科研課題檔案管理對(duì)策探討

龔婧 孫寧

摘 要：科研課題檔案的完整、系統(tǒng)與準(zhǔn)確對(duì)科研院所事業(yè)的發(fā)展、相關(guān)學(xué)科的學(xué)術(shù)研究等方面具有重要的意義。本文針對(duì)科研課題檔案管理中存在的一些亟待解決的問(wèn)題及成因進(jìn)行分析探討，并結(jié)合工作實(shí)際提出相應(yīng)的對(duì)策與措施。

關(guān)鍵詞：科研課題；檔案；管理對(duì)策

科研課題檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、音像資料等科技文件材料。它具有鮮明的專業(yè)性、種類多樣性、特有的成套性和較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性的特點(diǎn)。

我院是國(guó)家計(jì)劃單列的國(guó)內(nèi)唯一的核武器研制生產(chǎn)單位，是以發(fā)展國(guó)防尖端科學(xué)技術(shù)為主的綜合性研究院，科研課題檔案對(duì)于我院的現(xiàn)在和將來(lái)的科學(xué)研究、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、應(yīng)用等方面具有重要的憑證與參考作用，課題檔案的完整、系統(tǒng)與準(zhǔn)確對(duì)我們的國(guó)防事業(yè)的發(fā)展、相關(guān)學(xué)科的學(xué)術(shù)研究等具有重要的意義。但在科研課題檔案管理過(guò)程中，課題檔案的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性等方面存在一些亟待解決的問(wèn)題，本文對(duì)這些問(wèn)題及成因進(jìn)行分析探討，并結(jié)合工作實(shí)踐提出相應(yīng)的對(duì)策與措施。

1 科研課題檔案存在的問(wèn)題及成因探析

1.科研課題管理人員及課題成員重視科研工作，忽視課題檔案的形成、積累與歸檔工作?？蒲性核恼n題管理人員往往重視課題的開(kāi)題與結(jié)題工作，課題研究達(dá)到相關(guān)技術(shù)標(biāo)的順利結(jié)題后，課題檔案是否歸檔，歸檔是否完整、系統(tǒng)基本再無(wú)人關(guān)注。

2.部分科研課題檔案質(zhì)量不高。課題檔案質(zhì)量不高有幾種情況，有些科研人員出于個(gè)人利益考慮或是擔(dān)心知識(shí)產(chǎn)權(quán)得不到保護(hù)，關(guān)鍵技術(shù)不愿體現(xiàn)在技術(shù)報(bào)告中；有些科研人員對(duì)報(bào)告的編寫(xiě)要求、標(biāo)準(zhǔn)不熟悉導(dǎo)致技術(shù)報(bào)告規(guī)范性較差；還有些科研人員為了應(yīng)付歸檔，隨便提交一份報(bào)告交差。

3.科研課題檔案的成套性欠佳?？蒲姓n題研究包含五個(gè)階段：開(kāi)題論證階段、研究實(shí)（試）驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段、成果推廣應(yīng)用階段。但歸檔的課題資料往往只有研究方案、研究總結(jié)，缺乏科研過(guò)程中的文件資料，比如原始實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試記錄、計(jì)算數(shù)據(jù)，特別是有些失敗的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)參數(shù)，對(duì)今后的工作也有很好的借鑒作用，這些資料缺乏收集與積累。

4.科研課題檔案的開(kāi)發(fā)利用工作薄弱。課題檔案的開(kāi)發(fā)利用工作目前僅限于借閱查詢，其他的如科技檔案用戶類型及需求特點(diǎn)的研究、根據(jù)利用情況和效果提出管理工作的建議、庫(kù)藏科技檔案的編研工作等開(kāi)發(fā)利用工作基本未開(kāi)展。開(kāi)發(fā)利用工作的薄弱又導(dǎo)致管理層與科研人員錯(cuò)誤認(rèn)為科技檔案可有可無(wú)，檔案部門(mén)只是資料保管的地方。

