分析在新醫(yī)改形勢下如何改進醫(yī)院檔案管理

英偉

摘 要：檔案在當前社會發(fā)揮著越來越重要的作用。對醫(yī)療行業(yè)，檔案管理的好壞直接影響到醫(yī)院的服務(wù)內(nèi)容，醫(yī)院的主體地位以及醫(yī)生的職業(yè)生涯，尤其是醫(yī)療改革環(huán)境下，檔案管理工作應(yīng)當做出相應(yīng)的調(diào)整。本文結(jié)合新的醫(yī)改環(huán)境，從宏觀和微觀兩個方面透徹分析了檔案管理的基本內(nèi)容，以期推進檔案工作良好有效發(fā)展，檔案價值得到重復(fù)利用和體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改形勢；改進；檔案管理；醫(yī)院

1 前言

所謂“新醫(yī)改”是指國務(wù)院于2009年發(fā)布的一份《關(guān)于審核醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見》（以下簡稱“意見”）?！兑庖姟诽岢隽酸t(yī)療事業(yè)的長短期目標，在短期內(nèi)減輕居民的醫(yī)療費用壓力，有效環(huán)節(jié)看病難和看病貴兩大問題，從長期方面講，是建立覆蓋城鄉(xiāng)居民的基本醫(yī)療衛(wèi)生制度，為生活提供方便快捷及安全有效的衛(wèi)生服務(wù)。改革開放以來，我國的醫(yī)療事業(yè)取得了舉世矚目的成就，醫(yī)療行業(yè)的高端人才越來越多，基本建成覆蓋城鄉(xiāng)的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系，防御疾病的能力也大有增強，經(jīng)歷了多次大型疾病危機事件并且能安全度過，醫(yī)療保障的服務(wù)范圍從城市輻射到農(nóng)村和山區(qū)。隨著科學(xué)技術(shù)水平越來越高，醫(yī)院的相關(guān)業(yè)務(wù)工作也越來越智能化和數(shù)字化。

人民群眾也越來越重視健康，近幾年，大到國家層面，小到公民個人都積極關(guān)注醫(yī)療檔案。檔案工作作為各社會單元（機關(guān)、企事業(yè)、家庭）日常工作的重要組成部分，在新時代醫(yī)改的環(huán)境下發(fā)揮著舉足輕重的作用。檔案管理不僅具有管理的含義，而且意味著對檔案自身的規(guī)范。高效的檔案管理工作能夠促進醫(yī)院業(yè)務(wù)工作流程的良好有序循環(huán)，同時也能為醫(yī)療行業(yè)檔案管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)[1]。除此之外，新時期的醫(yī)療改革也將創(chuàng)新作為工作是否有效的判斷依據(jù)，醫(yī)院的主要服務(wù)對象是患者，醫(yī)院工作與其他行業(yè)具有較大差異性。目前國家檔案事業(yè)中的檔案制度和規(guī)范仍需要進一步的修正和完善，尤其是關(guān)于電子文件管理的相關(guān)內(nèi)容，各省份及各單位還沒有形成統(tǒng)一的操作依據(jù)，需要加快檔案工作發(fā)展步伐，對規(guī)范和制度提出越來越高的要求。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

檔案的本質(zhì)是歷史記錄。檔案的種類非常廣泛，在醫(yī)院產(chǎn)生的或者是在醫(yī)療活動中形成的歷史記錄就是檔案。這些檔案不僅記錄著每個病人的身體狀況、基本信息，同時也是醫(yī)院發(fā)展歷史及日常工作的記憶[2]。醫(yī)院檔案的載體包括文字、音視頻、圖表等等，這些多種多樣的結(jié)果承載的是前人在具體工作中的勞動成果或者基本事實，是一種真實、唯一的記錄，能夠為醫(yī)學(xué)界當下或者未來的科學(xué)研究或者是醫(yī)院的更好更快發(fā)展提供重要的參考價值。醫(yī)院檔案主要包含兩類，一是醫(yī)療業(yè)務(wù)方面的檔案，二是行政后勤檔案。前者主要是針對醫(yī)院日常醫(yī)療服務(wù)中形成的相關(guān)材料，后者是對醫(yī)院的設(shè)計、招標、建設(shè)、裝修及采購，此外，管理工作還含有水電管理、設(shè)備運轉(zhuǎn)、食堂管理及衛(wèi)生管理、項目外包所形成的檔案。

然而，目前我國醫(yī)院檔案管理也存在不少問題。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案管理思想認識有待進一步提高，檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍偏低；第二，管理制度的相對落后，不夠嚴謹；第三，檔案管理方式相對滯后，仍然存在手工整理及檢索的方式，與時代發(fā)展的先進技術(shù)脫軌[3]。在新醫(yī)院改革背景下，有效管理醫(yī)院檔案能夠為醫(yī)院快速發(fā)展帶來福利。檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，能夠保障醫(yī)院正常健康運轉(zhuǎn)。

