關(guān)于電力企業(yè)檔案信息現(xiàn)代化管理及對策的探析

梁東剛

中國電建集團(tuán)核電工程公司

關(guān)于電力企業(yè)檔案信息現(xiàn)代化管理及對策的探析

梁東剛

中國電建集團(tuán)核電工程公司

當(dāng)前，隨著科技的發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)成為檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然趨勢，是促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的客觀要求。通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務(wù)進(jìn)行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學(xué)的預(yù)測。所以，對于電力企業(yè)而言，只有充分注重檔案管理水平的提高，才能真正有利于電力企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?；诖?，文章就電力企業(yè)檔案信息現(xiàn)代化管理及對策進(jìn)行分析。

電力企業(yè)；檔案信息現(xiàn)代化管理；對策

1.電力檔案信息現(xiàn)代化管理的作用和內(nèi)容分析

1.1 電力檔案信息現(xiàn)代化管理的作用分析

電力企業(yè)的檔案信息化管理，對檔案管理的水平提高有著積極的意義。應(yīng)用新技術(shù)有助于對檔案信息的采集以及存儲和傳輸?shù)冗M(jìn)行優(yōu)化，能有效提高檔案管理的效率水平，也有助于電力企業(yè)檔案的管理結(jié)構(gòu)得以優(yōu)化。

1.2 電力檔案信息現(xiàn)代化管理的內(nèi)容分析

從電力檔案的信息現(xiàn)代化管理的內(nèi)容上來看，電力企業(yè)的檔案信息中的案卷是對電力企業(yè)面貌進(jìn)行反映的重要資料，也是有利于企業(yè)決策發(fā)展規(guī)劃的重要內(nèi)容。在對整體的電力企業(yè)的發(fā)展方面都有著積極作用。要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機構(gòu)、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的。

2.電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設(shè)工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進(jìn)和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設(shè)之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術(shù)來實施，所以首先在工作習(xí)慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設(shè)中使用的操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應(yīng)的過程，在前期的進(jìn)展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務(wù)開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設(shè)中所應(yīng)用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設(shè)方面還處于起步階段，各方面的體系建設(shè)還不夠完善，所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一，而企業(yè)又缺乏相應(yīng)的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實際應(yīng)用的過程中，無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設(shè)方面也不夠健全，檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范圍較小，沒有在企業(yè)內(nèi)部形成完整的網(wǎng)絡(luò)體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。這些問題都是在檔案管理信息化建設(shè)的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的高效開展。

3.電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理措施分析

3.1 完善檔案信息化建設(shè)管理體系

逐步建立完善檔案數(shù)字化建設(shè)的制度規(guī)范，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，是檔案數(shù)字化建設(shè)的首要外部驅(qū)動力，其首要目標(biāo)是建立規(guī)范的管理制度。在建立數(shù)字化系統(tǒng)的同時，形成配套的適用于檔案收集、審核、儲存、使用等各環(huán)節(jié)的管理制度，保障整個過程有序進(jìn)行。其次，要統(tǒng)一評價標(biāo)準(zhǔn)，綜合借鑒國際標(biāo)準(zhǔn)與國內(nèi)相關(guān)法律法規(guī)，兼容目前各先進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)勢，建立一個統(tǒng)一的系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)體系，避免“信息孤島”的出現(xiàn)。合理的檔案數(shù)字化指標(biāo)體系是指導(dǎo)各單位組織建立規(guī)范的電子化檔案的標(biāo)尺。優(yōu)化的崗位設(shè)置是人力資源充分發(fā)揮的前提，長效的人才激勵機制是檔案管理人員積極進(jìn)取的保證。完善的制度建設(shè)和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)是檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中的重中之重。

3.2 加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了實現(xiàn)企業(yè)的檔案信息化，提高企業(yè)的信息技術(shù)水平，就必須要加強對硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，充分發(fā)揮計算機的功能，建立企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時還要及時進(jìn)行各項系統(tǒng)的更新，在分析紙質(zhì)檔案記錄的弊端上，利用先進(jìn)的信息技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的高度共享。實力不同的企業(yè)更要學(xué)會充分利用現(xiàn)有的多媒體設(shè)備，中小型企業(yè)雖然無法投入大量的資金進(jìn)行企業(yè)檔案信息的建設(shè)，但可以結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際，配置相應(yīng)的計算機，優(yōu)化處理企業(yè)現(xiàn)有的信息資料，根據(jù)材料的特點將文件進(jìn)行分類整理。企業(yè)檔案信息化建設(shè)可以在現(xiàn)有的人員儲備上花費更多的時間和精力去維護(hù)和保養(yǎng)系統(tǒng)，才能實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源的網(wǎng)絡(luò)性和共享性，適時地整理企業(yè)的重要信息資源是一個企業(yè)長期發(fā)展所必須采納的重要措施，這也是目前中小型企業(yè)發(fā)展所需要借鑒的方式。

3.3 注重計算機信息技術(shù)和電力檔案的有機結(jié)合

電力企業(yè)要與自身的運營情況進(jìn)行緊密結(jié)合，加強對電力企業(yè)的運行信息采集以及保存和編目等各個環(huán)節(jié)的管理，將信息管理技術(shù)應(yīng)用到電力企業(yè)生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，完善電子文件檔案的鑒定以及保存工作。

3.4 加強電力企業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理隊伍的建設(shè)

電力企業(yè)的檔案管理工作實施過程中，其作為檔案管理目標(biāo)實現(xiàn)的重要力量，就要能夠充分注重管理隊伍的建立與完善，將檔案工作隊伍的專業(yè)水平不斷提高。這就需要加強對檔案信息管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，只有將檔案管理人員的隊伍素養(yǎng)進(jìn)行有效提高，才能有助于檔案管理整體水平的提升。具體的培訓(xùn)過程中，要突出計算機技術(shù)熟練應(yīng)用技能，加強對檔案管理的相關(guān)法律知識的學(xué)習(xí)。

3.5 加強企業(yè)檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)

為保證網(wǎng)絡(luò)的安全，企業(yè)檔案信息化管理要使用僅內(nèi)部工作人員能使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，并在聯(lián)網(wǎng)時進(jìn)行物理隔離。同時，為了在根本上保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，企業(yè)要建立檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度。

4.結(jié)束語

在經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展的條件下，信息技術(shù)的應(yīng)用全面而廣泛，進(jìn)行電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)，能夠有效打破傳統(tǒng)的信息資源利用封閉狀況。要充分注重檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，注重現(xiàn)代化管理質(zhì)量水平的提高，只有在這些基礎(chǔ)層面得到了加強，才能有助于檔案管理的整體質(zhì)量水平的提高。

[1]張敏.企業(yè)檔案信息化管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2015，04：200.

[2]龍菊開.淺談電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].赤子(上中旬)，2015，07：152.

[3]郭健.企業(yè)檔案信息化管理存在的問題及對策措施[J].科技與創(chuàng)新，2015，10：60+63.