淺析切實(shí)加強(qiáng)人事檔案管理工作

鄭順錦

黑龍江省依安農(nóng)場

淺析切實(shí)加強(qiáng)人事檔案管理工作

鄭順錦

黑龍江省依安農(nóng)場

人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄人才信息的重要載體。它直接記錄和反映出個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡和歷史背景等個(gè)人信息，是重要的人才信息源。它是反映個(gè)人成長歷史的憑證和依據(jù)，是人力資源管理與開發(fā)、使用的重要依據(jù)，也是知人善任，選賢任能的重要依據(jù)。然而，當(dāng)前很多事業(yè)單位人事檔案缺檔、斷檔、死檔的現(xiàn)象都不同程度地存在，給檔案管理工作帶來了困難，也直接影響到人才檔案信息的正確使用。因此，人事檔案管理在適應(yīng)單位的改革與發(fā)展的進(jìn)程中，特別是在當(dāng)前正在進(jìn)行的事業(yè)單位改革中作用越來越明顯。

人事檔案；特點(diǎn)；問題；措施；創(chuàng)新

一、人事檔案的基本介紹

人事檔案中所記載的信息資料，正是我們平常的生活中重要的閱歷，就是我們生活中所發(fā)生的一些大事件。這些都是我們能力的見證。同時(shí)，在記載我們榮耀的同時(shí)，人事檔案中也會(huì)大公無私地記載著我們生活中所犯的錯(cuò)誤，以及我們平常所出現(xiàn)的一些重要違紀(jì)情況。如同美國的信用體系一樣。在美國，他們國家的公民能夠從銀行手里拿到錢，靠的就是信用體系所提供給銀行的自己信用級(jí)別證明。人事檔案也和這些信用體系一樣，具有法律效益。受到國家的機(jī)密文件保護(hù)，以免出現(xiàn)外泄導(dǎo)致居民日常生活活動(dòng)受到干擾。

二、人事檔案管理的特點(diǎn)

從中國交通每年、每月的承載量來看，我國目前的人口流動(dòng)量還是處于一個(gè)高峰時(shí)段。如此大的人口流動(dòng)量勢(shì)必也就造成我國人事檔案管理的流動(dòng)性特點(diǎn)。人事檔案一旦離開了具體的人，那么它的存在意義也毫無價(jià)值。另外，如前所述，人事檔案的作用是為了能夠讓對(duì)面可以在短時(shí)間內(nèi)掌握住自己的基本信息以及自己的才華，那么人事檔案的另一個(gè)重要特點(diǎn)就是真實(shí)有效性。同時(shí)，在人事檔案的信息記錄中，還有一個(gè)重要的特點(diǎn)就是其的信息記錄應(yīng)該是具有全面性的。現(xiàn)在的市場競爭壓力直接導(dǎo)致了我們的就業(yè)人員要了解十八般武藝，門門精通倒也處于其次，只需精通其一即可。片面的人事檔案記載很難滿足對(duì)方了解你過去的需求，也很難在短時(shí)間內(nèi)判斷出你的能力。人事檔案的記載中，需要記錄好員工的成長感悟心得，政治面貌，個(gè)人履歷等。

三、人事檔案管理中存在的問題

（1）人事檔案管理手段落后。人力資源管理要求人事檔案規(guī)范化管理，能夠及時(shí)有效地提供各種檔案信息，為人力資源管理提供服務(wù)。但是，目前的人事檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的管理模式，以手工操作、檢索為主，管理人員滿足于“看攤守點(diǎn)”，缺乏創(chuàng)新和競爭。這些情況嚴(yán)重制約了人力資源的開發(fā)，難以為現(xiàn)代人力資源開發(fā)、使用提供有效的服務(wù)。

（2）檔案管理的硬件設(shè)施相對(duì)薄弱。有的單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀、個(gè)別單位的檔案夾都被蟲蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

（3）管理機(jī)制呆板。一方面檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是人事檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，目前，主要是依賴于政府的行政手段，但隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，這項(xiàng)工作的難度將越來越大。另一方面，目前人事檔案管理工作中材料收集范圍和如何對(duì)進(jìn)檔材料進(jìn)行鑒別等各項(xiàng)制度與新《條例》對(duì)人才考察任用時(shí)需提供材料提出的新要求不相適應(yīng)。新《條例》對(duì)個(gè)人經(jīng)歷和基本情況的要求更加明確和細(xì)化。另外，對(duì)離任審計(jì)、任前公示等材料應(yīng)如何收集，收集時(shí)應(yīng)注意哪些問題，在制度上沒有明確，在實(shí)踐中缺乏可操作性。

（4）檔案管理人員素質(zhì)不高、管理制度執(zhí)行不夠好。近幾年管檔人員工作變動(dòng)頻繁，新手較多，專業(yè)知識(shí)缺乏，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，在接、轉(zhuǎn)調(diào)出、轉(zhuǎn)入、工資、退休時(shí)需要查檔案時(shí)不能嚴(yán)格履行手續(xù)按規(guī)定辦事，部門與管檔單位協(xié)調(diào)不夠，各做各的，需要用檔案時(shí)，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，這就很容易造成個(gè)人檔案材料造假、銷毀、丟失、涂改等問題，給檔案管理工作帶來很多的問題。規(guī)范人事檔案管理，為現(xiàn)代人事資源提供有效服務(wù)隨著社會(huì)規(guī)范化、誠信化程度的不斷提高和信息化時(shí)代的到來，人事檔案作為人力資源管理的憑證、參考和依據(jù)，必須引起重視，積極拓展管理職能，更新人事檔案管理理念。

三、規(guī)范人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資資源提供有效服務(wù)

（1）加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（2）加大對(duì)檔案管理工作的投入力度。要建立由公共財(cái)政全額提供經(jīng)費(fèi)的投入機(jī)制，從而以機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會(huì)公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。另一方面，檔案管理所在的單位要建立定期的投入機(jī)制，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費(fèi)來源方面，可采取“以檔養(yǎng)檔、適當(dāng)收費(fèi)”的辦法，補(bǔ)充檔案管理經(jīng)費(fèi)不足的問題，以確保檔案管理工作的有效開展。

（3）建立健全合理的人事檔案管理制度?，F(xiàn)代人力資源管理趨勢(shì)要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。對(duì)于那些不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革、及時(shí)更新。要對(duì)檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行規(guī)范。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性；在材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊；在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠。

（4）切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，更要注重對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的新要求。要使其端正思想、增強(qiáng)意識(shí)、轉(zhuǎn)變方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要加強(qiáng)溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。

四、信息更新與及時(shí)性

由于人事檔案中所記錄的信息是要全面、真實(shí)地反映這個(gè)人的工作學(xué)習(xí)情況的，所以說，我們需要及時(shí)地對(duì)該本人生活中所發(fā)生的一些事件進(jìn)行及時(shí)更新。保證人事檔案中的信息是可靠地、有效地。如果人事檔案中所記載的信息是些陳年往事，很難就針對(duì)現(xiàn)在的這個(gè)人的基本情況進(jìn)行介紹的話，那么人事檔案也就失去了它本來的意義所在。

［1］徐君.加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議［J］.人力資源管理.2013（04）.

［2］沈洪香.關(guān)于做好人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議［J］.經(jīng)營管理者.2013（04）.