體育彩票檔案工作存在的問題及對策

趙鑫珍

(金華體育彩票銷售中心)

體育彩票檔案工作存在的問題及對策

趙鑫珍

(金華體育彩票銷售中心)

文章闡述了體育彩票檔案的含義,分析了體育彩票檔案工作存在的問題,提出了體育彩票檔案管理要在“齊”“精”“安”“快”上下功夫的若干對策。

體育彩票 檔案 問題 對策

隨著現(xiàn)代信息科技的發(fā)展,越來越多的行業(yè)和部門注重檔案的收集、整理、管理和使用。體育彩票工作作為新行業(yè)和特殊行業(yè),其業(yè)務(wù)內(nèi)容、形式每年有著極大的變化。但體育彩票檔案工作明顯跟不上現(xiàn)代信息技術(shù)和體育彩票工作的發(fā)展,存在著一系列問題。體育彩票檔案工作的原則是什么,以及如何尋找解決問題的對策,是我們體彩行業(yè)檔案工作人員的要務(wù)。只有檔案工作規(guī)范了,才能為體育彩票工作保駕護航,才能為體育彩票工作提供良好的后續(xù)發(fā)展動力。

一、什么是體育彩票檔案

體育彩票檔案工作中存在的問題亟待我們?nèi)ソ鉀Q,但首先要界定的是體育彩票檔案的內(nèi)涵和外延。筆者在中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫CNKI用“體育彩票檔案”“彩票檔案”主題詞檢索,查到的公開期刊中沒有一篇論文對“體育彩票檔案”“彩票檔案”的定義進行總結(jié)概括,目前,檔案學(xué)界在對體育彩票檔案的定義研究上還是空白。筆者認為,體育彩票檔案指的是各級體育彩票銷售中心在體育彩票銷售過程中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。體育彩票檔案主要是指體育彩票銷售中心形成的業(yè)務(wù)檔案。根據(jù)體育彩票銷售的業(yè)務(wù)工作,現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案主要分為體育彩票銷售網(wǎng)點檔案(如建點檔案、移點檔案、退點檔案、違規(guī)處理檔案、網(wǎng)點獎勵表彰檔案等)、兌獎管理檔案和網(wǎng)點維修檔案。

二、體育彩票檔案工作存在的問題

(一)檔案專業(yè)人員缺乏,體育彩票檔案管理規(guī)范缺失

體制內(nèi)的體育彩票行業(yè)招聘人員,其專業(yè)需求主要考慮業(yè)務(wù)工作需要,少有考慮檔案專業(yè)的人才。一個體彩銷售中心配備一個檔案專業(yè)的工作人員已經(jīng)很難得,分布在各個業(yè)務(wù)科室的資料收集員其專業(yè)學(xué)歷也五花八門。缺少檔案專業(yè)素養(yǎng)的基層資料收集員,常會出現(xiàn)資料收集不齊全,整理、保管和使用方法不到位的情況。而且根據(jù)筆者了解,目前,國家沒有制定體育彩票檔案管理的制度和規(guī)范,各地區(qū)的體育彩票檔案都處在各自隨意管理的境地,沒有實現(xiàn)真正意義上規(guī)范統(tǒng)一地收集、管理和利用體育彩票檔案。

(二)體育彩票業(yè)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險

根據(jù)筆者了解,體育彩票檔案中最具有行業(yè)代表性的業(yè)務(wù)檔案在全省體彩銷售機構(gòu)中都主要依靠本行業(yè)的計算機內(nèi)部系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)上保存,紙質(zhì)的檔案資料則成了網(wǎng)絡(luò)電子檔案的補充。在實際工作中,體育彩票銷售各級人員主要使用內(nèi)部計算機系統(tǒng)來利用各類業(yè)務(wù)檔案,這也使體育彩票的業(yè)務(wù)檔案面臨著因網(wǎng)絡(luò)問題引起的損毀和丟失的風(fēng)險。如筆者所在的金華體育彩票銷售中心成立于1997年5月,2003年建立了彩票銷售計算機系統(tǒng)。至2013年,體育彩票業(yè)務(wù)檔案還處于紙質(zhì)資料零散收集整理的狀況。2014年至2016年,金華體育彩票銷售中心也僅僅是初步規(guī)范了體育彩票業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、管理工作。

(三)檔案設(shè)施設(shè)備相對落后

體育彩票是特殊行業(yè),是國務(wù)院批準(zhǔn)在全國發(fā)行的合法彩票。作為國家“眾籌”的行業(yè),其運行資金的使用需要更加的謹慎小心。因此常會出現(xiàn)彩票樣式、發(fā)行渠道、獎金份額逐年升級,而體彩中心辦公設(shè)施卻不見變化的情況。作為體育彩票工作附屬的檔案工作,其軟、硬件設(shè)備相對落后,有的連最基本的庫房配置和溫濕度監(jiān)控等都很難做到,更不用提配備密集型檔案柜、檔案數(shù)字化等先進設(shè)施設(shè)備了。這無疑讓人員力量薄弱、檔案意識缺乏的體育彩票檔案工作雪上加霜。

