淺談電子政務建設與檔案工作的發(fā)展

萬延龍

摘 要：進入21世紀信息時代，電子政務已成為人們進行政務活動的新模式，本文通過電子政務的發(fā)展對檔案的積極和消極影響，淺談利用電子政務為契機，促進檔案信息化建設的對策。

隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，電子政務替代了傳統(tǒng)的政府管理模式，而且取得了很大的發(fā)展，電子政務是政府活動的一種新形態(tài)，是政府部門使用信息網(wǎng)絡技術和公民，企事業(yè)單位以及其他政府機構提供公務信息和服務的動態(tài)過程，電子政務的實質(zhì)是借助成熟的電子計算機和信息技術支撐下，政府機構日常辦公、信息收集與發(fā)布、公共管理等事物在數(shù)字化、網(wǎng)絡化的環(huán)境下進行的國家行政管理模式，是信息技術與現(xiàn)代管理體制的有機結合，它包含多方面內(nèi)容，如政府辦公自動化，政府部門間的信息共建共享，是一個覆蓋政府機構及相關企業(yè)的應用系統(tǒng)，為領導決策和機關辦公提供服務，實現(xiàn)機關辦公現(xiàn)代化，信息資源化，傳輸網(wǎng)絡化決策科學化，提高辦公效率和管理水平。

關鍵字：電子政務；檔案管理；發(fā)展

1 電子政務環(huán)境下檔案信息的特點

（一）現(xiàn)代化管理模式取代傳統(tǒng)的管理模式。在電子政務環(huán)境下，必須從電子政府的全局出發(fā)，構建檔案管理系統(tǒng)。以信息文獻特征包括文獻的外表特征和部分內(nèi)容特征為主的傳統(tǒng)檔案管理方式建立在檔案載體的物理聯(lián)系基礎之上，而以互聯(lián)網(wǎng)為傳播渠道的檔案管理則應建立在檔案信息內(nèi)容的邏輯聯(lián)系之上。

（二）檔案管理者可以通過計算機網(wǎng)絡和圖像信息處理技術，將文字、圖像和聲音等組成多媒體的綜合信息

（三）在單機環(huán)境下，檔案信息數(shù)據(jù)庫只是關系型數(shù)據(jù)庫，而在網(wǎng)絡環(huán)境下，開始出現(xiàn)面向?qū)ο蟮臄?shù)據(jù)庫。面向?qū)ο蟮臄?shù)據(jù)庫不僅存儲數(shù)據(jù)，還存儲處理數(shù)據(jù)的程序。

（四）隨著網(wǎng)絡技術和檔案管理的進步，檔案信息數(shù)據(jù)庫會產(chǎn)生分布式數(shù)據(jù)庫，即利用網(wǎng)絡的互通性，檔案數(shù)據(jù)庫可分布在不同的網(wǎng)絡結點上，數(shù)據(jù)庫各子集之間形成邏輯上的整體。五是為使用戶可享用不同行業(yè)、不同領域的信息資源，檔案信息將建立一體化的資源網(wǎng)絡。

2 電子政務和檔案管理的聯(lián)系

電子政務與檔案工作關系密切。檔案管理工作實質(zhì)上是電子政務建設的一部分，它是電子政務的后臺應用系統(tǒng)，檔案信息化也只有依托電子政務的建設，才能夠獲得實質(zhì)性的進展。電子政務是運用計算機，網(wǎng)絡和通訊等現(xiàn)代化信息技術手段，實現(xiàn)政府組織結構和工作流程的優(yōu)化組合，超越時間，空間和部門的限制，建成一個高效、精簡、廉潔、公平的政府運作模式，以便全方位向社會提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、透明，符合國際標準的管理與服務。檔案信息化建設可為電子政務建設可持續(xù)發(fā)展提供信息保障。電子政務建設與發(fā)展重要基礎之一是信息來源，電子政務實質(zhì)上就是對信息資源在深度和廣度上的開發(fā)和利用。進行歸檔管理。傳統(tǒng)政府部門在政務活動中形成的各種歷史記錄和文件信息以及政府部門在政務管理活動中形成的電子化、數(shù)字化政務信息絕大多數(shù)都保存在檔案部門，這些檔案信息資源種類齊全，內(nèi)容豐富，是電子政務建設及發(fā)展的重要物質(zhì)保障。電子政務系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的所有已處理過的文件都要按檔案管理要求進行收集和利用，經(jīng)鑒定具有履行管理和保存電子文件的職責。檔案機構具有對電子文件工作的指導和監(jiān)控職責。

