建筑工程電子文件檔案管理分析

李薇

摘 要：建筑工程相關(guān)文件對(duì)于建筑工程來(lái)說(shuō)是重要的工程記錄，在信息化高速發(fā)展的大環(huán)境下，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立完備的建筑工程電子文檔，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)于建筑信息的有效傳遞。加強(qiáng)建筑工程電子文件檔案管理工作可以使建筑工程信息更加規(guī)范化，這對(duì)于后續(xù)的建筑工程的管理檢驗(yàn)及維修都有著重要的意義。本文著重分析了建筑工程電子文件檔案管理。

關(guān)鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理

中圖分類號(hào)：TM133 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，電子文檔被廣泛的應(yīng)用在建筑工程的信息處理中，與此同時(shí)，由于我國(guó)建筑工程電子文件管理體系的不完備，導(dǎo)致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強(qiáng)建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。

1 我國(guó)建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀

我國(guó)建筑工程電子文檔與發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍然存在一定的不足之處，這就導(dǎo)致建筑工程電子文檔的現(xiàn)狀存在著很多的問(wèn)題，我們必須清楚的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)有建筑工程電子文件檔案管理的現(xiàn)狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。

1.1 電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強(qiáng)的操作，因此對(duì)于相關(guān)文件管理人員的專業(yè)要求比較高，但是由于我國(guó)文件管理人員儲(chǔ)備不夠豐富，部分地區(qū)的文件管理人員專業(yè)技能不夠，無(wú)法完成復(fù)雜的文件檔案管理工作，這就導(dǎo)致很多地區(qū)存在電子文件歸檔不到位的情況。

1.2 電子文件檔案管理人員職責(zé)界定模糊。在我國(guó)，目前很多建筑工程場(chǎng)所對(duì)于電子文件檔案管理人員的職責(zé)界定十分模糊，大部分企業(yè)單位將電子文件檔案管理工作交由計(jì)算機(jī)技術(shù)人員負(fù)責(zé)，但計(jì)算機(jī)技術(shù)人員由于缺乏相關(guān)的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會(huì)出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致建筑工程電子文件檔案管理產(chǎn)生混亂的情況。

1.3 電子文件的真實(shí)性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴(yán)重的一個(gè)問(wèn)題就是真實(shí)性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項(xiàng)目，有內(nèi)容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對(duì)工作敷衍了事，導(dǎo)致電子文件內(nèi)容可讀性很差。這些情況都使現(xiàn)有的建筑工程電子文件所提供的內(nèi)容可用性不強(qiáng)。

1.4 對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔在實(shí)際保管中十分容易出現(xiàn)丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對(duì)紙質(zhì)的文件檔案進(jìn)行替換。對(duì)紙質(zhì)文檔的替換工作十分復(fù)雜，建筑工程方面的文檔內(nèi)容較多，落實(shí)電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業(yè)性不足，很多紙質(zhì)文檔的替換都存在著不夠準(zhǔn)確完整的情況。

2 實(shí)現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的有效措施

針對(duì)我國(guó)建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問(wèn)題，需要采取相應(yīng)的措施，來(lái)保證良好的文件管理，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的普及，為建筑工程項(xiàng)目的有效落實(shí)奠定良好的基礎(chǔ)。

2.1 對(duì)建筑工程電子文件實(shí)行統(tǒng)一格式。建筑工程方面的電子文件較為復(fù)雜，如果沒(méi)有統(tǒng)一的格式，在文件查詢的時(shí)候十分的困難，因此，統(tǒng)一建筑工程電子文件的格式是一項(xiàng)重要的工作要求。統(tǒng)一格式可以對(duì)信息查詢提供有效的保證，同時(shí)有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯(cuò)等。

2.2 明確檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責(zé)可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設(shè)立專門(mén)的檔案管理人員，對(duì)相關(guān)電子文件進(jìn)行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作專業(yè)性，增強(qiáng)電子文件檔案管理技能。

2.3 普及建筑工程電子文件檔案管理的意識(shí)。對(duì)于建筑工程單位來(lái)說(shuō)，具有完善電子文件管理的意識(shí)是極為重要的，因此，相關(guān)的地方政府部門(mén)需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實(shí)到各個(gè)建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。

2.4 在工程項(xiàng)目的各個(gè)階段落實(shí)電子文件工作。對(duì)于電子文件的整理不能只在建筑工程項(xiàng)目完成后進(jìn)行整理，在工程項(xiàng)目進(jìn)行的各個(gè)階段都需要落實(shí)電子文件的整理工作。對(duì)于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對(duì)于以后的工作查詢來(lái)說(shuō)，是十分重要的基礎(chǔ)性內(nèi)容。因此在電子文件的處理過(guò)程中，保證信息的真實(shí)性，防止企業(yè)人員為了粉飾項(xiàng)目而隨意篡改電子文件的內(nèi)容。

2.5 提高對(duì)于電子文件的鑒定技術(shù)。在建筑工程電子文件的整理方面，真實(shí)性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關(guān)項(xiàng)目的全部真實(shí)信息，同時(shí)能為查詢者提供有效的信息內(nèi)容?；谶@樣的要求，就需要提高對(duì)于電子文件的鑒定技術(shù)，確保建筑工程電子文件的真實(shí)性和有效性。可以聘用專業(yè)的鑒定人員，對(duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行查詢，確保電子文件沒(méi)有相關(guān)內(nèi)容的遺漏以及篡改。

2.6 完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關(guān)體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對(duì)于電子文件的內(nèi)容需要進(jìn)行核實(shí)，另一方面，對(duì)于已經(jīng)歸檔的文件要合理的保存，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵導(dǎo)致文件受損等情況的發(fā)生。同時(shí)要嚴(yán)防不法分子對(duì)于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。

結(jié)語(yǔ)

建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項(xiàng)目有效實(shí)施的基礎(chǔ)，因此，我們需要從各個(gè)方面提高文檔管理工作效率，從而及時(shí)準(zhǔn)確的記錄工程項(xiàng)目中的各項(xiàng)內(nèi)容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準(zhǔn)確真實(shí)。只有實(shí)現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國(guó)的建筑工程項(xiàng)目有更好的發(fā)展空間。

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