論各種文獻信息檢索工具及如何選擇正確的檢索工具

田野

（赤峰學(xué)院 圖書館， 內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

論各種文獻信息檢索工具及如何選擇正確的檢索工具

田野

（赤峰學(xué)院 圖書館， 內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

文獻信息檢索工具按檢索手段，載體形態(tài)，收錄范圍，時間范圍等不同標準可以劃分為不同的種類，每種檢索工具各有其優(yōu)勢和不足.在檢索過程中選擇何種工具非常重要，這里提出一些選擇檢索工具的方法，以供參考.

信息檢索；檢索工具；檢索方式

文獻信息檢索，是基于科學(xué)方法，利用檢索工具從有序的信息集合中檢索出所需的信息的一種行為，它可以極大的提高人類對信息資源的利用效率.在這個高速發(fā)展的信息時代，信息就意味著財富和機會，每個人都希望及時獲得有價值的信息，如果信息是人類賴以生存、發(fā)展的重要資源，那么文獻信息檢索就是每個人必須具備的一項基本技能.它具有非常重要的作用，體現(xiàn)在以下幾個方面：首先是可以繼承和借鑒人類幾千年來創(chuàng)造的精神財富.其次是有利于科研人員迅速準確的查找到所需知識和信息，節(jié)省查找資料的時間，并且避免了重復(fù)研究，使科研人員少走彎路.第三是以豐富翔實的數(shù)據(jù)和資料，為領(lǐng)導(dǎo)者進行科學(xué)決策提供支持.

孔子說，工欲善其事，必先利其器.要合理有效的進行文獻信息檢索，必須有可靠的檢索工具.

所謂檢索工具，是指用于存儲、查找和報道信息資源的系統(tǒng)化文字描述工具.檢索工具在文獻學(xué)中屬于二次文獻.它把大量零散而無序的信息按照一定的邏輯順序和科學(xué)體系進行加工、整理和存儲，以方便人們進行檢索利用.檢索工具的功能主要體現(xiàn)在存儲和檢索兩個方面，即一方面保存信息，另一方面為人們查找信息提供方便.

檢索工具必須具有以下幾個特點：首先，要有一種信息語言來作為環(huán)境支持，如分類、主題語言或操作系統(tǒng).其次，它必須能夠描述文獻的外部特征和內(nèi)容特征.第三，每條文獻記錄必須有檢索標識.第四，按照一定的順序把眾多文獻條目組成一個有機整體，而且可以提供多種檢索途徑.

檢索工具按載體形態(tài)，收錄范圍，時間范圍等不同標準可以劃分為不同的種類，但最主要的是按信息檢索的手段分為手工檢索工具和計算機檢索工具兩大類.

1 手工檢索工具

分為書本式和卡片式兩大類，以書本式檢索工具為主.

1.1 書本式檢索工具自古以來就被人們廣泛應(yīng)用，又可以細分為字詞典、百科全書、類書、政書、綜述、書目、索引、名錄、表譜、圖錄、年鑒、手冊等許多種類.

書本式檢索工具的優(yōu)點是可以一次編成印刷分發(fā)，便于長久使用，實用價值高，體積小易于攜帶，使用不受時間空間限制，便于館際互借.書本式檢索工具的不足之處是出版周期長，不能隨時反映最新信息，而且查閱不方便，陳舊過時的信息難以從檢索工具中剔除.

1.2 卡片式檢索工具，是將每條款目著錄在一張張卡片上，按照一定的順序排列，從而形成的一種檢索工具.這種卡片式檢索工具可以隨時編輯、隨時排序、隨時使用，具有流水作業(yè)的性質(zhì).但是不足之處也是顯而易見的：體積龐大，占用較大空間，排序不易，檢索點少.這種工具現(xiàn)在已經(jīng)很少使用了.