3 電子政務對檔案業(yè)務工作的影響

電子政務建設對檔案工作影響不僅僅在載體上的變化，還在傳統(tǒng)觀念，工作模式，標準規(guī)范等的變化。網(wǎng)絡技術、數(shù)碼技術等現(xiàn)代高科技發(fā)展以及新材料的應用，豐富了檔案載體形式，它打破了長期以來人類只能依賴文字紀錄的歷史，現(xiàn)在可以通過更直接、更具體、生動的圖像和聲音的方式展示事物，電子政務過程中形成的電子文件，貫穿于電子政務的全過程，電子文件的存儲，運轉(zhuǎn)，傳遞和利用方式都有別于紙質(zhì)文件。它的收集、整理、鑒定、保管方式也不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，檔案的收集工作瞬間完成而且沒有紙質(zhì)文件的實用性，在電子政務實施以前各類政務文件泛濫成災，機關檔案室等部門承受著保存文件和載體介質(zhì)工作等壓力，而電子政務辦公自動化技術給各部門的辦公自動化技術帶來一系列的改變，機關辦公過程中產(chǎn)生各類政務文件，逐步與計算機辦公自動化融合為一體信息用戶只要在相關操作界面上按動鍵鈕，就可以通過網(wǎng)絡準確地獲得所需的各種信息：作為計算機和網(wǎng)絡技術的應用，政務文件的形成中糅合了各種信息媒體技術：文書、檔案的管理融合到時一個系統(tǒng)當中。這既符合文件檔案的自身特點，又給文書檔案工作人員和用戶提供了方便。電子政務下環(huán)境的整理工作可以高效率、多途徑，保管模式也得以根本改觀

4 電子政務環(huán)境下檔案管理應用模式

目前，機構內(nèi)部電子政務環(huán)境中文檔管理可以劃分為三種應用模式：

第一種是機構內(nèi)部公文制作和流轉(zhuǎn)自動化，該應用以辦公自動化系統(tǒng)為平臺，不僅能實現(xiàn)公文在計算機上的生成，還支持文件流程在內(nèi)部計算機網(wǎng)絡上的傳遞，從而形成電子公文。電子公文從生成到歸檔，都在計算機上完成，公文流轉(zhuǎn)依靠工作流技術驅(qū)動和監(jiān)控，提高了公文處理速度，降低了公文處理的出錯率但此種模式下，機構向外發(fā)文，仍大多沿襲傳統(tǒng)的郵政傳輸方法。

第二種是機構之間公文轉(zhuǎn)輸自動化，即利用網(wǎng)絡通信實現(xiàn)文件的傳輸。其中，最具代表性的是，國務院辦公廳和省級、副省級的政府機構于2002 年開始部署實施的公文傳輸系統(tǒng)，目前在下級機構向國辦報送文件時使用該系統(tǒng)?，F(xiàn)有的電子公文傳輸系統(tǒng)一般包括公文制作、公章制作、電子蓋章、發(fā)送和接收、打印管理、回執(zhí)管理、系統(tǒng)設置、安全管理等功能。

第三種是文件歸檔后的檔案管理自動化。由檔案管理軟件承擔文件在半現(xiàn)行期、非現(xiàn)行期的絕大多數(shù)的管理工作。主要功能包括收（發(fā)）文管理、立卷歸檔、案卷管理、卷內(nèi)文件管理、檔案編研、檢索、借閱等。

