關于城市房屋拆遷檔案收集與管理工作的建議

夏翠梅

近三十年來，城市高速發(fā)展，建設勢頭迅猛，隨著舊城改造和新一輪城市發(fā)展戰(zhàn)略的制定，房屋拆遷成為城市發(fā)展中必不可少的一項工作，大規(guī)模改造工程的實施，形成了大量的拆遷檔案資料。房屋拆遷檔案是城市發(fā)展的記錄與基石，因此對城市房屋拆遷檔案的收集與管理工作，是未來城市建設工作中的重要一環(huán)。

一、城市房屋拆遷檔案的特點

1.記錄性

拆遷檔案反映的是城市空間的發(fā)展變遷，記錄著城市的過去、現(xiàn)在和未來，是城市建設檔案的重要組成部分，也是珍貴的歷史資料。通過查閱拆遷檔案，可以了解一個城市房屋建設前后的情況，是今后城市建設和管理的依據(jù)性、借鑒性的歷史資料。

2.復雜性

拆遷改造在城市建設中是個較為復雜的工程，涉及到國土、規(guī)劃、城市管理、財政等多個部門，從調(diào)查摸底、測算計劃、運遷審批至拆遷、施工安置等，且不同的拆遷改造項目有著不同的特點，道路改造工期長、任務重，舊村舊城拆遷民調(diào)時間長、社會工作復雜，其收集和管理難度可見一斑。

3.法定性

拆遷檔案反映了拆遷人與被拆遷人的的權益、義務和責任，關系到雙方的切身利益，一旦發(fā)生糾紛，具有較強的法律效用，是解決房屋拆遷改造糾紛仲裁和法院判決必不可少的憑證性材料；同時房屋拆遷檔案也是房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍管理部門的依據(jù)性材料，通過拆遷檔案對被拆遷房屋的產(chǎn)權產(chǎn)籍進行確認、發(fā)證，以檔管房、依法行政，是房屋管理部門進行房證管理不可缺少的依據(jù)。

二、城市房屋拆遷檔案的收集與管理現(xiàn)狀

1.工程跨度大、收集途徑單一、土地性質(zhì)不同，檔案難以接收齊全

一般情況下，某一地塊拆遷資料的收集，是從新建房屋單位申請時開始的。如果按一個正常建設項目，從申請、規(guī)劃、獲取土地許可到拆遷、建設，這一流程經(jīng)歷大概需要2～3年，早期甚至有過拆遷檔案多至十年之久都未曾交接的情況，大大影響了拆遷檔案的完整性。

由于土地的性質(zhì)不同，實地調(diào)查經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)房屋使用人和產(chǎn)權人、產(chǎn)權面積和實際面積不一致的情況，給被拆遷人的核實工作帶來了一定的困難，也造成了相關房產(chǎn)拆遷檔案的缺失。

2.收集程序繁雜，檔案資料流失嚴重

目前，對于拆遷項目的資料收集流程沒有明確的條文規(guī)定，而拆遷的程序又會因工期、土地性質(zhì)或管理單位而改變，時有資料流失的情況發(fā)生。另外，房屋拆遷檔案收集過程也較為分散，某些特殊載體的拆遷檔案除了常見的紙質(zhì)材料以外， 還包括記錄反映房屋原狀和現(xiàn)狀的影像資料、調(diào)查處理拆遷安置糾紛過程中形成的有關錄音材料， 以及進行產(chǎn)權管理過程中形成的磁盤、光盤等材料。這些特殊載體的檔案在某些方面比紙質(zhì)檔案更容易遭到毀壞，這也會造成資料流失。

3.收集檔案人員素質(zhì)有待提高

房屋拆遷檔案的收集并不是全由專業(yè)的房屋管理人員進行，一些經(jīng)辦拆遷的收集檔案人員對檔案的管理和重要性缺乏認知，由于拆遷項目時間跨度長，其間經(jīng)辦人員的更換使得新來的人對之前事項多不清楚。另外，拆遷房屋存在抵押未及時注銷或未收回他項權證損害到抵押權人利益的，甚至有拆遷公司為了急于辦理新證而存在虛報瞞報拆遷真實情況的，都影響到檔案的收集。

三、城市房屋拆遷檔案的收集與管理建議

1.建立檔案收集網(wǎng)絡，定向收集檔案

首先要建立拆遷檔案收集網(wǎng)絡，指定專人負責統(tǒng)一管理房屋拆遷檔案資料，同時在城市各個片區(qū)設立檔案員，形成密度大、效率高的工作網(wǎng)絡，及時收集積累拆遷文件材料；其次要定向進行收集，檔案人員應掌握房屋拆遷工作各個程序或環(huán)節(jié)可能形成的文件材料，制定初步歸檔目錄，指定有關部門和專人負責收集，尤其要對一些重要的材料，如立項、規(guī)劃、用地批文、拆遷房屋產(chǎn)權審查表等，實行重點追蹤收集，另外還要注意做好動態(tài)資料的積累，利用攝像機和照相機進行實地拍攝，反映房屋拆遷改造工作的全過程；三是遇到時間跨度較大的拆遷檔案時，及時協(xié)調(diào)處理，以確保房產(chǎn)登記簿的準確性。

2.建立健全房屋拆遷檔案統(tǒng)一管理制度

拆遷檔案是城市建設和管理的重要資料，目前大量的房屋拆遷檔案資料存放在拆遷公司和有關部門及專業(yè)技術人員手中，由于缺乏健全的管理制度，一些重要文件材料查找不到或無檔可查的現(xiàn)象時有發(fā)生，因此要建立健全房屋拆遷檔案統(tǒng)一管理制度，對國家規(guī)定應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或檔案工作人員移交，集中管理，徹底改變以往單一或分散管理檔案方式，把反映房屋拆遷工作全過程的各種文件材料完整保存下來，統(tǒng)一交檔案室集中管理。

3.提高拆遷檔案收集和管理人員素質(zhì)

在拆遷人開始實施拆遷時，必須告知其拆遷資料收集的相關程序和重要性，為相關檔案收集人員開展講座和培訓，特別是應介紹如何進行科學和安全的檔案收集和管理，提高相關人員的素質(zhì)，進一步加強拆遷檔案的收集和管理制度。

房屋拆遷是當前城市建設和管理工作的重點，同時也是群眾關注的熱點和社會焦點。房屋拆遷安置檔案不僅關系著每一個拆遷戶的切身利益，也是城市建設的重要記錄，具有較強的法律效用和保管意義，因此加強和規(guī)范拆遷檔案的收集和管理不容忽視。

（作者單位：平泉縣人民政府房屋征收辦公室）