基于Web的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

邢煒

檔案作為企事業(yè)單位在辦公活動(dòng)及社會(huì)活動(dòng)中形成的文件，是辦公活動(dòng)及社會(huì)活動(dòng)中真實(shí)的記錄。傳統(tǒng)的半手工式檔案管理模式不但時(shí)效性低，而且滯后拖沓，已不能滿(mǎn)足現(xiàn)代辦公需求。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，檔案管理工作更應(yīng)該向著數(shù)字化的方向發(fā)展。檔案管理的信息化建設(shè)體系，堅(jiān)持以電子檔案資源管理為核心，以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，以檔案資源的充分開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，推進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化以及網(wǎng)絡(luò)化。

基于Web的檔案管理系統(tǒng)，使用Struts2應(yīng)用框架將整體結(jié)構(gòu)分為數(shù)據(jù)層、邏輯層和應(yīng)用層3個(gè)層次。應(yīng)用層主要使用JSP技術(shù)動(dòng)態(tài)顯示數(shù)據(jù)；邏輯層使用攔截器、過(guò)濾器等完成對(duì)業(yè)務(wù)邏輯以及操作流程的管理與控制；數(shù)據(jù)層使用MySQL作為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。該檔案管理系統(tǒng)的初步應(yīng)用，不但解決了以往紙質(zhì)檔案管理工作中呈現(xiàn)的突出問(wèn)題，更提高了電子檔案資源的利用率，發(fā)揮了檔案管理信息化建設(shè)的積極作用。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

建立以電子檔案為核心的檔案管理系統(tǒng)，把檔案資源的充分開(kāi)發(fā)利用作為目標(biāo)，切實(shí)推進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化。為檔案管理部門(mén)、人事部門(mén)、政管部門(mén)等提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的數(shù)據(jù)支持，同時(shí)還可作為領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策管理的依據(jù)。因此，在開(kāi)發(fā)該系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)模塊時(shí)應(yīng)遵循以下原則。

實(shí)用性：密切結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需求，優(yōu)化系統(tǒng)在收集、整理、分類(lèi)、保存、利用檔案的處理流程，提髙檔案信息檢索、查詢(xún)的速度。對(duì)于流轉(zhuǎn)過(guò)程繁瑣的環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格限定流轉(zhuǎn)時(shí)間，有效利用資源。

先進(jìn)性：在保證實(shí)用性的前提下，系統(tǒng)應(yīng)釆用開(kāi)發(fā)中的主流技術(shù)，保證其先進(jìn)性。通過(guò)系統(tǒng)維護(hù)、升級(jí)，可以滿(mǎn)足在檔案管理信息化建設(shè)中逐步擴(kuò)展的業(yè)務(wù)需求。

共享性：檔案數(shù)據(jù)應(yīng)盡可能實(shí)現(xiàn)共享，減少手工式的重復(fù)輸入操作，對(duì)于已核實(shí)完畢，錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，可進(jìn)行多次分析處理，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)共享的優(yōu)勢(shì)。

可靠性：系統(tǒng)應(yīng)保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸或者數(shù)據(jù)庫(kù)讀取過(guò)程中的安全可靠。系統(tǒng)支持多級(jí)權(quán)限管理，并具有日志跟蹤的設(shè)計(jì)。

靈活性：系統(tǒng)框架應(yīng)具備一定的靈活性與可擴(kuò)展性，以方便后期與音頻檔案、照片檔案等數(shù)字化系統(tǒng)的集成。

友好性：系統(tǒng)的用戶(hù)界面應(yīng)該簡(jiǎn)單友好，操作流程具有良好的可學(xué)習(xí)性與可操作性，使具備一定電腦水平的管理人員，通過(guò)培訓(xùn)就能掌握該系統(tǒng)的使用要領(lǐng)，能夠流程的操作系統(tǒng)的功能。

平臺(tái)架構(gòu)與技術(shù)思路

3.1 平臺(tái)架構(gòu)

系統(tǒng)基于Web技術(shù)方式，采用瀏覽器方式使得易用性更強(qiáng)，客戶(hù)端不需安裝專(zhuān)用軟件，因此，系統(tǒng)的管理維護(hù)十分簡(jiǎn)單。

3.2 技術(shù)思路

電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路定位于為各級(jí)各類(lèi)檔案管理機(jī)構(gòu)定制網(wǎng)絡(luò)辦公及管理軟件， 基于SQL Server的數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)技術(shù)，采用目前流行而實(shí)用的瀏覽器/服務(wù)器（Browser/Server）模式，方便了電子文件的歸檔和電子檔案的查閱，也使得遠(yuǎn)程檔案查詢(xún)不受地域限制。

B/S 模式的數(shù)據(jù)庫(kù)體系是利用Web服務(wù)器和Active Server Pages（ASP，動(dòng)態(tài)服務(wù)器網(wǎng)頁(yè)）作為數(shù)據(jù)庫(kù)操作的中間層，將客戶(hù)機(jī)/服務(wù)器模式的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與Web技術(shù)密切結(jié)合， 從而形成具有三層Web結(jié)構(gòu)的瀏覽器/服務(wù)器模式的數(shù)據(jù)庫(kù)體系，其先進(jìn)的操作方式顯而易見(jiàn)。