5 電子政務環(huán)境下和檔案管理的有效對策

建立廉潔、高效的政府是我國推行電子政務的內(nèi)在因素，實現(xiàn)信息化、民主化是推進電子政務的外在因素。信息技術的應用與普及為電子政務建設提供了必備條件機關檔案信息資源是調(diào)節(jié)、引導電子政務全面建設的基礎要素。目前，政府機關應歸檔的公務文件絕大多數(shù)由計算機先打印而成，即先數(shù)字化，而后，根據(jù)需要轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)公文的，這為電子政務的實施提供了先決條件。為有效地利用“三網(wǎng)一庫”，推動電子政務建設的發(fā)展，有必要也有條件對政府機關檔案管理進行完善和改革。

（一）規(guī)范電子檔案管理流程，制定電子檔案管理制度。在電子政務環(huán)境下，政府要結合自身情況，借鑒國內(nèi)外相關專業(yè)的標準化成果，建立科學、完善的電子文件管理制度，主要包括分工負責制度、電子文件制作人員和管理人員的管理制度、電子文件的歸檔制度、電子檔案的鑒定、保管制度和標準、電子檔案信息 利用制度、電子檔案保密制度。

（二）實現(xiàn)電子文檔一體化管理。電子文件的產(chǎn)生，使傳統(tǒng)檔案理論中文件與檔案分界線（歸檔環(huán)節(jié)）淡化，因為電子文件從起草、傳輸、辦理到歸檔、鑒定、整理、保管、利用，都可以通過計算機等現(xiàn)代網(wǎng)絡通信技術完成， 即文件工作與檔案工作在同一工具上聯(lián)為一體。這樣，前階段文件的質(zhì)量就會直接決定后階段檔案的質(zhì)量。因此，可對電子檔案的控制與管理提前到電子文件的設計與創(chuàng)建之時，這樣就可由電子檔案后控制的半程管理擴大到全程管理， 即文檔一體化管理。

（三）采用先進的電子文件保管系統(tǒng)。在檔案管理領域，尤其是對電子檔案的管理而言，電子文件保管系統(tǒng)無疑處于核心地位，發(fā)揮著至關重要的作用。隨著電子政務建設日臻完善，今后政府部門的檔案管理工作必須快速地由手工管理向電子管理轉(zhuǎn)變，以先進的技術應用于檔案管理，電子文件管理要按電子政務的政府管理方式和行政流程調(diào)整運作模式，建立與電子政務信息系統(tǒng)相通的電子文件保管系統(tǒng)。

（四）做好電子檔案的安全防護工作。維護電子檔案的安全可以從兩個方面來考慮，一是電子文件載體的安全；二是電子文件信息內(nèi)容的安全。電子文件載體的安全可以通過采用安全性較高的載體材料、提高保管環(huán)境及保管條件的質(zhì)量來做到。電子文件信息內(nèi)容的安全可以通過采用先進技術、制定法律制度及加強管理來維護電子檔案信息內(nèi)容的真實性。

（五）提高檔案人員的電子文件控制能力。電子檔案的管理是一門集現(xiàn)代化通信技術與檔案學理論于一體的綜合性的科學。檔案工作者不僅要掌握檔案專業(yè)知識，了解電子政務的運行規(guī)律，還要掌握如數(shù)字化技術、信息存貯技術、數(shù)據(jù)庫技術、網(wǎng)絡通訊技術、多媒體超文本技術等現(xiàn)代化通信技術，具備對電子文件的控制能力。為增強對電子文件的控制能力，一方面要加強對現(xiàn)有檔案人員的計算機培訓，使其盡快掌握計算機技術以適應檔案管理的要求；另一方面引進這方面人才，優(yōu)化人員結構，建立復合型多層次的檔案專業(yè)隊伍，以適應檔案工作現(xiàn)代化的需要。