科研課題檔案管理中存在的種種問(wèn)題，就其原因主要有三方面。

第一方面是意識(shí)層面：領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)與科研人員的檔案意識(shí)。

組織機(jī)構(gòu)的上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度決定了單位檔案體制建設(shè)的科學(xué)與合理性，科研與檔案管理在管理辦法與程序上的融合程度，檔案管理檢查與考核力度，人才隊(duì)伍的配置高低?？蒲腥藛T的檔案意識(shí)取決于檔案過(guò)程管理的力度，也依賴于檔案工作宣傳的效果。

第二方面是管理體制約束。目前大部分的檔案管理或歸入后勤保障部門(mén)，或劃入信息管理部門(mén)等下屬的小組，檔案的計(jì)劃、監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等管理職責(zé)無(wú)法履行，檔案人員對(duì)歸檔單位沒(méi)有考核與獎(jiǎng)勵(lì)的權(quán)利，沒(méi)有管理的制約力，檔案部門(mén)實(shí)際只是一個(gè)資料保管部門(mén)，因此檔案人員看見(jiàn)課題檔案存在的問(wèn)題，卻無(wú)能為力。

第三方面是檔案人才隊(duì)伍素質(zhì)有待提高。檔案部門(mén)目前的地位無(wú)法吸引也留不住高層次的管理人員和技術(shù)人員，待遇較低，工作創(chuàng)新很難實(shí)施，個(gè)人價(jià)值得不到體現(xiàn)，檔案部門(mén)成了接收各類機(jī)構(gòu)調(diào)整富裕人員、退休前養(yǎng)老的單位，檔案工作似乎誰(shuí)都可以做好。這些諸多因素又影響現(xiàn)有的檔案人員工作的積極性和主動(dòng)性，檔案管理停滯于簡(jiǎn)單的收集、整理與保管，科技檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展、科技檔案的深層次的開(kāi)發(fā)利用工作沒(méi)有精力和能力開(kāi)展。

這三方面又是相互影響，相互制約，檔案意識(shí)的提高依賴于管理制度與管理辦法的制定，領(lǐng)導(dǎo)重視決定管理體制的建設(shè)，管理體制決定管理制度與管理辦法執(zhí)行力，也決定檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)，人才隊(duì)伍素質(zhì)高低決定檔案管理水平，同時(shí)也會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)的決策。

2 科研課題檔案管理的對(duì)策與措施

1.建立科研課題檔案管理體系。

在目前管理體制下建立科研課題檔案管理體系，包括管理層和實(shí)施層。管理層以檔案管理委員會(huì)或檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的形式設(shè)立，成員包括院所級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、科研室領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員等，主要職責(zé)是制定檔案管理制度與管理辦法，中長(zhǎng)期檔案管理規(guī)劃和年度檔案歸檔計(jì)劃，中期檢查課題檔案形成、積累情況，并負(fù)責(zé)課題結(jié)題檔案考核和獎(jiǎng)懲。實(shí)施層成員包括檔案管理人員、課題負(fù)責(zé)人、文件資料管理員，檔案人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督文件資料的形成與積累以及歸檔后的整理，課題負(fù)責(zé)人及資料員負(fù)責(zé)課題文件資料的形成、積累與歸檔工作。檔案人員在體系中承上啟下既是管理人員，也是實(shí)施人員，確保檔案管理與過(guò)程實(shí)施的銜接。管理體系的建立、相關(guān)人員職責(zé)的明確保證了檔案管理職能的明確體現(xiàn)和有效的實(shí)施。

2.科研課題管理與檔案管理同策劃、同檢查、同考核。

課題開(kāi)題簽訂課題協(xié)議時(shí)在協(xié)議中明確課題歸檔計(jì)劃，歸檔計(jì)劃由課題負(fù)責(zé)人編制，所級(jí)技術(shù)負(fù)責(zé)人、課題管理責(zé)任人、檔案管理責(zé)任人負(fù)責(zé)審查會(huì)簽；課題中期檢查的同時(shí)相關(guān)檔案管理責(zé)任人根據(jù)課題進(jìn)度檢查檔案的形成、積累情況，并形成檔案中期檢查情況表；課題結(jié)題時(shí)須有課題檔案歸檔審查合格結(jié)論作為結(jié)題條件之一。課題實(shí)施的三個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的有效控制才能確保課題檔案的完整性與系統(tǒng)性。

