淺析城建檔案監(jiān)督與管理

李會明

城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的具有保存價值的文字、圖表、聲像 等不同載體的文件材料，是國家的寶貴財富，是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的重要信息資源，必須以法律手段加強(qiáng)保護(hù)。但侵害檔案的違法行為還時有發(fā)生，給城市可持續(xù)發(fā)展帶來嚴(yán)重危害。因此要加強(qiáng)城建檔案的法制建設(shè)和管理，健全工作機(jī)制，加大對涉檔違法行為的有效監(jiān)督管理。

一、城建檔案監(jiān)督與管理的現(xiàn)狀

首先是城建檔案管理專業(yè)人員短缺。由于近十來年事業(yè)單位編制受限，早先的檔案管理人員已經(jīng)退休，現(xiàn)在檔案管理人員是前幾年裁軍分配的大量軍轉(zhuǎn)干部為主的管理隊伍，缺乏懂專業(yè)高學(xué)歷、高素質(zhì)、業(yè)務(wù)強(qiáng)、善創(chuàng)新、熟悉利用掌握現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)檔案管理人員，是制約城建檔案事業(yè)發(fā)展的主要原因；其次是對城建檔案管理工作的重視程度不夠。由于所處位置不同，所以考慮問題的角度不同，側(cè)重點(diǎn)亦不同，就自身而言，是沒有辦法判斷是非曲直的。即便是著重城市的發(fā)展建設(shè)，同樣也不能輕視了城建檔案管理，這項工作的有序開展對城市的健康發(fā)展、長遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的、積極的作用；第三是目前城建檔案的不完善，無法對城市建設(shè)提供更多的利用價值?，F(xiàn)存的城市建設(shè)檔案大多為近年來新建、擴(kuò)建、改建的工業(yè)與民用建筑工程檔案和部分科室檔案，甚至大量科室檔案也沒有做到集中到市檔案館安全統(tǒng)一管理，久而久之不可避免的形成了損、缺、丟的不完備檔案，這樣的檔案無法在快速發(fā)展的城市建設(shè)中起到應(yīng)有的利用價值。第四是城建檔案的收集難度高。對于平級單位和無權(quán)制約的企業(yè)形成的城建檔案的收集工作，是每個致力于城建檔案的工作者非常頭疼的事情，雖然有相關(guān)文件明確規(guī)定的處罰，但實(shí)際由于缺失硬性的處罰措施，企業(yè)管理檔案人員的頻繁流動，給城建檔案收集帶來諸多不便，為后續(xù)城建檔案在城市建設(shè)中的利用帶來了不少的短板。

二、加強(qiáng)轄區(qū)內(nèi)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)管力度

1.城建檔案重要性的大力推廣與普及

認(rèn)真宣傳貫徹《檔案法》，提高整個社會的城建檔案意識，這是充分發(fā)揮城建檔案作用的前提?！稒n案法》頒布實(shí)施以來，城建檔案工作有了較大的發(fā)展，社會的城建檔案意識也有了明顯的增強(qiáng)。但是，也存在著地區(qū)差異和發(fā)展不平衡的狀況，有些建設(shè)行政主管部門也存在“重建設(shè)、輕檔案”的問題。正因為如此，就必須深入宣傳貫徹《檔案法》，提高整個社會的城建檔案意識。要解決好這個問題，必須采取多種形式學(xué)習(xí)、宣傳、開設(shè)檔案法制課，加大檔案法制培訓(xùn)力度，為檔案執(zhí)法工作順利開展奠定基礎(chǔ)；同時還要發(fā)揮行政執(zhí)法監(jiān)督作用，開展城建檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查，促進(jìn)城建檔案工作的不斷發(fā)展。

