高校財務(wù)會計檔案管理中存在的問題及解決辦法

摘 要：近幾年，我國經(jīng)濟不斷在發(fā)展，各高校改革也在不斷深入，高校會計檔案工作面臨新機遇的同時也有新要求，高校會計檔案管理過程中難免出現(xiàn)一些問題。面對高校財務(wù)會計檔案管理中存在的問題應(yīng)認(rèn)真分析其存在的原因，并找出解決之道，加強高校財務(wù)會計檔案管理工作，確保會計記錄的完整性和安全性，是高校檔案管理工作的重要部分，也是高等教育事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)條件之一。

關(guān)鍵詞：高校；財務(wù)會計；檔案管理；問題；辦法

DOI：10.19354/j.cnki.42-1616/f.2016.17.29

前言：會計檔案管理包括會計檔案資料的獲取、保管、歸

檔、交接、調(diào)用、銷毀等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都很重要。高校財務(wù)會計檔案和其它企業(yè)類檔案還有所不同，它是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是高校檔案的重要組成部分，也是國家檔案不可缺少的部分之一，因此，必須要真實、齊全、準(zhǔn)確、完整，否則將直接影響到國家高等教育事業(yè)的順利發(fā)展。高校要加強財務(wù)會計檔案管理工作可以從管理制度、管理責(zé)任、管理流程等幾個方面入手，合理規(guī)范會計檔案管理過程及過程中各個環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)、銜接，最大限度地提高會計資料的使用效率和效果，促進國家教育事業(yè)的健康發(fā)展。

一、高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)容

會計檔案是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟活動的重要史料和證據(jù)，是總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)進行決策所需的重要資料，也是檢查各種責(zé)任事故的重要依據(jù)，是高校檔案的重要組成部分。為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)管理辦法，制定了具體的學(xué)校會計檔案管理制度，內(nèi)容包括會計檔案管理部門、會計檔案歸檔的范圍、會計檔案的整理、會計檔案的歸檔保管和移交、會計檔案的借閱使用、各種會計檔案保管期限、會計檔案的銷毀和附則幾大部分。會計檔案具體包括：上級和學(xué)校有關(guān)財務(wù)會計工作的文件，本校的財務(wù)管理規(guī)定、計劃、總結(jié)、請示、批復(fù)等文件，決算報表、預(yù)算會計報表、年報表、季報表、月報表等各種報表，總賬、財務(wù)會計明細(xì)賬、現(xiàn)金銀行日記賬、固定資產(chǎn)帳及其它輔助帳等會計賬簿，各種原始憑證、記賬憑證、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對外賬單、會計撥款等各類憑證，工資發(fā)放名冊、卡片，工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根等工資清冊。

二、高校財務(wù)會計檔案管理中存在的問題

（一）對財務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，意識淡薄。根據(jù)資料顯示，有人關(guān)于高校財會檔案管理問題專門做過一項200份的調(diào)查問卷，結(jié)果是，在被調(diào)查者中有55%的人對自己所在高校的財會檔案不太了解，30%了解一般，25%有一定了解，而被問及管理意識時，50%的被調(diào)查者表示檔案管理工作意識還好，31%的人表示意識一般，19%自覺意識不強。這幾組數(shù)字足以讓我們發(fā)現(xiàn)一個問題：原本決定單位工作效率和水平的重要性因素卻在高校中很薄弱，無論是教職工還是學(xué)生對財會檔案管理的認(rèn)識都不是很清晰，對檔案管理的重要性也是缺乏認(rèn)識，這一狀況無疑將為高校財會檔案管理工作帶來難度，需要進一步去加強。

（二）高校會計檔案管理制度缺乏執(zhí)行力和約束力。近些

年，也頒布了不少高校會計檔案管理制度，以期用制度不斷約束完善會計檔案使其更加科學(xué)規(guī)范，但事實上，在制度的執(zhí)行上仍存在許多問題需要解決。雖然制度是有的，但如果執(zhí)行對象思想上不重視或認(rèn)識不到位必然導(dǎo)致制度形同虛設(shè)。

（三）高校財會檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。要想檔案管理工作做到規(guī)范化統(tǒng)一化必不可少專業(yè)的管理人員。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分高校缺少會計檔案專業(yè)管理人員，目前的管理人員缺乏專業(yè)的財務(wù)知識和管理水平，只對檔案管理有些經(jīng)驗，不符合管理人員應(yīng)具備檔案管理知識和財務(wù)基礎(chǔ)知識的雙重考核要求，實際工作中，檔案從收集、管理、鑒定到利用，每個環(huán)節(jié)都離不開專業(yè)知識的運用。同時，職業(yè)道德也是對管理人員的另一個不可忽視的重要要求，包括道德準(zhǔn)則、道德情操和道德品質(zhì)，職業(yè)道德是行業(yè)人員在職業(yè)活動中的行為規(guī)范，也是行為對社會所負(fù)的道德責(zé)任和義務(wù)。高校會計檔案管理工作，因為有財務(wù)活動，所以管理人員的道德水平尤為重要。