3.利用信息化手段實(shí)現(xiàn)過(guò)程文件的質(zhì)量控制。

在現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化平臺(tái)上，科研管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)結(jié)合在一起，建立文件編制標(biāo)準(zhǔn)化控制、科技文件技術(shù)審查、科技文件歸檔審查等功能。在管理系統(tǒng)中，檔案管理從科技文件產(chǎn)生介入到最終的歸檔，其中的格式要求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)深度等方面在流程中都有相應(yīng)的節(jié)點(diǎn)、對(duì)應(yīng)的責(zé)任人進(jìn)行審查，保證科技文件的質(zhì)量過(guò)程控制。

建立在信息平臺(tái)的課題檔案過(guò)程管理需要檔案管理人員充分了解科研管理流程，充分了解基層科研實(shí)施流程與操作習(xí)慣，提高檔案管理和項(xiàng)目、課題管理的融合度，提高基層接受的舒適度，這樣才能建立科學(xué)的、可操作性強(qiáng)的管理程序和控制措施。

4.建立嚴(yán)格的保密保管與借查閱制度。

我院的科研課題檔案涉及國(guó)家秘密事項(xiàng)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。課題檔案的保管與借查閱都需嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行管理，在此基礎(chǔ)上，還需注重科技檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。科技文件歸檔時(shí)若編寫(xiě)人認(rèn)為文件中涉及關(guān)鍵技術(shù)、關(guān)鍵工藝、關(guān)鍵參數(shù)、創(chuàng)新點(diǎn)等不宜對(duì)其他單位或個(gè)人公開(kāi)，由編寫(xiě)人提出歸檔說(shuō)明，審核后說(shuō)明同時(shí)歸入相應(yīng)卷宗。檔案部門(mén)在辦理借閱、查閱工作應(yīng)同時(shí)征詢編制人意見(jiàn)，充分保護(hù)科技文件編制人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)益。

5.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理人才包括：組織管理人才、科學(xué)技術(shù)人才、科學(xué)研究人才。組織管理人才應(yīng)在精通專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，掌握現(xiàn)代管理科學(xué)的理論和方法，能夠根據(jù)檔案工作的內(nèi)在規(guī)律對(duì)全局或某一局部的檔案工作進(jìn)行合理的組織和科學(xué)的規(guī)劃?？茖W(xué)技術(shù)人才是指在某一科學(xué)領(lǐng)域如計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案保護(hù)技術(shù)等掌握有關(guān)的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，能夠擔(dān)負(fù)起檔案信息化建設(shè)、各種檔案材質(zhì)的保護(hù)、修復(fù)等技術(shù)工作的人才?？茖W(xué)研究人才是指能夠從事檔案學(xué)理論和技術(shù)手段的研究，能為傳遞檔案信息需要進(jìn)行檔案史料研究和編撰的人才。

加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)一方面需要我們逐步引進(jìn)并留住這三方面的高層次人才，使檔案管理更上一臺(tái)階；另一方面需要現(xiàn)有的檔案管理人員加強(qiáng)檔案基本理論和方法的學(xué)習(xí)，熟悉檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，熟悉科研管理的流程與需求，理論與實(shí)際緊密結(jié)合，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力水平，才能保證課題檔案管理科學(xué)性、合理性和有效性。

總之，科研課題檔案管理是科研課題管理的重要組成部分，納入科研課題管理系統(tǒng)，有組織機(jī)構(gòu)和制度保障，做到同策劃，同檢查、同考核，過(guò)程管理控制有效，才能保證課題檔案的完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確，并在此基礎(chǔ)上大力開(kāi)展檔案開(kāi)發(fā)利用工作，才能充分發(fā)揮課題檔案這種重要信息資源的學(xué)術(shù)價(jià)值與社會(huì)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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