河北省流動人員人事檔案管理問題研究

彭宗忠

流動人員人事檔案作為個人擇業(yè)自主權和單位用人自主權逐步落實的伴生物，是人事檔案大家庭中的一支新興力量。流動人員人事檔案能夠為流動人員進行身份認定、工齡計算、職稱評審、辦理保險、退休審批等方面提供重要憑證，是用人單位準確選擇和正確評價人才的重要依據(jù)。流動人員人事檔案工作水平的高低直接影響到流動人員的切身利益，關系到國家人才強國戰(zhàn)略的實施。

一、流動人員人事檔案的涵義和特點

流動人員人事檔案是流動人員在不同的工作崗位上，有關組織和團體在人事管理過程中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德能才績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來的，以備查考的各種歷史記錄的集合。它既與傳統(tǒng)干部檔案存在共性特征，比如在管理原則、工作內(nèi)容等方面兩者是相通的，但是流動人員人事檔案也有其自身的個性特點：

1.來源廣泛性和內(nèi)容復雜性。流動人員主要是指以自己知識技術等智力條件為基礎，以腦力勞動的方式為主進行職業(yè)活動，不受政府人事部門直接管理的人員。由于這類人員來源的行業(yè)性質不同，工作內(nèi)容差異很大，因此形成的檔案內(nèi)容必然也是多種多樣。2014年中共中央組織部，人力資源社會保障部等五部門發(fā)布的《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》當中明確規(guī)定了流動人員人事檔案分為八大類，其涉及面非常廣泛。

2.轉遞頻繁性。用人單位和求職人員實行雙向選擇，用人單位要求求職人員“檔隨人走”，此外，大部分剛剛畢業(yè)的大中專學生，他們工作不穩(wěn)定，居所不穩(wěn)定，變動性很大，也導致了流動人員人事檔案轉遞具有頻繁性。

3.需求多樣性。市場經(jīng)濟的多樣化決定了個人生活和切身利益的維護會經(jīng)常用到人事檔案，比如醫(yī)療、養(yǎng)老、戶口、購房、工齡、入黨、參軍、考研、出國、政審等等，或者根據(jù)檔案內(nèi)容開具存檔、經(jīng)歷、親屬、未刑、履歷等公證證明，各類背景調查等其他證明。

二、河北省流動人員人事檔案工作的成績和不足

河北省負責流動人員人事檔案管理工作的機構是省人才交流服務中心和各設區(qū)市縣（市、區(qū)）人才服務中心，它們分別隸屬于河北省人力資源和社會保障廳和當?shù)氐娜肆Y源和社會保障局，各級人才服務中心的管理體制已經(jīng)建立健全，機構設置基本合理，管理范圍、服務標準和服務流程較為明確，流動人員人事檔案得到了規(guī)范化管理。但同時也存在著很多的問題和不足：

1.“失聯(lián)”數(shù)量多。河北省人才中心保管的檔案總量為38萬余份，其中有8萬份檔案與主人“失聯(lián)”；秦皇島市人才交流服務中心存流動人員人事檔案5.6萬余份，有8000余份檔案處于“失聯(lián)”狀態(tài)；邢臺市人才中心保管的5萬余份大中專畢業(yè)生檔案中，有近1.2萬份長期處于無人問津的“休眠”狀態(tài)；滄州市人才中心近3萬份檔案與主人“失聯(lián)”，等等。 檔案所有者長期和檔案失聯(lián)，讓檔案處在“休眠”狀態(tài)，將對個人升學深造、報考公務員、專業(yè)技術職務晉升、各類政審、參加社會保險、確定退休待遇等方面造成影響。

2.“再增值”困難。人事檔案的動態(tài)性管理不到位，流動人員取得新的學歷、勞動合同或其他材料沒有及時歸入人事檔案，在評定職稱、考研、出國等情況下需要依據(jù)檔案出具相關證明材料時面臨諸多不便。

