陳 珊 石 靜
山東省濟南市急救中心
新時期背景下分析醫(yī)院檔案管理中存在的問題及改進措施
陳 珊 石 靜
山東省濟南市急救中心
社會新時期的大環(huán)境下,醫(yī)療體制也有相應的改革發(fā)展。醫(yī)院為了更好進行現(xiàn)代化建設,加強醫(yī)院檔案的管理工作是十分必要的。筆者通過總結分析醫(yī)院檔案管理中存在的問題,并提出對應的改善措施,促醫(yī)院更長遠發(fā)展。
新時期;醫(yī)院檔案管理;問題;改進措施
醫(yī)院檔案集中了醫(yī)院各種數(shù)據(jù)資料等重要資源,關于著醫(yī)院的發(fā)展。因此加強醫(yī)院檔案管理工作,適應新時期大環(huán)境的形式要求,結合時代發(fā)展,才能更有利于醫(yī)院的長遠發(fā)展,提高醫(yī)院在市場經(jīng)濟環(huán)境下的綜合競爭力。本文筆者針對醫(yī)院檔案管理中存在的問題以及對應的改善措施,提出一些自己的觀點。
1.1檔案管理制度不完善,收集效率低
當前醫(yī)院管理中,有關醫(yī)療、后勤以及人事方面的管理制度均比較完善,但較少關于醫(yī)院檔案管理方面的制度,醫(yī)院普遍存在檔案管理制度不健全的問題。而且醫(yī)院目標管理考核中,也未將檔案管理納入考核中,導致檔案資料不全,收集效率不高。
1.2醫(yī)院并未對檔案的管理引起足夠的重視
多數(shù)醫(yī)院從事檔案管理的人員非專業(yè),再加上多數(shù)人并不了解檔案管理方面的知識,一般都是進入到檔案管理的工作崗位后,邊學邊做。一些管理人員認為檔案管理是走形式,檔案作為一些曾經(jīng)使用過資料,不會影響現(xiàn)在的工作,也沒有用心管理,再加上一些管理者并不重視檔案管理,也未了解過相關方面情況,受多種原因的影響而導致醫(yī)院檔案管理工作并未真正落到實處,許多重要的檔案資料并未得到妥善保存,影響醫(yī)院長遠發(fā)展。
1.3檔案管理現(xiàn)代化管理水平不高
一些醫(yī)院因用房緊張,而相應縮小檔案用房,這些均不符合檔案保管標準。而在現(xiàn)代科學技術水平高速發(fā)展的大環(huán)境下,檔案管理未及時更新設備以及技術水平,制約了檔案管理的發(fā)展。盡管醫(yī)院管理中已經(jīng)廣泛應用計算機以及網(wǎng)絡技術,但并未應用到檔案管理中,至今仍有一些檔案管理停留在手工收集、檢索程度,所獲得的信息量小,不利于檔案收集整理、開發(fā)利用。
1.4未明確界定醫(yī)院檔案內容、管理范圍
隨著科技學技術的發(fā)展以及社會的不斷進步,檔案的外延以及內涵也相應發(fā)生變化,但直到現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理仍未制定統(tǒng)一科學的管理制度規(guī)范,而且但各級醫(yī)院進行檔案管理時,仍根據(jù)自己的理解、實踐管理,導致一些原本應歸檔的檔案未歸檔。
1.5檔案管理分散,不利于檔案保存的完整以及安全
當前醫(yī)院檔案普遍存在管理分散情況,各個科室檔案分散,不便于利用,而且不利于檔案完整,而且檔案分散一定程度增加了管理者的工作量。
1.6檔案管理者的業(yè)務素質水平低
醫(yī)院普遍強調重視醫(yī)護人員的素質以及繼續(xù)教育,但并未對檔案管理方面的人才的培養(yǎng)引起足夠重視,醫(yī)院也未提供有關檔案管理人員進修的機會,而導致醫(yī)院檔案管理人員素質水平低不能跟上時代發(fā)展。
2.1建立科學完善的檔案管理體系
為了促進檔案管理工作更加順利開展,醫(yī)院有必要建立完善科學的檔案管理體系。各級醫(yī)院結合醫(yī)院的檔案管理工作具體開展情況,結合《醫(yī)院衛(wèi)生管理辦法》、《檔案法》等相關法律法規(guī),制定一整套系統(tǒng)完整科學的檔案管理制度。統(tǒng)一管理、考核各科室的檔案材料,同步考核醫(yī)療以及檔案管理業(yè)務,促其同步發(fā)展。