三、加強體育彩票檔案工作的對策

(一)體育彩票檔案收集要在“齊”字上下功夫

體育彩票檔案人員只有一人兩耳,很難全面地知曉各業(yè)務(wù)科室的業(yè)務(wù)活動。因此需要將體彩檔案收集目錄,充分完整地交到各業(yè)務(wù)科室,必要的話還要進行面談。不斷地向科室業(yè)務(wù)人員,強調(diào)哪些資料屬檔案收集范圍。并且要求他們在檔案資料可收集、可不收集時,以“收集”為原則,將資料最終的去留決定權(quán)交由檔案人員。為保證資料的齊全度,特別是體育彩票檔案員必須關(guān)注科室留在手中所謂的“重要”“常用”資料,從而防止業(yè)務(wù)科室只注重資料的使用,而忽略了檔案的完整性。如體育彩票中心宣傳推廣活動,要求收集全計劃、總結(jié)、宣傳海報、活動照片、宣傳報道等資料。

根據(jù)《金華體育彩票銷售中心規(guī)章制度匯編(2012年修訂版)》部分業(yè)務(wù)檔案確定必備資料,如最重要的建點檔案要求必須包括本人身份證復(fù)印件、擬經(jīng)營店面房屋的自有產(chǎn)權(quán)證明或租房意向書、《金華市體育彩票銷售網(wǎng)點建點申請表》、金華市體育彩票銷售網(wǎng)點銷售合同、銷售人員培訓(xùn)合格資料。移點檔案必備資料：移點書面申請、《金華體育彩票銷售網(wǎng)點移點申請表》、移點銷售公告。退點檔案必備資料：退點書面申請、《金華體育彩票銷售網(wǎng)點退機審核表》、個人身份證復(fù)印件、終端額度核對資料、設(shè)備清查資料、退點銷售公告。

(二)體育彩票檔案整理要在“精”字上下功夫

如前文所述,要求各業(yè)務(wù)科室成員,在檔案資料可收集、可不收集時,以“收集”為原則,將資料最終的去留決定權(quán)交由檔案人員。所以檔案人員掌管著業(yè)務(wù)資料去留的生殺大權(quán)。檔案工作人既要保證體育彩票檔案資料收集的“齊”,還要考慮體育彩票檔案整理的“精”,做好整理精細化、規(guī)范化。按照檔案整理的規(guī)則,結(jié)合體育彩票業(yè)務(wù)的特點,對體育彩票檔案進行系統(tǒng)整理,分類編目,便于保管和利用。

(三)體育彩票檔案保管要在“安”字上下功夫

根據(jù)筆者統(tǒng)計,目前金華體育彩票銷售中心僅銷售網(wǎng)點檔案就有607卷,平均每年遞增遞減數(shù)量相當(dāng),約為30卷,因此體彩檔案管理更要講安全,防火、防潮、防蟲三防要到位,避免因人為原因損壞檔案,以便體育彩票檔案安全地度過時光歲月,發(fā)揮自己的價值。制定具體的檔案室三防要求,專(兼)職檔案員除人手一份外更要張貼上墻,并在年度責(zé)任目標(biāo)中責(zé)任到人,落實到人。在新辦公樓建設(shè)、舊辦公樓改造工作中,體育彩票檔案工作人員要未雨綢繆,提前一步,遞交檔案室房屋硬件要求。要為檔案室爭取持續(xù)而穩(wěn)定的經(jīng)費投入,可以先從檔案管理的基本硬件配備著手,如檔案柜、裝訂機等,再逐步配備“高、新、尖”的裝備,如數(shù)碼掃描儀、光盤刻錄機、數(shù)碼一體機等,為檔案室安全奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

(四)體育彩票檔案利用要在“快”字上下功夫

這里所謂的檔案利用“快”是指在檔案利用的審批程序和借閱手續(xù)方面要做到方便快捷。盡管檔案使用要求有借閱登記制度,但是在基層小型檔案室,經(jīng)常出現(xiàn)“領(lǐng)導(dǎo)一句話,檔案原件沒有辦理任何手續(xù)就出庫使用”的情況。甚至還會出現(xiàn)檔案原件損壞、丟失的情況。特別是一些體彩中心的活動、宣傳推廣活動的視頻資料、基礎(chǔ)建設(shè)圖紙等特殊材質(zhì)的檔案更要謹慎地外借使用,以免造成嚴重的不可彌補的損壞。因此檔案使用的“快”字訣要求體彩檔案管理人員能用復(fù)印件的用復(fù)印件,或者使用掃描件,盡量不用原件,而且檔案借閱手工(電腦)記錄要及時。同時,適時推出一些體彩中心的老照片、老活動、老海報、老體彩介質(zhì)等檔案,利用展覽讓更多的領(lǐng)導(dǎo)和同事了解體育彩票事業(yè)發(fā)展的脈絡(luò),總結(jié)興盛的經(jīng)驗,從而增強其對體彩事業(yè)的熱愛,并關(guān)注資料收集,真正在內(nèi)心認同檔案工作,從而推動檔案工作的發(fā)展。

綜上所述,在體育彩票檔案工作中,還有很多問題需要我們?nèi)ソ鉀Q。這就要求,從事體育彩票檔案工作人員努力地練好“內(nèi)功”,在管理好體育彩票檔案的同時,做體育彩票為社會服務(wù)的主力軍。

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