姜瀚博

四平市食品藥品檢驗(yàn)所

淺析電子檔案管理存在的問題及其措施

姜瀚博

四平市食品藥品檢驗(yàn)所

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用日益廣泛。因此要不斷規(guī)范電子檔案操作流程、制度，并對管理工作進(jìn)行全面的創(chuàng)新與完善，以此來促進(jìn)電子檔案管理安全性的全面提升，并進(jìn)一步提升企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。本文概述了檔案與電子檔案，簡述了電子檔案管理的優(yōu)越性，對電子檔案管理存在的主要問題及其措施進(jìn)行了探討分析。

電子檔案；管理；優(yōu)越性；問題；措施

1、檔案與電子檔案的概述

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。電子檔案是指在社會實(shí)踐活動中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，作為一名檔案工作者必須要對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理。

2、電子檔案管理的優(yōu)越性

2.1 有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為電子檔案管理，文檔按“件”整理歸檔?？呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。電子檔案管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。

2.2 電子檔案管理提高了工作時(shí)效。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

2.3 有利于文檔的保密。過去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。電子檔案管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

2.4 便于查詢。電子檔案僅僅需要相關(guān)的索引查找便可以實(shí)現(xiàn)快速借閱。再加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)與普及，進(jìn)一步提升了電子檔案管理在企業(yè)內(nèi)部的重視程度。為此，應(yīng)當(dāng)對電子檔案信息化進(jìn)行不斷的研究、調(diào)查和總結(jié)，在已有基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新，并且規(guī)范操作流程、完善制度及優(yōu)化電子檔案等工作，保證電子檔案管理的安全性及完整性。

3、電子檔案管理存在的主要問題

電子檔案管理存在的問題主要有：(1)管理水平問題。當(dāng)前電子檔案管理水平還比較低。并且對檔案管理人員培訓(xùn)教育的欠缺，導(dǎo)致其在進(jìn)行軟件的選購時(shí)缺乏足夠的辨別能力，從而使檔案管理當(dāng)中的現(xiàn)代化管理技術(shù)不能充分發(fā)揮出其自身的重要作用。(2)安全問題。隨著網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，人們可以任意地進(jìn)入因特網(wǎng)中獲取信息與數(shù)據(jù)，這也就導(dǎo)致許多文件通過網(wǎng)絡(luò)來發(fā)布與流轉(zhuǎn)，而在實(shí)際的電子文件傳輸過程中，就常常會出現(xiàn)泄密問題。(3)電子檔案真實(shí)性易破壞的問題。從本質(zhì)上來說，由于電子文件本身有著較高的分離性與可變性，如果被更改，將很難對其進(jìn)行識別。在形成了電子檔案之后，工作人員通過相應(yīng)的操作，來將其存貯到辦公自動化系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的共享。這樣一來，就會導(dǎo)致電子檔案很容易被復(fù)制與修改，并且不存在正本與副本之間的差異。這就會導(dǎo)致電子檔案原本的形式特征與內(nèi)容不復(fù)存在，真實(shí)性與完整性受到嚴(yán)重的影響。

4、加強(qiáng)電子檔案管理的措施

4.1 加強(qiáng)電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理；即對接收來的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時(shí)對光盤進(jìn)行編目、排架等。

4.2 建立健全電子檔案管理服務(wù)體系。建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，并通過對各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的開發(fā)與利用，來實(shí)現(xiàn)對電子檔案信息數(shù)據(jù)的優(yōu)化整合，開展檔案咨詢業(yè)務(wù)服務(wù)。同時(shí)應(yīng)當(dāng)完善檔案信息資源體系，來對檔案信息進(jìn)行良好的歸檔處理，促進(jìn)數(shù)據(jù)資源的科學(xué)共享。此外，還要進(jìn)一步加強(qiáng)對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，以此來為電子檔案的科學(xué)管理，提供最有力的技術(shù)保障。

4.3 加強(qiáng)電子檔案的安全管理。相關(guān)的檔案管理部門必須強(qiáng)化自身的安全意識，并且能夠?qū)ΜF(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)進(jìn)行合理的運(yùn)用，以此來提高網(wǎng)絡(luò)及電子檔案信息的安全性。此外，因?yàn)殡娮訖n案信息一般都是存儲在相關(guān)的介質(zhì)上，然后通過對介質(zhì)的安全保管，來實(shí)現(xiàn)對信息的安全管理。所以說，在進(jìn)行電子檔案的安全管理時(shí)，要求管理人員必須建立一個(gè)適合于光盤與磁盤等介質(zhì)的保管環(huán)境，來提高信息管理的安全性。

4.4 規(guī)范操作流程。電子檔案管理需要重視網(wǎng)絡(luò)安全性操作、管理工作人員職業(yè)道德及綜合素質(zhì)等諸多問題，并且對相關(guān)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的綜合管理技能。其次，還要鍛煉工作人員的操作能力，使其掌握操作技巧，熟練掌握管理工作要點(diǎn)，從而在一定程度上提高管理工作效率，節(jié)約工作時(shí)間，與此同時(shí)，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)一步完善內(nèi)部管理制度。

4.5 加強(qiáng)對電子檔案管理人才的培養(yǎng)。相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)與管理部門，必須加強(qiáng)檔案管理工作，并通過加強(qiáng)對管理人員的技能培訓(xùn)，來為企業(yè)的檔案管理，培養(yǎng)一批現(xiàn)代化的高素質(zhì)管理人才。與此同時(shí)，還要優(yōu)化對人員招聘與隊(duì)伍建設(shè)，為企業(yè)儲備更多優(yōu)質(zhì)的電子檔案管理人才，以此來為企業(yè)的電子檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

結(jié)束語

隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展，辦公系統(tǒng)也逐漸朝著電子化和自動化方向發(fā)展。而電子檔案管理就是一種典型的信息化技術(shù)的產(chǎn)物，其廣泛應(yīng)用提高了電子檔案管理效率，并且使用方便、快捷，因此加強(qiáng)電子檔案管理的分析具有重要意義。

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