2.獲取行政主管部門支持并賦予相應(yīng)權(quán)力

一是城建檔案管理機(jī)構(gòu)及人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)和宣傳貫徹《檔案法》、《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《科技檔案工作條例》、《檔案法實(shí)施辦法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)章，把城建檔案管理的有關(guān)規(guī)定落到實(shí)處。二是取得行政主管部門的支持，制定貫徹落實(shí)《城市地下管線工程檔案管理辦法》的實(shí)施細(xì)則，制定或修訂城建檔案管理規(guī)定。三是重視與城建檔案工作密切相關(guān)的城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)事業(yè)其他法規(guī)規(guī)章的制訂、修訂工作，將城建檔案管理的有關(guān)要求充分納入這些法規(guī)規(guī)章之中，使城建檔案工作與城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理有機(jī)結(jié)合起來。四是要搞好城建檔案工作，離不開住房和城鄉(xiāng)建設(shè)、規(guī)劃、城市管理等主管部門和相關(guān)職能部門的支持與配合，也需要檔案行政管理部門的指導(dǎo)、支持和幫助。城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極主動地向上級主管部門、相關(guān)職能部門、檔案行政管理部門匯報請示工作，爭取得到這些部門的支持與協(xié)助，為開展城建檔案工作創(chuàng)造良好的環(huán)境和氛圍。五是強(qiáng)化城建檔案執(zhí)法檢查工作，加大對違反《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》有關(guān)檔案管理規(guī)定行為的查處力度。

三、豐富館藏，做好城建檔案的收集和利用工作

豐富館藏是充分發(fā)揮城建檔案作用的基礎(chǔ)。城建檔案館的收集工作主要是兩方面：一是接收，二是收集。一方面，城建檔案館按進(jìn)館范圍，有計劃、有組織地接收城（區(qū)）檔案和有關(guān)單位重要的城建檔案；另一方面，城建檔案館根據(jù)庫藏情況，有計劃、有組織地開展收集工作，充分利用行政的、經(jīng)濟(jì)的、法律的、現(xiàn)代化的各種手段，把城市規(guī)劃、城市建設(shè)和管理過程中形成的文字、圖表、圖紙、聲像等檔案文件征集進(jìn)館。館內(nèi)必須建立科學(xué)的分類方案、嚴(yán)格案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、完善檢索體系、加強(qiáng)鑒定工作。同時，還要根據(jù)工作需要添置必要的裝具和設(shè)備，逐步改善檔案保管條件，使之滿足現(xiàn)代化管理和持續(xù)發(fā)展的需要。

服務(wù)是提高城建檔案館生存能力與發(fā)展活力的根本手段。要改變重藏輕用的觀念，從傳統(tǒng)的以檔案接收帶動事業(yè)發(fā)展的模式，向以信息服務(wù)帶動事業(yè)發(fā)展的新模式轉(zhuǎn)變。做好檔案信息開發(fā)工作，實(shí)現(xiàn)基于數(shù)據(jù)庫管理的檔案整理輸入、信息提取、查詢檢索和數(shù)據(jù)輸出。認(rèn)真分析服務(wù)需求，研究服務(wù)方向，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平。建立健全城建檔案信息公開利用服務(wù)制度，培養(yǎng)一支有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)化干部隊伍，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，將城建檔案館的信息查閱服務(wù)工作納入檔案信息網(wǎng)，這樣既能讓社會了解城建檔案的作用和意義，又能突出反映城建檔案的特色，使利用者資源共享，共同服務(wù)于城市建設(shè)和管理。

開發(fā)利用檔案信息，更好地為城市建設(shè)服務(wù)，這是發(fā)揮城建檔案作用的目的。城建檔案本身具有巨大的潛在價值，但它不能自動地實(shí)現(xiàn)，必須借助于人們的開發(fā)利用，才能充分表現(xiàn)其價值。為此，必須改變過去那種“你交我收，你要我查”的等客上門的傳統(tǒng)做法，積極拓展新途徑，主動提供服務(wù)，變靜態(tài)為動態(tài)，變被動為主動，變“死檔案”為“活檔案”，科學(xué)管理，妥善利用。加強(qiáng)和提高現(xiàn)代化管理手段，特別是計算機(jī)對城建檔案的處理；匯編成系列的城建經(jīng)驗和教訓(xùn)資料；利用計算機(jī)系統(tǒng)地整理出有利用價值的資料。通過檔案的進(jìn)一步開發(fā)利用，使城建檔案轉(zhuǎn)化為新的生產(chǎn)力，為社會服務(wù)，為城市建設(shè)服務(wù)，為社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

綜上所述，只有多角度、多層面地深入檔案管理工作，積極主動地利用以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，結(jié)合城建檔案管理工作自身的特點(diǎn)，虛心學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)的工作經(jīng)驗，融會貫通，才能充分發(fā)揮城建檔案在城市現(xiàn)代化建設(shè)中的巨大作用。

（作者單位：石家莊市城建檔案館）