2 計算機檢索工具

計算機信息檢索又稱現(xiàn)代信息檢索，指利用計算機和網(wǎng)絡(luò)來處理和查找文獻信息的檢索方式.這種檢索方式是由計算機根據(jù)人們所提出的檢索要求，通過某種檢索方法和程序自動從機器所儲存的海量信息中或從網(wǎng)上其它服務(wù)器中挑選出用戶所需要的信息.它可以克服傳統(tǒng)手工檢索中存在的速度過慢、查準率低等缺點.它的優(yōu)點是：一次輸入多次檢索、檢索速度快、質(zhì)量高、編目自動化、利于集中統(tǒng)一編目，而且可以利用各種現(xiàn)代化設(shè)備形成檢索網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)聯(lián)機和網(wǎng)絡(luò)檢索.在當今的知識經(jīng)濟時代，文獻信息的數(shù)量急劇增長，內(nèi)容和載體也呈現(xiàn)出多樣性，再加上計算機、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)的快速發(fā)展，手工檢索完全依靠人力查找，人腦判斷的檢索方法已經(jīng)很難適應(yīng)當今的形勢，而計算機檢索，因其迅捷和方便的特點，逐漸顯示出優(yōu)勢，如今已成為文獻信息檢索的主要發(fā)展方向.目前，計算機檢索已發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)檢索階段.計算機檢索對象從相對封閉的，由一個獨立的數(shù)據(jù)庫集中管理的信息擴展到開放、動態(tài)、更新迅速的網(wǎng)絡(luò)信息.

計算機檢索又分為光盤檢索、聯(lián)機檢索和網(wǎng)絡(luò)檢索幾大類.

光盤信息檢索是利用計算機技術(shù)對光盤信息進行分類、編排、查詢等操作的統(tǒng)稱，光盤是計算機的一種外存儲介質(zhì)，可以存儲大量信息，一張 3.5英寸的光盤，可存儲的文獻資料相當于 1200 萬冊30 萬字的圖書.計算機可直接由用戶操作將數(shù)據(jù)存儲在光盤中或從光盤中讀取數(shù)據(jù)和查詢信息.

聯(lián)機信息檢索是計算機技術(shù)、衛(wèi)星通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)共同發(fā)展的產(chǎn)物，檢索終端的用戶通過主機或網(wǎng)絡(luò)來獲取各個主機上的信息.聯(lián)機檢索系統(tǒng)通常有較多的數(shù)據(jù)庫，而一個數(shù)據(jù)庫可以包括幾十萬、幾百萬條文獻的書目款目或科技數(shù)據(jù).每檢索一個課題只需數(shù)十秒鐘，檢索到的題錄、文摘或數(shù)據(jù)還可立即在終端上顯示和打印出來.聯(lián)機檢索的實現(xiàn)，對于傳統(tǒng)的收集、查找與提供資料的方式來說是一次革命.聯(lián)機檢索和網(wǎng)絡(luò)檢索有所不同.它使用一個相對封閉的服務(wù)器 /客戶端模式，有一個專門的檢索系統(tǒng)中心，配備各種專業(yè)化高質(zhì)量的文獻信息數(shù)據(jù)庫，向用戶提供多維度檢索服務(wù)和源文獻信息支持.人工采集、內(nèi)容標引，概念組配和規(guī)范化處理是聯(lián)機檢索技術(shù)的核心.

網(wǎng)絡(luò)信息檢索主要是指利用 Internet信息技術(shù)，通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布的信息進行檢索.互聯(lián)網(wǎng)是一個巨大的信息資源庫，包含大量與我們的生活和工作密切相關(guān)的信息，并且為用戶提供了一個搜索信息的途徑，就是搜索引擎.搜索引擎在互聯(lián)網(wǎng)上收集信息并將其進行處理和存儲，采用超鏈接方式建立起索引數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)上信息的關(guān)聯(lián)，用戶可以通過搜索網(wǎng)址的方式來實現(xiàn)信息檢索，從而起到信息導(dǎo)航的作用.在搜索引擎中檢索到的既可以是一般的文本信息，也可以是多媒體信息.超鏈接、自動搜索、自動標引和自動索引是搜索引擎的技術(shù)核心.

