紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)工作

陳水燕（福州市公路局，福建福州350002）

紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)工作

陳水燕（福州市公路局，福建福州350002）

隨著我們國家的交通運(yùn)輸行業(yè)的不斷發(fā)展變化，電子信息化發(fā)展迅速，檔案的管理保護(hù)工作也逐漸越來越重要，但是當(dāng)前的交通運(yùn)輸部門和建設(shè)運(yùn)營單位之間仍然對交通檔案的重要性認(rèn)識不足，有些單位對檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入較少，檔案管理人員的培養(yǎng)工作并沒有落到實(shí)處，對交通信息化建設(shè)和交通檔案管理以及檔案信息的完整性方面缺乏嚴(yán)格系統(tǒng)的管理，對電子文件和多媒體攝像以及專業(yè)性應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保存仍然存在很大的盲區(qū)，對交通檔案資源的開發(fā)利用存在很大不足，電子信息檔案由于其自身的界面簡潔，操作方便便于保管不易丟失等特點(diǎn)逐漸被人們所熟知并廣泛的應(yīng)用在很多領(lǐng)域和單位部門，但是紙質(zhì)檔案仍然普遍存在，本文對紙質(zhì)檔案管理保護(hù)工作中出現(xiàn)的問題提出相關(guān)解決方案并進(jìn)行詳細(xì)介紹。

紙質(zhì)檔案；路橋公司；管理保護(hù)

引言

當(dāng)前信息化進(jìn)程的不斷發(fā)展，電子信息化時代步伐不斷加快，電子檔案由于其自身的簡單便捷，便于保存不易丟失等特點(diǎn)逐漸被人們應(yīng)用在各個領(lǐng)域和單位部門，但是這并不能替代紙質(zhì)檔案的存在，我們國家大多數(shù)的企業(yè)單位仍然沿用紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案是以紙張為載體的一種檔案，比如需要進(jìn)行保存的公文，戶籍信息以及證書，日記和筆記等，對于路橋公司來說，紙質(zhì)檔案主要保存的就是交通檔案，每個交通運(yùn)輸?shù)娜沼浺约跋嚓P(guān)的維修和保養(yǎng)等。

1 紙質(zhì)檔案管理保護(hù)工作的重要性

檔案對于任何一個國家或者是單位來說，都是十分重要的，如果檔案的管理保護(hù)工作不到位那么不僅會破壞原始檔案的損壞，同時還有可能會泄漏國家和單位的機(jī)密文件，對檔案管理工作帶來一定的威脅。但是紙質(zhì)檔案的存在符合人們生活工作習(xí)慣，人們不可能因?yàn)殡娮有畔⒓夹g(shù)的發(fā)展和電子信息檔案的特點(diǎn)而立刻摒棄紙質(zhì)檔案，雖然電子信息檔案逐漸得到推廣，但是紙質(zhì)檔案仍然普遍存在在每一個機(jī)構(gòu)和單位，另外具有印章或者是簽署的法律條文或者是文件都是具有法律意義的，因此這類文件必須是通過紙質(zhì)文件的方式來進(jìn)行保管。路橋公司是一種特殊的企業(yè)，交通作為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)設(shè)施行業(yè)，屬于一種資產(chǎn)密集型技術(shù)密集型的產(chǎn)業(yè)，在當(dāng)今交通企業(yè)逐漸走向市場化的大背景下，采用先進(jìn)的管理方案思想以及現(xiàn)代化的計算機(jī)技術(shù)手段，可以提高企業(yè)的競爭力。

2 紙質(zhì)檔案管理工作中存在問題

所有的紙質(zhì)文件都是紙筆以及筆跡材料的集合，紙質(zhì)檔案可以保存的時間和檔案本身的紙張本身的材料和檔案管理人員的管理工作態(tài)度以及單位的檔案管理條例規(guī)定存在密切直接的關(guān)系。

2.1 檔案管理人員管理工作態(tài)度問題

從紙質(zhì)檔案管理人員對紙質(zhì)檔案管理工作態(tài)度和紙質(zhì)檔案的管理條件綜合來看，當(dāng)前我們國家相關(guān)單位的紙質(zhì)檔案管理流程一般是收集檔案之后對檔案資料進(jìn)行整理編輯然后對檔案實(shí)行除塵和除蟲工作，最后將紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔入庫形成紙質(zhì)檔案管理。但是嚴(yán)格按照這些流程進(jìn)行操作的單位少之又少，另外在紙質(zhì)檔案管理室一般都配備有溫濕度管理系統(tǒng)，能夠仔細(xì)的根據(jù)檔案室內(nèi)的溫度變化來對溫濕度調(diào)整的管理人員幾乎沒有，部分單位還存在一些借閱檔案不進(jìn)行記錄或者是不入計算機(jī)管理系統(tǒng)的現(xiàn)象，這些都對紙質(zhì)檔案的管理保護(hù)工作帶來了很大的不便。