（四）高校財會檔案作用實現(xiàn)不充分。高校財會檔案是對高校管理情況的真實記錄，其存在有著不可估計的價值和意義，如記錄憑證作用、信息保障作用、監(jiān)督作用、歷史作用以及指引作用等。高校是一個以教學(xué)科研為主的非營利性組織，其經(jīng)營活動離不開教學(xué)、科研和管理，對高校財會檔案作用的挖掘可以對高校未來治理起到一定作用。事實上，目前各高校對檔案的利用還是較少的，多是財務(wù)部門、審計部門、監(jiān)察部門以及教職工和學(xué)生查詢往來經(jīng)濟事項，檔案管理作用僅停留在維持高校正常秩序和個人權(quán)益層面上，很少涉及高校治理問題，作用未充分發(fā)揮是高校的損失。

三、高校財務(wù)會計檔案管理存在問題的解決辦法

（一）提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)。高校要加強會計檔案管理工作，首先要有正確的認(rèn)識并上升到一定高度，特別是高層領(lǐng)導(dǎo)一定要有足夠重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視才能引起下屬管理人員的同等重視。各高校應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)的正確指引和領(lǐng)導(dǎo)下，廣泛宣傳檔案管理的重要性，上至管理人員，下至每一位員工都重視會計檔案管理工作，樹立良好的制度執(zhí)行意識，認(rèn)真做好會計檔案的收集、整理、歸檔、鑒定和銷毀每個環(huán)節(jié)工作，為高校會計檔案管理工作做好基礎(chǔ)。

（二）增強高校會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德水平。為了適應(yīng)社會發(fā)展需求，前些年高校在不斷擴張，辦學(xué)規(guī)模日益擴大，高校經(jīng)費來源和籌資渠道也多樣化，為了適應(yīng)這些變化，高校也應(yīng)不斷增強會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和道德水平。高校財會檔案管理工作如果有高素質(zhì)的專業(yè)人員管理肯定會提高工作效率，高校應(yīng)對檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓(xùn)和教育，增加工作人員的操作技能培訓(xùn)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，確保能科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的對檔案資料進行分類、整理、編目立卷。同時還要加強多樣化人才的培養(yǎng)，即具有檔案管理能力和財務(wù)管理能力的復(fù)合型人才。

（三）確保高校財會檔案管理作用的實現(xiàn)。檔案管理的重要作用就是使開發(fā)記錄下的各種材料發(fā)揮其功能和憑證的價值，為單位未來工作指導(dǎo)重點和方向。高校的主要活動體現(xiàn)在教學(xué)、管理和科研三方面，在教學(xué)方面，要科學(xué)記錄和整理教學(xué)計劃安排、師資隊伍建設(shè)、教學(xué)管理改革的財會事項等，它們都是財會檔案的重要資料。會計檔案對高校的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，主要是因為財會信息對管理決策的影響和先導(dǎo)作用，會計檔案數(shù)據(jù)不僅能為高校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供重要依據(jù)，還可以調(diào)整管理和重點發(fā)展方向，促使高等教育事業(yè)的順利發(fā)展。在科研方面，對財會檔案進行深入研究，了解科研經(jīng)費的使用情況和使用方式，便于節(jié)省開銷，提高財會檔案的實用價值。高校財會檔案如何才能有效的得到利用是一項十分值得研究的工作，需要各領(lǐng)導(dǎo)高度重視并認(rèn)真研究，不要盲目追求發(fā)展，而是從實際出發(fā)實現(xiàn)檔案管理作用的發(fā)揮。

（四）優(yōu)化管理手段，提高現(xiàn)代化管理水平。信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，高校作為人才成長和培養(yǎng)的重要場地，加強財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)已刻不容緩，如何建好、管好、用好電子財務(wù)檔案，從而提高財會檔案管理水平和財務(wù)管理效率是當(dāng)前高校管理工作的一項重要課題。要想充分利用信息技術(shù)提高財務(wù)檔案管理工作效率，一是要借助現(xiàn)代化的設(shè)備和手段，如計算機和網(wǎng)絡(luò)，目前高校財務(wù)檔案管理基本上應(yīng)用電子計算機處理和儲存，形成電子財務(wù)檔案，其信息傳遞速度較快。二是要加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，配備計算機、打印機、復(fù)印機、去濕機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，對檔案信息進行計算機錄入，方便查閱和管理，為單位發(fā)展和個人需要提供最真實有效的依據(jù)。

參考文獻：

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