王志軍
做標(biāo)書的同事過來求助,她希望在圖1所示的表格中填寫各部分內(nèi)容的頁碼范圍。雖然已經(jīng)通過“自動目錄”的方法從標(biāo)書文檔提取出目錄和頁碼,但表格中的頁碼范圍如果手工填寫的話,標(biāo)書修改之后還需要再次手工修改頁碼。有沒有更好的方法呢?
我們可以利用交叉引用和域準(zhǔn)確填寫頁碼范圍,這里以word 2016版本為例進(jìn)行介紹:
第1步:插入備章節(jié)的起始頁碼
我們首先需要插入各章節(jié)的起始頁碼,以第一章為例,光標(biāo)定位在“頁碼范圍”文本框,切換到“引用”選項(xiàng)卡,在“題注”功能組點(diǎn)擊“交叉引用”按鈕,此時(shí)會打開“交叉引用”對話框,如圖2所示,選擇引用類型為“標(biāo)題”,引用內(nèi)容為“頁碼”,點(diǎn)擊“插入”按鈕可以插入相應(yīng)標(biāo)題的頁碼,也就是第一章節(jié)的起始頁碼。
不要關(guān)閉“交叉引用”對話框,光標(biāo)跳轉(zhuǎn)到下一章的“頁碼范圍”文本框,在“交叉引用”對話框引用下一章的標(biāo)題,繼續(xù)點(diǎn)擊“插入”按鈕獲得其他各章的起始頁碼。
第2步:獲得各章節(jié)的結(jié)尾頁碼
仍然以第一章為例,在起始頁碼的后面手工輸入“_ ”作為間隔符號,按下“Ctrl+F9”組合鍵插入域括號,手工輸入“{=第二章起始頁碼-}”,注意這里不包括最外面的大括號,其中的“第二章起始頁碼”請從前面一個步驟獲得的起始頁碼復(fù)制過來,可以看到圖3所示的效果,右擊選擇“更新域”即可獲得相應(yīng)的頁碼范圍,按照類似的步驟繼續(xù)獲得其他各章的結(jié)尾頁碼。
需要提醒的是,最后一章的結(jié)尾頁碼的域代碼是“{={numpages}-2}”其中的“2”是文檔前面沒有采用頁碼的2個頁數(shù)。
完成上述操作之后,我們可以看到圖4所示的頁碼范圍效果。雖然上述操作比較繁瑣,但最大的好處是可以自動更新頁碼范圍,如果文檔內(nèi)容發(fā)生變化導(dǎo)致頁碼數(shù)字發(fā)生變更,只要選定表格,按下F9功能鍵刷新即可。