論人事檔案管理模式的變革：社會化、開放式管理

張　潔（沾益縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，云南沾益655500）

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論人事檔案管理模式的變革：社會化、開放式管理

張潔（沾益縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，云南沾益655500）

隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和發(fā)展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進(jìn)行了改革，與此相關(guān)的人事檔案工作，若繼續(xù)沿用黨政機(jī)關(guān)管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展要求，因此，必須探索和研究社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新模式。本文主要對比傳統(tǒng)人事檔案管理模式與社會化開放式人事檔案管理模式的優(yōu)缺點(diǎn)，對其進(jìn)行分析，探討建立這種模式的意義。

人事檔案；社會化；開放式；變革

人事檔案社會化、開放式管理模式是在市場經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式，是符合市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的一種模式，與市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會信息化程度密切相關(guān)，所以它應(yīng)是一種社會化、開放式管理模式。

1　人事檔案社會化、開放式管理的含義

1.1人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強(qiáng)的社會性

市場經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制應(yīng)運(yùn)而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來說，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響下，單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu)基本上只對本單位的人事檔案負(fù)責(zé)，對其進(jìn)行收集和管理工作，但是在市場經(jīng)濟(jì)深入發(fā)展的過程中，已建立了具有較強(qiáng)社會性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，如各省、市、縣人才市場建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向社會，其管理對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動人員的人事檔案，其服務(wù)對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務(wù)，因此，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，建立人事檔案社會化開放式的管理模式是重中之重。

1.2人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性

人事檔案的服務(wù)對象、管理對象以及管理結(jié)構(gòu)具有一定的社會性，這往往會導(dǎo)致人事檔案復(fù)雜的結(jié)構(gòu)內(nèi)容和廣泛的來源。在以往管理人事檔案的過程中，各個單位內(nèi)部的人事機(jī)構(gòu)形式提供、處理和收集人事檔案的權(quán)利，但是這種單一的人事檔案來源決定了其內(nèi)容也相對簡單，只適用于本機(jī)構(gòu)人員。而人事檔案管理機(jī)構(gòu)的社會化，增加了來源的渠道，拓寬了各類人員的來源，再加上不同的人員身份，較為復(fù)雜的群體會在一定程度上豐富檔案的內(nèi)容，使其變得更加多樣化。

1.3利用者對人事檔案需求的多樣性

人才對于市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展至關(guān)重要，國有企業(yè)、合資企業(yè)亦或者是外資企業(yè)，在招聘技術(shù)人才和管理人才的時候都非常重視利用人事檔案。由于各種企事業(yè)單位的性質(zhì)和類型不同，對人事檔案的利用通常也就千差萬別，因此，人事管理從傳遞方式、載體以及內(nèi)容方面來盡可能的滿足多樣性的需求，人事檔案的重要性使得其不僅僅是在單位組織部門這個相對狹小的范圍內(nèi)使用，組織上需要人事檔案，個人同樣也需要，部分人事檔案與個人的切身利益和生活息息相關(guān)，為組織、個人的利用和查閱提供了便利，不盡相同的要求呈現(xiàn)出了需求的多樣性。

1.4人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性

市場經(jīng)濟(jì)的建立在一定程度上使人事檔案的神秘化程度和政治化程度大大減弱了，同時，隨著我國互聯(lián)網(wǎng)事業(yè)和信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，在一定程度上改變了人事檔案的服務(wù)方式和管理方式，在人事檔案的管理方面，可以充分利用現(xiàn)代化的管理方式和管理理念，還可以將人事檔案上傳到網(wǎng)上（這里的人事檔案特指不涉及到個人隱私的人事檔案），這種網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)方式和管理手段，增強(qiáng)了外界與人事檔案管理部門相互之間的交流和溝通，用開放式的交流模式取締了傳統(tǒng)的單一途徑。

2　人事檔案社會化、開放式管理的特點(diǎn)