3.可利用率低。檔案材料不全和檔案材料信息內(nèi)容失真是導致利用率低的主要原因，不少個人和單位不重視人事檔案材料的收集和歸檔，反映能力水平、教育培訓、工作經(jīng)歷的材料寥寥無幾。除此以外，人事檔案信息大部分是由個人和單位填寫，其中容易參雜虛假浮夸的東西，無法真實反映個人的真實情況，這給以后的利用工作造成了很大的麻煩。

4.服務效率低。各地檔案信息化建設行動緩慢，大部分地區(qū)的人事檔案仍然是紙張保存，遺失和損毀難以彌補；查詢和流轉仍然靠手工操作，費時、費力，效率低下，與流動人員人事檔案信息化建設的目標相距甚遠。

三、河北省流動人員人事檔案工作存在問題的原因分析

1.檔案意識不強。這是檔案“失聯(lián)”數(shù)量劇增和檔案信息“失真”的主要原因，由于的宣傳力度不夠，致使用人單位和流動人員對流動人員人事檔案相關政策認識模糊。在用人單位方面，他們更看重的是能力，對求職人員的檔案漠不關心；而在流動人員方面，認為檔案與當前利益關系小，存檔費用高，調動程序繁瑣，因此導致“死檔”“棄檔”不斷增加。

2.缺乏動態(tài)管理。從各地人才服務機構的調研情況來看，目前流動人員檔案基本上處于你交我收，只存不管的狀態(tài)，缺少動態(tài)更新和開發(fā)利用。原因在于：流動人員就業(yè)單位較為分散且變動頻繁，檔案材料收集渠道不暢，流動人員實際的工作經(jīng)歷不能及時更新補充，檔案管理不規(guī)范，不符合人事檔案“完整、真實、條理、精煉、實用”的要求， 更不能適應流動人員變動性較強、流動快、人員雜的特點。

3.信息化水平相對落后。目前，我省流動人員檔案信息化建設還處于初步發(fā)展階段，各級人才流動服務機構對檔案管理信息系統(tǒng)的使用還沒有統(tǒng)一的規(guī)范，人才機構之間的資源無法共享，不能實現(xiàn)快速、準確的查閱利用，不能提供高效便捷的服務，一方面給流動人員的信息查詢帶來麻煩，二是在管理和查詢過程中容易給流動人員有機可圖，對其檔案信息進行涂改、造假。

四、改進河北省流動人員人事檔案管理工作的有效途徑

流動人員流向復雜，需求多樣，因此其人事檔案管理難度大，為有效解決在管理過程中出現(xiàn)的問題，我們還需在實踐中探索，在探索中完善。

1.加強宣傳，營造流動人員學習認知人事檔案管理政策的良好氛圍。通過電視、廣播、網(wǎng)絡等各種新聞媒體讓社會公眾知曉流動人員人事檔案的性質、作用，以及國家關于流動人員人事檔案的有關政策和規(guī)章制度，讓用人單位和流動人員個人都能夠理解和接受流動人員人事檔案這種管理方式，讓社會流動人員都了解人事檔案與自身利益息息相關，只有將檔案交給人才交流機構管理并能定期進行補充材料才能實現(xiàn)保留干部身份、工齡計算、保險繳費、檔案工資調升這些待遇。

高校畢業(yè)生是流動人員中比較龐大而且重要的一支隊伍，因此加強高校畢業(yè)生畢業(yè)前的檔案宣傳教育是增強檔案意識的關鍵一步，在畢業(yè)生離校之前，高校檔案館和學生管理部門要注重對畢業(yè)生檔案相關知識和政策的宣傳，增強每位畢業(yè)生的檔案意識和檔案觀念，讓畢業(yè)生認識到人事檔案在維護自身合法權益時的重要作用，畢業(yè)后要把自己的檔案托管到人才服務中心并及時報到，避免畢業(yè)生只顧眼前利益，而忽視了人事檔案的最終價值。