2.2 檔案借閱者和管理者自身意識的缺乏

從檔案的借閱者角度來看，部分借閱者缺乏對紙質(zhì)檔案的保護(hù)意識，在查閱檔案資料時，不查看桌面是否干凈，也不在乎不戴手套會對手套造成一定的損壞，在翻閱資料時不注意查看檔案的借閱期限和檔案的保護(hù)方法，對紙質(zhì)檔案造成了很大的破壞。而對于檔案的管理工作人員來說，在紙質(zhì)檔案進(jìn)行借閱的時候不對檔案資料進(jìn)行記錄和查看，也不告知借閱者相關(guān)的檔案的保護(hù)和管理方法甚至是檔案管理者都不清楚檔案的管理保護(hù)事項，這就在很大程度上造成了對做紙質(zhì)檔案的破壞。另外從預(yù)防突發(fā)事件的情況上來看，由于每個單位檔案管理工作室的室內(nèi)條件不行對檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定不同，有的檔案室位置比較偏僻房屋出，有的檔案室處在山區(qū)受到自然災(zāi)害的影響較大，大部分的檔案資料管理工作室都沒有嚴(yán)格處理突發(fā)事件的應(yīng)急處理預(yù)案，即使是有處理應(yīng)急預(yù)案但是也很少進(jìn)行演習(xí)。

3 紙質(zhì)檔案管理保護(hù)工作中存在問題的對策

3.1 建立科學(xué)的公路檔案管理機(jī)制

公路檔案是公路工程建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計、施工等活動的真實(shí)記錄，是對建設(shè)項目進(jìn)行審計、監(jiān)督、管理驗(yàn)收及維護(hù)、擴(kuò)建的重要依據(jù)。檔案管理人員應(yīng)積極爭取領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的支持，做到全程介入、全面服務(wù)，使檔案工作實(shí)現(xiàn)“三同步”、“三納入”?！叭健奔聪逻_(dá)工程計劃任務(wù)與提出文件材料歸檔要求同步；檢查工程進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步；公路工程檔案驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步?！叭{入”即將檔案工作納入工程建設(shè)計劃、工程建設(shè)管理環(huán)節(jié)、領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的崗位責(zé)任制。同時，要健全公路檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制，明確專人負(fù)責(zé)項目檔案的收集、整理和保管工作，并通過各種經(jīng)濟(jì)和行政手段，確保公路檔案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。

不論公路體制如何變化，我們都要堅持依法治檔，認(rèn)真貫徹執(zhí)行 《檔案法》《檔案實(shí)施條例》《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》等規(guī)定，按照現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，借鑒別人成功的經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化檔案管理，初步建立一套適應(yīng)公路行業(yè)特點(diǎn)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，并認(rèn)真地加以實(shí)踐、總結(jié)、完善，使檔案工作有章可循，有據(jù)可依，使檔案工作逐步走向制度化、規(guī)范化，更好地為改制后的公路部門提供科學(xué)決策和有效服務(wù)，促進(jìn)公路事業(yè)的迅速發(fā)展。

3.2 全面提升檔案隊伍整體水平

要搞好公路檔案工作，就必須充分調(diào)動廣大檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性，把關(guān)心人、尊重人、發(fā)展人有機(jī)統(tǒng)一起來，最大滿足工作者物質(zhì)上的需求，保障個人權(quán)益，尊重勞動成果和工作意愿，讓個人勞動者價值能夠在這份工作上得到充分的體現(xiàn)。要創(chuàng)造良好的學(xué)術(shù)氛圍，充分發(fā)揮檔案工作者的想象力和創(chuàng)造力，促進(jìn)新思想不斷涌現(xiàn)、新人才迅速成長。那么也同時需要使得公路檔案工作能夠有機(jī)的協(xié)調(diào)發(fā)展，還必須對檔案隊伍的發(fā)展進(jìn)行遠(yuǎn)期的預(yù)測和規(guī)劃。伴隨這國家社會還有經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，基于公路檔案工作對管理人員綜合素質(zhì)還有能力更加有針對性，需要各級公路檔案管理部門及時調(diào)整培訓(xùn)和教育的重點(diǎn)，培養(yǎng)出符合新形勢需要的檔案人才，以更好地適應(yīng)新時期公路檔案工作的實(shí)際需要。

3.3 注意提高公路檔案管理的效益

路橋公司的檔案部門是輔助性的崗位，會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，這都是由檔案管理工作的性質(zhì)決定的，在檔案管理人員的選擇上應(yīng)該具有一定的高標(biāo)準(zhǔn)和要求，合理的對單位內(nèi)部的檔案管理人員進(jìn)行配置，要保證檔案管理工作人員的年齡比例差在合適范圍之內(nèi)，存在合理的知識結(jié)構(gòu)，可以在工作中相互借鑒吸收并且補(bǔ)充來提高自身工作能力。建立檔案管理工作室內(nèi)的獎勵機(jī)制。建立人才競爭機(jī)制，以培養(yǎng)人才制度化來保證長效的激勵，通過對人才制度的建立來給檔案管理人員創(chuàng)造出良好的學(xué)習(xí)和受教育機(jī)會，給路橋企業(yè)帶來競爭力。增加紙質(zhì)檔案管理工作者的升職機(jī)會，可以使薪酬上的獎勵或者是職位變動都可以在一定程度上增加檔案管理者的積極性，從而激發(fā)自身對檔案管理工作的動力。

4 結(jié)束語

檔案室是一種通過一定形式保存下來的方便人們查閱甚至是帶有一定法律效力的材料，由于人為對檔案管理的意識較為薄弱，自然環(huán)境中的溫濕度和一些性突發(fā)性的自然災(zāi)害的影響，紙質(zhì)檔案都會在一定程度上受到損害，但是從長遠(yuǎn)來看，只要紙質(zhì)檔案管理工作人員增加對檔案的管理意識，不斷學(xué)習(xí)和總結(jié)適合本單位使用和保存的檔案管理方法和技術(shù)，就可以盡可能的避免紙質(zhì)檔案在保存過程中出現(xiàn)人為性的損壞還可以降低自然因素對檔案的損壞。

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2095-2066（2016）34-0260-02

2016-11-23