3 醫(yī)院檔案管理的改進策略

針對醫(yī)院檔案管理存在的不足，可以從宏觀和微觀兩個方面進行改進。從宏觀方面講，增強檔案保護、管理意識是首要任務(wù)。思想促進行動，如果醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者兼管理者不重視檔案管理工作，那么檔案的價值也無從發(fā)揮，檔案將遭到損壞或者拋棄；修正完善原有的管理制度，業(yè)務(wù)工作作為檔案管理的前段，如果從前端進行整理，那么檔案將受到很大保護，檔案管理工作也較易開展；借鑒管理學(xué)的相關(guān)理論知識，學(xué)習(xí)其他行業(yè)的有益經(jīng)驗，改進相對落后的檔案管理方式。

從微觀方面講，主要體現(xiàn)在以下幾點。第一，有意識地培養(yǎng)檔案專業(yè)人才。醫(yī)院檔案數(shù)量日益增多，需要設(shè)立專門的檔案室及檔案庫房存放檔案[4]。同時也要結(jié)合新時期醫(yī)改的具體內(nèi)容和目標來建立、修正和完善檔案管理制度。每個單位的具體實際情況不同，因此醫(yī)院管理者應(yīng)當從本單位的實際情況出發(fā)，分析本單位檔案管理工作在現(xiàn)階段的能力及水平，簡稱為“摸底”。在認清情況后，可以有針對性地選拔人才，工作經(jīng)驗豐富的人才占部分比例，檔案專業(yè)高學(xué)歷人才占一定比例，同時老中青年配額恰當。醫(yī)院需要有一名檔案管理方面的主管領(lǐng)導(dǎo)。對日常檔案工作進行統(tǒng)籌指導(dǎo)及監(jiān)督。同時需要為檔案人員創(chuàng)造機會，有意識地培養(yǎng)檔案人員的思想意識和工作能力。定期培訓(xùn)和教育檔案工作人員，開展階段性及年度考核，綜合考慮檔案人員的工作狀態(tài)。指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)人員不斷總結(jié)檔案工作經(jīng)驗和業(yè)務(wù)發(fā)展經(jīng)驗，提升醫(yī)院檔案管理整體水平，為醫(yī)院科研、建設(shè)及服務(wù)提供源源不斷的歷史資料，同時也能與時俱進，不斷創(chuàng)新檔案工作。第二，檔案管理工作專業(yè)內(nèi)容是醫(yī)院檔案管理改進工作的重中之重。醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)的核心是醫(yī)療服務(wù)內(nèi)容，而檔案工作的核心是收集和整理檔案工作。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該加強醫(yī)院業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門的聯(lián)系。檔案工作的前提是及時把握檔案工作的發(fā)展狀態(tài)，能夠準確并且詳細記錄醫(yī)療活動及真實工作狀態(tài)，尤其是醫(yī)療服務(wù)過程中的醫(yī)患關(guān)系及其他意外事件。新的醫(yī)療改革形勢下，要求對醫(yī)院衛(wèi)生管理體制，藥品價格形成體制及衛(wèi)生監(jiān)管機制進行重新思考。醫(yī)院也應(yīng)當及時準確地調(diào)整檔案管理方式，借鑒現(xiàn)代計算機技術(shù)，快速提高檔案工作效率；第三，醫(yī)院后勤檔案工作需要快速改進。由于后勤工作繁雜且內(nèi)容多樣，加之許多后勤管理人員的學(xué)歷不高，所形成的檔案一直是檔案管理工作的弱點。同時后勤工作也比較普遍，重復(fù)性也很強，后勤檔案工作的重要性不容忽視[5]。醫(yī)院檔案主管部門可以設(shè)立后勤檔案管理細則，將日常行政事物細化成一些可量化的指標。后勤工作的重要性不言而喻，后勤檔案能夠為醫(yī)院的改革發(fā)展及有效管理提供重要的保障；第四，在新的醫(yī)療改革形勢下，醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展也出現(xiàn)了全新的變化，加速了醫(yī)院管理工作進程，要求檔案既要為工程建設(shè)及內(nèi)部改造提供有效的歷史依據(jù)或者法律證據(jù)，同時檔案工作也應(yīng)當介入到工作前段，梳理業(yè)務(wù)工作流程。醫(yī)院需要將在建設(shè)和管理過程中難度較高且負責(zé)人難找的情況進行有效融合，加強對后勤檔案工作的重視，整合信息化資源和信息化系統(tǒng)，用科學(xué)手段管理建設(shè)材料，當醫(yī)院擴展需要時，及時給出相關(guān)的歷史記錄信息及相關(guān)參考文獻，以此保障檔案工作準確且快速發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作非常重要，醫(yī)院的檔案種類也比較豐富，能夠為醫(yī)療服務(wù)，醫(yī)療科研以及醫(yī)院的發(fā)展提供有力的證據(jù)或者參考資料，在新時期的醫(yī)療改革形勢下需要加快推進檔案管理相關(guān)內(nèi)容更加完善。檔案管理的主體及相關(guān)的制度是改革的重點和難點，需要逐步推進，保證醫(yī)院檔案管理工作有序健康發(fā)展。

參考文獻

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