2.2建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式
建立由醫(yī)院院長或副院長分管領導、辦公室主任或副主任負責、各科室專兼職檔案員為成員的檔案三級網(wǎng)絡管理模式。醫(yī)院檔案由統(tǒng)一領導、制度、機構、保管、操作,貫徹上級精神,方便檔案的統(tǒng)一收集利用、監(jiān)督各部門的檔案工作,更好解決檔案管理中的人員、設備、經(jīng)費等費用,保證檔案的完整以及安全性。
2.3組織學習《檔案法》
搭理宣傳檔案管理工作,提高醫(yī)院管理者、職工對檔案重要性的認知度,了解到檔案管理與日常工作密切相關,更好支持檔案管理工作,提高全員參與檔案管理的積極性?!稒n案法》中規(guī)定檔案工作必須貫徹統(tǒng)一領導、分級管理原則,維護檔案的完整以及安全,提高檔案的利用率。而且醫(yī)院普遍一些管理干部、教研人員、醫(yī)療人員對檔案法制觀念淡薄,甚至一些人完全不了解《檔案法》基本精神,因此加強相關方面法律知識的學習,提高相關職工的歸檔自覺性,對于進行檔案管理工作十分必要。
2.4增加檔案管理的設備、資金以及現(xiàn)代化技術等方面投入
加大檔案管理方面的資金以及設備投入,并引入現(xiàn)代化技術,是保證檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要條件。檔案庫房增加空調、去濕、滅火以及滅蟲設備,引入計算機管理,將醫(yī)院的業(yè)務、行政方面的檔案存儲在計算機上,方便日后查閱,不僅可以節(jié)省人力、物力、財力,還大大提高檔案管理工作效率,而且利用計算機管理減少檔案保存空間,信息保存更加方便安全,而且保證信息的保密性。因此,醫(yī)院應不斷完善檔案信息的計算機管理,實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化以及自動化。
2.5統(tǒng)一管理檔案、重視開發(fā)利用檔案資料
采用法律手段以及行政手段統(tǒng)一管理,建立統(tǒng)一科學的檔案管理工作制度,嚴格規(guī)范檔案工作管理。只有統(tǒng)一檔案管理,才能更好規(guī)范醫(yī)院檔案,真正發(fā)揮醫(yī)院檔案作用。醫(yī)院檔案歸檔可以更好服務于患者,醫(yī)院檔案管理人員應做好檔案資源的開發(fā)利用,提高檔案資源利用率,充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的社會效益。
2.6提供檔案管理人員的培訓、進修機會
醫(yī)院為檔案管理人員提供培訓、進修機會,提高管理人員的素質水平,可有利于提高檔案管理水平;在醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃中增加檔案人員培養(yǎng),可有利于全面提高管理人員素質水平。通過繼續(xù)教育、加強培訓、知識更新等提高管理人員的知識水平以及業(yè)務水平,并結合臨床調查,了解醫(yī)療、科研以及教學對檔案信息方面的需求,總結檔案管理工作,彌補檔案管理人員缺乏的技能,提高檔案管理水平。而且加強計算機方面的學習是十分必要的,能更好在檔案管理中應用現(xiàn)代化技術。
醫(yī)院檔案是醫(yī)院的一筆寶貴財富,對于醫(yī)院的現(xiàn)代化建設發(fā)展,提高醫(yī)院的綜合競爭力至關重要。新時期醫(yī)院檔案管理中仍存在諸多問題,醫(yī)院為了更好進行檔案管理,應建立完善的檔案管理制度,組織檔案管理員培訓學習,提高管理人員的素質水平,加大檔案管理工作的資金、技術以及設備投入,提高檔案管理的現(xiàn)代化水平,提高檔案的利用率,發(fā)揮其社會效益,更好服務于患者。
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