2.建立健全流動人員人事檔案管理規(guī)章制度，實現(xiàn)日常管理的系統(tǒng)化、制度化。制定統(tǒng)一的流動人員人事檔案管理制度是實行規(guī)范化管理的前提，在此基礎上跟蹤記載日常業(yè)務情況，確保接收、轉遞、收集、鑒別歸檔、查閱、保密保管、檢查核對等各項工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運行，確保人事檔案信息的統(tǒng)一性、準確性、保密性、完整性。在收集方面，要建立流動人員檔案材料收集網(wǎng)絡，確定檔案收集范圍，保持與當?shù)馗鞲咝?、企事業(yè)單位的聯(lián)系，采取定向收集、跟蹤收集等方法，督促流動人員及時更新材料，將能反映個人誠信、業(yè)績、貢獻的材料歸進檔案中，確保形成的材料真實完整齊全；在鑒別歸檔方面，要時刻提高警惕，如發(fā)現(xiàn)材料不完整，積極聯(lián)系用人單位或本人進行補充，必要時用人單位或個人要寫文字說明闡述缺失原因放入檔案中，以確保檔案內(nèi)容的完整性，還要避免一些無用的或虛假檔案材料歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料要及時退還有關單位和個人，避免給日后的管理帶來不必要的麻煩；在保密保管方面，檔案管理人員時刻提高警惕，防止丟失任何檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容，不得利用職權擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。

3.建立統(tǒng)一的流動人員人事檔案信息管理平臺，實現(xiàn)日常管理的現(xiàn)代化。通過錄入委托單位資料、個人基本資料和人事檔案資料等基本信息，建立流動人員信息庫。對紙質檔案實行信息化管理。檔案材料缺失且形式不規(guī)范的，要采取通過補充收集、原件復制、完善手續(xù)、填寫相關說明等方式進行補充和規(guī)范，保證流動人員人事檔案的真實、準確、完整和規(guī)范；建立流動人員檔案變更可追溯制度，對所有補充和規(guī)范的材料，需注明經(jīng)辦人、辦理時間并加蓋所在單位人事部門公章，以便能夠科學準確的確定流動人員人事檔案的來龍去脈。

對流動人員人事檔案實行“雙套制”管理，建立流動人員的電子檔案。通過將紙質文檔進行掃描，然后錄入到專門的人事檔案管理系統(tǒng)，以電子文件的形式將流動人員人事檔案存儲在數(shù)據(jù)庫，形成流動人員電子檔案庫，實現(xiàn)對流動人員檔案的數(shù)字化管理。同時，要安排專人對信息庫和電子檔案庫進行及時動態(tài)更新，確保流動人員信息的準確性和時效性。嘗試通過統(tǒng)一的軟件實現(xiàn)一點受理、多點提供服務，省內(nèi)各地人才管理機構能夠按照各自權限實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，逐步實現(xiàn)全省流動人員人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化。值得注意的是，由于電子文件被修改后很難被發(fā)現(xiàn)痕跡，因此，做好電子檔案的安全保密工作是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要保障。

4.加強檔案技能培訓，提高檔案管理人員素質，努力為社會提供優(yōu)質服務。各級人才管理機構要明確人事檔案工作的定位和服務方向，加強檔案管理人員的學習和技能培訓，以便為社會提供更優(yōu)質的服務。首先檔案管理人員要有較高的政治素質和法律意識，他們需要向用人單位和個人宣講黨和國家有關人事人才方面的政策，能夠讓流動人員真正領會其中的內(nèi)涵；其次，檔案管理人員還要具備一定的專業(yè)技能和較高的計算機水平，掌握流動人員人事檔案管理的基本原理和方法；再次，檔案管理人員還需要良好的職業(yè)道德，為流動人員提供免費優(yōu)質的公共服務，切實把黨和政府的惠民政策落到實處。

基金項目：河北省人力資源和社會保障科研合作課題“河北省流動人員人事檔案管理問題研究”，課題編號：JRSHZ-2015-03009。

（作者單位：燕山大學里仁學院）