（1）在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，一種新的人事檔案管理模式已經(jīng)出現(xiàn)，即人事檔案社會化開放式管理模式，實(shí)際上這在一定程度上補(bǔ)充和完善了人事檔案管理模式。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式當(dāng)中，單位內(nèi)部組織認(rèn)識機(jī)構(gòu)管理人事檔案，比較內(nèi)向、比較封閉，盡管這種傳統(tǒng)模式在過去取得了一定的成績，并且在當(dāng)下也被大范圍的應(yīng)用，但是就現(xiàn)代人事檔案管理模式中，這并不是唯一的有效的管理模式，對傳統(tǒng)模式的更新和改革勢在必行。

人事檔案管理的這兩種模式，各有利弊，并存于現(xiàn)階段的發(fā)展當(dāng)中，傳統(tǒng)人事檔案管理就是對人事檔案進(jìn)行保護(hù)和保密工作，其目的就是為了給本機(jī)構(gòu)的使用提供便利，但是由于其自身的封閉性，導(dǎo)致利用面比較狹窄，增加了網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化管理的難度系數(shù)；而新的人事檔案管理方式可以有較為廣闊的輻射面，為社會各個人員和機(jī)構(gòu)的利用提供便利，增強(qiáng)了實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理、現(xiàn)代化管理的可能性，但是會存在人事檔案丟失、泄密等弊端。因此傳統(tǒng)人事檔案管理模式和新型人事檔案管理模式各有利弊，應(yīng)該對其進(jìn)行充分的分析，做到揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，不斷完善和充實(shí)人事檔案管理模式。

（2）在對流動人員人事檔案進(jìn)行管理的過程中，多數(shù)情況下會采用人事檔案社會化開放式管理模式。這里的流動人員包括辭退、辭職、脫離原單位的人員，或者沒有找到接收單位的科技人員和管理人員，相較于一般人事檔案，流動人員的檔案管理具有一定的特點(diǎn)，因此，在選擇管理方式和模式上也會略有不同。

流動人員一般具有工作變動大，無固定工作單位的特點(diǎn)，與原單位幾乎無關(guān)聯(lián)，因此，縣級以上政府所屬的人才交流中心會肩負(fù)起管理流動人員人事檔案的重任，人才交流中心機(jī)構(gòu)具有市場性、開放性和社會性的特點(diǎn)，有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的開放化和社會化，但是目前還不規(guī)范的人才市場，在管理流動人員人事檔案的過程中總會出現(xiàn)諸多的不可避免的問題，需要不斷地改進(jìn)和完善。

（3）人事檔案管理的發(fā)展趨勢和方向就是社會化開放式管理模式。當(dāng)下是一個相對開放的社會，隨著知識經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，人才資源的優(yōu)勢將會起到至關(guān)重要的作用，逐漸增強(qiáng)人才流動的質(zhì)量和數(shù)量，在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。

3　人事檔案社會化、開放式管理的意義

在我國現(xiàn)階段的發(fā)展當(dāng)中，人才的流動在一定程度上受到了戶籍和人事檔案的制約，如果某人想要調(diào)去更適合自己發(fā)展特長的地方去工作，在沒有得到原單位領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下，不能轉(zhuǎn)走戶籍和人事檔案，因此，即便本人可以調(diào)走，但是以后的住房、家庭、工作以及婚姻都會諸多的影響，在這種情況下，就更加凸顯了建立人事檔案社會化開放式管理模式的重要性，每個人并不在受制于單位，而是作為社會人存在，戶籍和人事檔案由人材機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，協(xié)調(diào)運(yùn)行人事代理制度和戶籍制度，在一定程度上就會解決諸多不必要的麻煩。由此我們不難看出，在當(dāng)下建設(shè)具有中國特色的社會主義市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，社會化的開放式人事檔案管理模式是非常重要的，往小了說，有助于各個單位對人力資源的合理使用，往大了說，有助于社會對戶籍和人事檔案的優(yōu)化配置。

4　結(jié)語

隨著我國社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案的社會化開放式管理模式已經(jīng)勢在必行，具備可實(shí)施的條件和環(huán)境，盡管現(xiàn)階段這種模式主要用在管理流動人員人事檔案方面，但是在今后的發(fā)展過程中，將會在更多類別的人事檔案管理中得到更加廣泛的應(yīng)用，我們期待著這種管理模式的拓展，以更好地服務(wù)于社會。

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