這三種檢索工具各有其優(yōu)勢和局限性：

光盤檢索系統(tǒng)的優(yōu)勢在于它是一個獨立的計算機檢索系統(tǒng)，可以實現(xiàn)單機檢索，在檢索過程中不涉及遠程通訊網(wǎng)絡(luò)，這就避免了利用國際聯(lián)機系統(tǒng)所帶來的通訊不暢和收費昂貴等問題，而且安全性能高，光盤數(shù)據(jù)庫是只讀光盤，不可擦除，也不會由于感染病毒而丟失信息.光盤檢索的局限性是數(shù)據(jù)庫更新周期較長，不能滿足時效性較高的檢索的要求，而且與聯(lián)機檢索和網(wǎng)絡(luò)檢索相比，信息量還是很有限的.

聯(lián)機檢索和搜索引擎檢索有許多相似之處，但由于技術(shù)和主觀意向的差別，在實現(xiàn)檢索功能上有很大的不同.對于搜索引擎而言，最大化的利用了計算機系統(tǒng)自動化，智能化的特點，但由于智能檢索技術(shù)并不成熟，限制了自動索引和自動搜索的質(zhì)量，而且因為對信息的收集力求全面，導(dǎo)致在信息爆炸的情況下，收集的信息數(shù)量很驚人，但是質(zhì)量難免受到影響，從而影響了檢索效果.相比之下，聯(lián)機檢索系統(tǒng)專業(yè)化、規(guī)范化的高質(zhì)量信息系統(tǒng)建設(shè)，有力的保證了檢索質(zhì)量.

從價格和安全性來看，光盤檢索占有一定優(yōu)勢，但是從使用時間和使用范圍上來說，Internet檢索具有優(yōu)勢，而聯(lián)機系統(tǒng)則具有信息資源專業(yè)化，高質(zhì)量的特點，管理規(guī)范，查全率、查準率高，適用于科研人員，但對用戶檢索水平要求較高，具有一定難度，而且費用較高.它們之間是一種互相促進，互為補充的關(guān)系.但隨著光盤網(wǎng)絡(luò)版的應(yīng)用和聯(lián)機檢索逐步向 Internet靠攏，以及 Internet技術(shù)的快速發(fā)展，Internet搜索將是大勢所趨.

下面比較分析手工檢索與計算機檢索的異同和優(yōu)劣，首先要說的是，計算機檢索是在手工檢索的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的.但是，兩種檢索方式有著質(zhì)的區(qū)別，在以下幾方面存在差異：

（1）檢索語言：檢索語言是檢索時使用的信息詞匯.在檢索語言上，手工檢索與計算機檢索的檢索語言是基本相同的，但是計算機檢索可以使用更多的自然語言.

（2）檢索概念的組配：手工檢索主要是用人腦來進行檢索概念的組配，而計算機檢索則利用邏輯運算符進行概念組配，internet網(wǎng)上檢索的概念組配方式尚不成熟.手工檢索的概念組配更靈活，計算機檢索的概念組配更嚴謹.

（3）檢索途徑：檢索途徑也叫做檢索入口，是根據(jù)信息的某種特征進行的檢索，手工檢索和計算機檢索的基本檢索途徑是相同的，如名稱、分類、主題等.但計算機檢索的檢索途徑更全面和靈活，可以從多種途徑進行檢索，并能進行多途徑同時檢索.

這兩種檢索方式各有其優(yōu)點和缺點.手工檢索可以了解標引規(guī)則，按規(guī)則進行著錄，便于檢索者根據(jù)文獻標引規(guī)則查閱文獻，而且靈活性高、成本低.手工檢索的可信度和權(quán)威性較高，傳統(tǒng)工具書的編制技術(shù)非常成熟，編制質(zhì)量很高，可信度和權(quán)威性都超過了計算機檢索工具.而計算機檢索的信息來源渠道很復(fù)雜，如百度百科這種網(wǎng)絡(luò)工具書，網(wǎng)民也可以參與編寫，很多內(nèi)容是網(wǎng)民個人觀點和意見，難以保證其權(quán)威性和可信度.手工檢索最大的局限就是檢索速度太慢，需要耗費大量的時間和精力.

