī)矩是一切企業(yè)良好運行管理的基礎(chǔ)，任何職工做任何工作都需要遵循規(guī)章制度和道德規(guī)范，事業(yè)單位檔案管理工作更是如此。然而，很多事業(yè)單位并沒有健全的檔案管理制度，這從本質(zhì)上降低了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。如案卷標題信息模糊，檔案序號繁亂，檔案卷內(nèi)目錄不全等，甚至有些事業(yè)單位沒有借閱檔案、檔案保密、檔案保護、檔案收集、檔案整理等制度。有些事業(yè)單位雖然存在檔案管理制度，但是管理人員并沒有根據(jù)規(guī)章制度開展工作，導致檔案管理規(guī)章制度成為一種擺設(shè)，喪失了檔案管理規(guī)章制度的效能。

(三)檔案管理缺少經(jīng)費

事業(yè)單位自身的檔案管理工作屬于涉及多個部門、十分復雜的工作，想要做好檔案管理工作，必須要對多方面要求進行滿足。首先，事業(yè)單位檔案管理工作必須要具有十分健全和完善的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備，并且經(jīng)費充足。但是，當前形勢下，很多事業(yè)單位根本無法滿足這些要求。近些年來，辦公系統(tǒng)越來越完善，紙質(zhì)檔案材料和電子檔案共同存在。但是，有些事業(yè)單位領(lǐng)導不重視，資金欠缺，很多事業(yè)單位并沒有完善的檔案基礎(chǔ)設(shè)施，沒有建設(shè)規(guī)范的檔案材料庫房，檔案管理的條件很差，沒有控制濕度和溫度，導致一些紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變。

二、解決事業(yè)單位檔案管理問題的對策

(一)運用信息化方法

伴隨著當前科學技術(shù)的高速發(fā)展，人們工作和生活的各個領(lǐng)域中均大量運用計算機信息技術(shù)，檔案管理工作也要走向信息化。相關(guān)實踐表明，現(xiàn)代化的檔案管理方式，能夠從根本上提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平、質(zhì)量以及效率，更可以準確、及時反饋檔案信息，人們通過信息技術(shù)可以準確、快速查找檔案，并且借閱檔案。正因如此，事業(yè)單位的領(lǐng)導層必須要充分重視檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理信息化，加強運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)，組織職工開展信息化管理學習和培訓，學習十分先進的檔案管理技術(shù)，如聲像技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等。除此之外，還要學習、參考和借鑒國外先進的檔案管理技術(shù)。由于當前事業(yè)單位的檔案管理工作正在面臨著新的挑戰(zhàn)和新的機遇，因此，事業(yè)單位加強自身檔案管理的信息化和現(xiàn)代化進程，能夠促進檔案管理最大程度發(fā)揮自身的職能。此外，還可以對信息社會發(fā)展需求進行滿足和適應(yīng)，更可以從本質(zhì)上為社會提供服務(wù)，為事業(yè)單位開展各項工作提供服務(wù)。

(二)提升檔案管理工作者素質(zhì)

由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業(yè)性特征以及復雜性特征，檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質(zhì)，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)技能和知識，還要有很高的責任心和政治素養(yǎng)，可以說，檔案管理工作者自身素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此，事業(yè)單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質(zhì)。事業(yè)單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動，使檔案管理隊伍具有很強的穩(wěn)定性。此外，事業(yè)單位要加強檔案管理工作者的培訓和教育，促使工作者具備良好的綜合素質(zhì)。由于檔案管理工作需要堅持與時俱進，所以，事業(yè)單位對工作者進行培訓和考核，促使工作者對原有知識進行不斷總結(jié)和更新，注重提升工作者的職業(yè)道德，提升工作者的職業(yè)道德觀念以及榮譽感，這些均能夠從本質(zhì)上提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

(三)健全和完善相關(guān)制度

管理制度是開展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，所以，檔案管理部門必須要有完善和健全的規(guī)章制度，促使檔案管理人員有章可循和有法可依。因此，事業(yè)單位不僅要加強宣傳檔案管理工作的意義，促使事業(yè)單位職工和干部配合整理和搜集檔案材料，還要高度完善檔案設(shè)施，嚴格考核和督查檔案管理工作，將事業(yè)單位檔案管理設(shè)施納入到事業(yè)單位資金預算之中，實施年底考核。

結(jié)語：

縱觀當今時代的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在著一定的問題。正因如此，要求事業(yè)單位領(lǐng)導必須要充分重視檔案管理工作，檔案管理人員還要主動、積極投身于工作中。并且及時發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題和總結(jié)問題，杜絕問題再次出現(xiàn)，不斷豐富自身的工作經(jīng)驗，通過采取各種具有很強針對性的措施和方案，逐個擊破和解決問題。此外，檔案管理人員還要不斷提升自身的綜合素養(yǎng)，堅持不懈的學習，真正實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化和科學化。

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