建筑工程電子文件檔案管理分析

吳志博

山東棗建建設集團有限公司

建筑工程電子文件檔案管理分析

吳志博

山東棗建建設集團有限公司

隨著當前社會經濟的快速發(fā)展，建筑行業(yè)有了很大的進步，同時隨著信息化技術的進步，電子文檔被廣泛的應用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。

建筑工程；電子文件；檔案管理

1 建筑工程電子文檔建立的基本要求

①電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。由于工程建設的過程是工程檔案的形成過程，這就決定了建筑工程電子文件檔案的建立是一個較長而復雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，電子文件資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了建筑工程電子文件建立的難度，確保其真實性、完整性是十分重要的。因此，要對建筑工程電子文件的形成明確其基本要求。②應明確規(guī)定建筑工程電子文件歸檔的時間、范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據類型、格式、被操作數(shù)據、檢測數(shù)據等要求，保證歸檔電子文件的質量。③歸檔建筑工程電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致，也就是與圖紙實體的圖號盒相一致。④具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。⑤歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。

2 建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀

2.1 電子文件歸檔不到位

采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強的操作，因此對于相關文件管理人員的專業(yè)要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區(qū)的文件管理人員專業(yè)技能不夠，無法完成復雜的文件檔案管理工作，這就導致很多地區(qū)存在電子文件歸檔不到位的情況。

2.2 電子文件檔案管理人員職責界定模糊

在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責界定十分模糊，大部分企業(yè)單位將電子文件檔案管理工作交由計算機技術人員負責，但計算機技術人員由于缺乏相關的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現(xiàn)疏漏，導致建筑工程電子文件檔案管理產生混亂的情況。

2.3 電子文件的真實性、可讀性較差

在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導致電子文件內容可讀性很差。這些情況都使現(xiàn)有的建筑工程電子文件所提供的內容可用性不強。

3 建筑工程電子文件檔案管理策略研究

3.1 及時殺毒、分散儲存

計算機的使用和各種終端設備的使用都要注意一點，就是要及時進行殺毒，何況關系安全和保密的建筑工程的電子文件檔案，因此在進行文件的傳輸和文件的儲存時一定要有嚴格的保密措施，盡量不使用經常帶來病毒的U盤。要對電腦定期不定期地進行檢查和清理，如果發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)上出現(xiàn)漏洞、有木馬威脅時要及時處理，如果病毒擴大化不僅影響的是計算機的安全，而且影響的是整個電子文件檔案的安全，那樣會得不償失。同時在文件傳輸?shù)臅r候如果不是特殊情況，盡量使用郵箱的傳輸方式，在傳輸過程中一定要注意記錄傳輸時間和傳輸?shù)拇篌w內容，有效保證文件傳輸?shù)陌踩头€(wěn)定。機密文件和重要文件要注意盡可能不用網絡在線傳輸，防止黑客入侵和網絡監(jiān)控。建筑工程電子文件檔案管理的儲存要注意分散進行儲存，因為過于集中的儲存是引起安全性和保密性問題的重要緣由之一。對于重要的資料和重要的文件應該做好備份，并且要儲存在電腦的硬盤上，這樣就能減少病毒和黑客，對于需要存儲的內容一定要做好標注，同時要分散儲存在另一個U盤中，這樣就能防止惡意的篡改和刪除，即使篡改和刪除了，也能以最快速度發(fā)現(xiàn)并采取重要防護措施。

3.2 更加規(guī)范和科學地使用電子文檔

定期對辦公室的各種文件進行收集、整理和備份，并且在此基礎上進行安全儲存，這樣就能在一定程度上保證電子文檔檔案管理的安全。對于一些比較重要的文件，一定要按照文件的性質和級別安裝安全性能較高的軟件，這種軟件從某種意義上講能有效避免病毒的進入、木馬的形成和黑客的入侵，從而有效防止電子文件檔案的流失和損害，也有效地保證了企業(yè)的經濟安全和名譽安全。一些工程的報價和投標方案是建筑工程部門和企業(yè)最重要的信息之一，因此必須采取更加嚴密的手段對匯總檔案進行積極有效地處理，首先是不要使用在線傳輸，要對電腦進行殺毒，可以多次進行，同時一定要做好備份，防止意外流失。

3.3 引進和培養(yǎng)更加專業(yè)的計算機人才

引進和培養(yǎng)更多專業(yè)的計算機人才，要在現(xiàn)有條件下對員工進行深造，為企業(yè)培養(yǎng)高精尖的計算機專業(yè)人才，讓他們既要掌握熟悉的計算機操作技術，也要有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。既要熱衷于電子文件檔案的管理工作，也有要嚴格的保密意識和安全意識。專業(yè)的計算機技術人才要會自己設計基本的程序，并能做好相關軟件的開放，要會自如地設計圖紙和進行安全的儲存。要使自己的企業(yè)有一定的網絡空間，保證企業(yè)的安全性和穩(wěn)定性。企業(yè)不但要注意內部培養(yǎng)，更要注意對人才的引進，為建筑工程的發(fā)展和穩(wěn)定注入新鮮血液，在引進過程中主要素質和業(yè)務的結合，既要注重業(yè)務技能，更要注重道德素養(yǎng)。

結語

建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項目有效實施的基礎，因此，我們需要從各個方面提高文檔管理工作效率，從而及時準確的記錄工程項目中的各項內容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準確真實。只有實現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項目有更好的發(fā)展空間。

[1]高影，張艷萍.淺談建設工程電子文件編制與電子檔案接收管理系統(tǒng)應具備的功能[J].城建檔案，2012，10：40-41.

[2]田欣.電子文件的檔案化管理分析[J].實驗技術與管理，2010，08：197-200.