計算機檢索的優(yōu)勢在于檢索速度快，范圍廣，更新周期短，內(nèi)容新穎，輸入檢索詞，幾分鐘之內(nèi)就可以檢索到，而且有人想使用檢索到的內(nèi)容也比較方便.它的缺點是投資大，檢索費用高，而且需要檢索者具備一定的計算機專業(yè)知識.

因為目前計算機檢索工具發(fā)展還不夠完善,手工檢索在短時期內(nèi)不可能被完全取代,這兩類檢索工具應(yīng)該是一種互相補充、長期共存的關(guān)系.手工檢索工具應(yīng)該致力于提高檢索速度，增加檢索途徑，以適應(yīng)不斷變化發(fā)展的新形勢，而計算機檢索則應(yīng)該努力完善標引規(guī)范，提高檢索效率.

在檢索過程中選擇正確的檢索工具，對于取得良好的檢索效果具有至關(guān)重要的作用.當前文獻信息檢索工具的數(shù)量非常龐大.僅紙質(zhì)工具書就不下數(shù)萬種.每一個學(xué)科,甚至每一個學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域,都有大量工具書可以選擇使用.而電子文獻信息檢索工具,隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展, 數(shù)量、種類越來越多，使人應(yīng)接不暇.每一種檢索工具都有其獨特的優(yōu)勢，也各自存在著不足之處，檢索者在進行檢索之前，必須認真分析，仔細選擇最合適的檢索工具.

在選擇檢索工具時有以下幾點原則：

（1）應(yīng)該根據(jù)所需信息的不同種類來確定所使用的檢索工具.比如查找中國傳統(tǒng)文化方面的信息，一般使用權(quán)威的紙質(zhì)工具書，而查找科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟運行等信息，則更適合采用計算機檢索工具.

（2）綜合性的檢索工具和專門性的檢索工具比較而言,一般來說應(yīng)該使用專門性的檢索工具.專門性檢索工具往往是由對這個領(lǐng)域有著深入研究的專家學(xué)者所編寫或制作的，因此對相關(guān)知識的搜集、揭示會更為全面翔實.

（3）查找最新的文獻信息，應(yīng)采用計算機特別是 Internet檢索工具，因為其更新非常迅速而及時，能更好的反映新產(chǎn)生的信息.

以上所說只是一般性的原則，在檢索過程中，還應(yīng)根據(jù)所面臨的具體情況來決定究竟采用哪種檢索工具，特別是不必要舍棄簡單實用，足以解決問題的檢索工具而選擇更先進更復(fù)雜的檢索工具.比如查找西漢某位人物在正史中的傳記，只需要查找《史記人名索引》、《漢書人名索引》就可以了，不必查找二十五史光盤數(shù)據(jù)庫.

總之，每一位檢索者都應(yīng)對各種檢索方式和檢索工具有一定的認識，并且在實踐中接觸形形色色的檢索工具,加深對它們的了解.在檢索前應(yīng)該認真分析檢索課題,列出檢索點,分清先后主次,根據(jù)具體情況，經(jīng)充分論證后，合理選取檢索方式和檢索工具.此外,選擇檢索工具時,還應(yīng)該閱讀文獻信息檢索教材和有關(guān)文獻信息檢索工具的評介文章，從而借鑒他人的經(jīng)驗，增加自己對檢索工具的理性認識.這對于辨別檢索工具的優(yōu)劣,選擇最適合的檢索工具也是有益的.

〔1〕何翠華.電子信息資源檢索教程[M].天津：南開大學(xué)出版社，1998.

〔2〕王花玉.網(wǎng)絡(luò)信息檢索工具與傳統(tǒng)工具書之比較分析[J].大學(xué)圖書情報學(xué)刊，2006(3).

〔3〕袁向東，任芬.網(wǎng)絡(luò)信息資源檢索工具的比較與綜合使用[J].江西圖書館學(xué)刊，2001(4).

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2015 年 11 月 29 日