3.3 特點(diǎn)表現(xiàn)

軟件要集成查詢(xún)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、文檔瀏覽、新聞發(fā)布、搜索引擎和論壇等多種有實(shí)際價(jià)值的功能模塊。

基于工作流的設(shè)計(jì)思路，會(huì)使得電子文件歸檔的流程步驟非常簡(jiǎn)單實(shí)用，檔案管理系統(tǒng)能夠靈活定制各類(lèi)權(quán)限。

兼容多種文件（包括多媒體文件）格式。例如，兼容的文本文件格式主要有txt、doc、pdf、rtf；兼容的圖片文件格式主要有jpg、bmp、jpeg、tif、gif；兼容的視頻文件格式主要有mpeg、mpg、avi、rm；兼容的音頻文件格式主要有mp3、wav等等。

系統(tǒng)應(yīng)用結(jié)構(gòu)

該系統(tǒng)基于B/S架構(gòu)，使用Struts2應(yīng)用框架將整體結(jié)構(gòu)分為數(shù)據(jù)層、邏輯層和應(yīng)用層3個(gè)層次。應(yīng)用層主要使用JSP技術(shù)動(dòng)態(tài)顯示數(shù)據(jù)；邏輯層使用欄截器、過(guò)濾器等完成對(duì)業(yè)務(wù)邏輯以及操作流程的管理與控制；數(shù)據(jù)層使用MySQL作為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。系統(tǒng)在MyEclipse平臺(tái)上進(jìn)行開(kāi)發(fā)，使用Java語(yǔ)言實(shí)現(xiàn)文件管理、檔案信息、查詢(xún)統(tǒng)計(jì)和系統(tǒng)管理4個(gè)主要業(yè)務(wù)模塊的功能，并部署在Tomcat應(yīng)用服務(wù)器上。3層結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)可有效提高系統(tǒng)功能模塊的獨(dú)立性與可擴(kuò)展性，有利于系統(tǒng)整體性能的提升。

系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

該檔案管理系統(tǒng)的核心Web應(yīng)用服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器統(tǒng)一位于服務(wù)器區(qū)內(nèi)。單位局域網(wǎng)用戶(hù)通過(guò)應(yīng)用交換機(jī)和核心交換機(jī)可以直接訪問(wèn)該系統(tǒng)，而所有的外網(wǎng)訪問(wèn)（Internet訪問(wèn)）都必須經(jīng)過(guò)防火墻的過(guò)濾攔截，從而保證系統(tǒng)外網(wǎng)訪問(wèn)的安全性。系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)如圖1所示。

系統(tǒng)主要功能模塊設(shè)計(jì)

以下主要對(duì)該檔案管理系統(tǒng)中主要功能模塊中的核心業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明與分析。

6.1 文件管理模塊

文件管理主要包括收文管理、發(fā)文管理、文件借閱、文件利用和文件歸檔。其中系統(tǒng)管理員可使用收文管理、發(fā)文管理、文件借閱功能；檔案管理員可使用文件借閱、文件利用、文件歸檔功能；普通借閱用戶(hù)可使用文件借閱功能。文件審核流程如表1所示。

6.2 檔案管理模塊

檔案管理主要包括檔案分類(lèi)、檔案鑒定、檔案保管和檔案利用，其中系統(tǒng)管理員可以使用檔案鑒定、檔案保管的全部功能，檔案分類(lèi)和檔案利用中的部分功能；檔案管理員可以使用全部功能。檔案分類(lèi)流程如表2所示。

6.3 用戶(hù)管理模塊

檔案部門(mén)的管理者可以根據(jù)本單位的實(shí)際需要為不同用戶(hù)設(shè)定工作權(quán)限。這種方案十分貼近檔案館的實(shí)際需求。高級(jí)用戶(hù)可分為系統(tǒng)管理員和數(shù)據(jù)管理員， 普通用戶(hù)注冊(cè)后才可以使用。

同時(shí)，主要功能模塊的定義是與用戶(hù)權(quán)限緊密結(jié)合的， 不同權(quán)限的用戶(hù)登錄系統(tǒng)后， 將使用不同的模塊， 每級(jí)用戶(hù)各有其不同的權(quán)限。圖2給出了總體功能模塊劃分。

總 結(jié)

基于Web 的檔案管理系統(tǒng)是以后檔案管理軟件發(fā)展的趨勢(shì)，檔案管理部門(mén)和用戶(hù)對(duì)電子檔案的管理、快速查詢(xún)尤其是遠(yuǎn)程查閱的需求將推動(dòng)新技術(shù)的不斷發(fā)展。隨著Web技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展和完善，基于Web 技術(shù)的檔案管理軟件必將更廣泛地發(fā)揮作用，基于云及移動(dòng)媒體終端的各項(xiàng)應(yīng)用將是未來(lái)發(fā)展的主要方向。

（作者單位：河北省廣播電視技術(shù)中心）